Dasar-Dasar Departemen: Tujuan dan Fungsi (dengan Kelebihan dan Kekurangan)

Semua yang perlu Anda ketahui tentang dasar departemen. Departmentisasi membagi orang dan fungsi menjadi unit yang dapat diidentifikasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Harus ditekankan bahwa tidak ada cara lain untuk melakukan departemen yang dapat diterapkan pada semua organisasi atau semua situasi. Pola ini tergantung pada situasi yang diberikan pada apa yang manajer percaya menghasilkan hasil terbaik untuk mereka dalam situasi yang mereka hadapi.

Berbagai cara di mana departemen dapat dilakukan adalah: -

1. Dengan Angka Sederhana 2. Menurut Waktu 3. Fungsi 4. Produk atau Layanan 5. Proses atau Pabrik 6. Wilayah Geografis 7. Pelanggan dan Pelanggan 8. Saluran Pemasaran 9. Komite 10. Metode Matriks atau Kisi 11. Departemen Komposit.

Selain itu, pelajari tentang kriteria untuk kegiatan pengelompokan dan memilih dasar untuk departemen.


Dasar Departemen dengan Keuntungan dan Kerugian

Dasar Departemen - Dengan Angka Sederhana, Waktu, Fungsi, Produk, Proses, Wilayah Geografis, Jalur Pemasaran dan Beberapa Lainnya (Dengan Contoh)

Tujuan utama dari departemen adalah untuk mencapai tujuan yang terorganisir, sehingga berbagai kegiatan dikelompokkan atau dibagi berdasarkan basis berikut:

1. Dengan angka sederhana;

2. Berdasarkan waktu;

3. Dengan fungsi;

4. Berdasarkan produk atau layanan;

5. Dengan proses atau pabrik;

6. Menurut wilayah geografis;

7. Oleh pelanggan dan klien;

8. Dengan saluran pemasaran;

9. Oleh komite; dan

10. Matriks atau Metode Grid Departemen.

1. Dengan Angka Sederhana :

Jumlah orang yang melakukan serangkaian kegiatan dapat menjadi dasar dari departemen. Dalam pola ini departemen (sejumlah orang yang dibentuk menjadi sebuah kelompok) ditetapkan tugas dan melapor kepada manajer yang bertanggung jawab atas pemenuhan tugas.

Metode ini terbatas cakupannya dan cocok untuk situasi berikut:

(1) Di mana pekerjaan itu sifatnya berulang-ulang dan terutama tidak terampil. Di mana beberapa keterampilan terlibat, itu sangat terstandarisasi sehingga dapat diambil melalui pelatihan, hampir sama baiknya, setiap hari dalam kelompok sehingga membuat unsur-unsur dalam kelompok itu homogen atau hampir homogen.

(2) Di mana tenaga kerja adalah syarat paling penting untuk keberhasilan kegiatan.

(3) Dimana upaya kelompok lebih penting daripada upaya individu.

(4) Di mana tugas kelompok dapat diukur dan menghubungkan angka dalam suatu kelompok.

Sebagai Contoh - departemen jenis ini ditemukan di perusahaan-perusahaan organisasi tentara, staf kebersihan di kota, pekerja Dewan Listrik Negara.

Metode ini tidak cocok untuk level manajemen yang lebih tinggi. Meskipun departemen ini dengan angka sederhana, ada homogenitas dasar dari tugas yang diberikan kepada grup.

2. Berdasarkan Waktu :

Metode pembentukan kelompok ini memiliki penerapan terbatas. Jika sering terjadi dengan metode pertama sehingga angka dalam kelompok yang bekerja untuk periode yang ditentukan membuat kriteria bersama pengelompokan.

Misalnya— perubahan dalam pekerjaan pabrik terutama di mana operasi dua puluh empat jam diperlukan.

3. Departemen berdasarkan Fungsi :

Kata 'Fungsi, mengacu pada tugas apa pun yang terlibat dalam kinerja kegiatan suatu perusahaan yang dapat dengan jelas dibedakan dari tugas lain. Dengan kata lain, proses diferensiasi fungsional dapat terjadi melalui level-level yang berurutan dalam hierarki. Proses ini dapat berlanjut selama ada basis suara untuk diferensiasi lebih lanjut.

Departemen fungsional menawarkan salah satu metode yang paling logis untuk membagi atau mengelompokkan kegiatan perusahaan. Ini adalah salah satu metode yang paling umum digunakan, baik secara mandiri atau dalam kombinasi dengan yang lain.

Sebagai contoh— suatu perusahaan dapat memiliki produksi, penjualan, pembelian, akun dan personalia sebagai fungsi utama dan setiap fungsi dilakukan oleh departemen terpisah yang dinamai seperti departemen produksi, departemen pemasaran, departemen personalia, dll. Fungsi-fungsi ini selanjutnya dapat dibagi ke dalam berbagai sub-fungsi ketika ukuran bisnis meningkat dan jumlah departemen dapat ditingkatkan untuk sub-fungsi ini.

Ini bisa disebut divisi atau sub-departemen. Seperti mungkin ada departemen riset pasar, departemen periklanan, departemen penjualan, di bawah departemen pemasaran.

Keuntungan atau Kelebihan dari Departemen Fungsional:

Berikut ini adalah keunggulan bentuk fungsional departemen:

(i) Keuntungan Spesialisasi:

Ini adalah bentuk keunggulan yang paling penting. Di bawah ini yang dapat mencapai spesialisasi dengan mudah karena waktu dan energi dapat dikhususkan untuk kelompok kegiatan serupa dan dengan demikian tenaga kerja digunakan dan digunakan secara efisien.

(ii) Cara Pengelompokan yang Sehat dan Logis:

Ini mewakili cara pengelompokan kegiatan perusahaan yang sangat logis dan logis.

(iii) Semua Kegiatan yang Diperlukan Dilakukan:

Dalam bentuk departemen ini tidak ada kemungkinan meninggalkan aktivitas perusahaan yang tidak berkinerja baik. Semua kegiatan yang diperlukan dilakukan melalui masing-masing departemen secara efisien. Ini menghilangkan semua kegiatan yang tidak perlu.

(iv) Memfasilitasi Kontrol dan Koordinasi:

Departemen ini memfasilitasi kontrol dan koordinasi kegiatan di dalam departemen dan di tingkat antar-departemen. Kepala departemen, mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan orang dalam departemen di bawah pengawasannya. Kegiatan berbagai departemen juga dapat dikoordinasikan baik atas inisiatif Kepala Eksekutif atau kepala departemen.

(v) Pekerjaan Tenaga Ahli Fungsional:

Pakar fungsional dipekerjakan di berbagai bidang fungsional untuk melakukan berbagai kegiatan yang membutuhkan pengetahuan khusus.

(vi) Metode yang Terbukti Waktu:

Departemen fungsional adalah metode yang telah terbukti waktu dan sederhana serta mudah dipahami. Itu dapat dengan mudah dibenarkan oleh manajemen.

(vii) Memberikan Fleksibilitas:

Ini memberikan fleksibilitas. Ada banyak ruang untuk ekspansi karena ukuran organisasi meningkat. Lebih banyak departemen dapat dibentuk dengan membagi fungsi dasar.

(viii) Delegasi Wewenang:

Ini menekankan dan memfasilitasi pendelegasian wewenang dan dengan demikian mengurangi beban Kepala Eksekutif.

Tertinggal, Kelemahan atau Batasan Departemen Fungsional:

Kerugian berikut dapat dialami dengan mengelompokkan kegiatan atau dasar fungsional:

(i) Pandangan Manajer Fungsional Cenderung Sangat Sempit:

Dia berpikir hanya dalam hal departemennya sendiri dan bukan bisnis secara keseluruhan. Jika kadang-kadang menyebabkan bentrokan antara dua yang bertanggung jawab atas departemen.

(ii) Masalah Koordinasi:

Karena pandangan yang sempit, gesekan internal berkembang di antara manajer fungsional dan dalam kasus seperti itu koordinasi menjadi masalah.

(iii) Masalah Motivasi:

Ada terlalu banyak penekanan pada spesialisasi. Ini dapat menghambat perluasan pandangan berbagai orang. Ini juga dapat menyebabkan masalah motivasi. Personil departemen mungkin merasa bahwa pekerjaan yang mereka lakukan adalah penting dan bahwa mereka adalah bagian yang tidak penting dari keseluruhan gambaran.

(iv) Keterlambatan dalam Pengambilan Keputusan dan Aliran Informasi:

Keputusan tentang masalah-masalah utama diambil di tingkat atas dan dikomunikasikan ke bawah melalui rantai komando. Ini menunda proses pengambilan keputusan, keputusan komunikasi ke bawah dan implementasinya.

(v) Prospek Promosi untuk Manajer Departemen menjadi Lemah:

Perusahaan tidak dapat menawarkan pelatihan komprehensif kepada semua manajer yang dapat dipromosikan karena masing-masing hanya ahli dalam menangani kegiatan fungsi tertentu.

(vi) Tidak Cocok:

Basis departemen ini sangat tidak cocok jika diperlukan sentralisasi geografis atau penekanan pada lini produk.

(vii) Peningkatan Biaya Umum:

Spesialisasi fungsional dapat mengurangi biaya melalui efisiensi yang lebih tinggi tetapi penghematan tersebut mungkin tidak cukup untuk mengimbangi peningkatan biaya yang dihasilkan melalui departemen. Manajer dapat mencoba membangun kerajaan fungsional mereka. Terlepas dari semua keterbatasan ini, departemen fungsional sangat populer dan umum.

4. Departemen menurut Produk atau Layanan :

Di departemen produk, departemen dibuat berdasarkan produk. Di bawah departemen ini semua kegiatan yang berkaitan dengan lini produk tertentu dapat dikelompokkan bersama di bawah arahan manajer divisi semi-otonom.

Dasar keberangkatan ini sangat populer di organisasi besar yang memproduksi berbagai jenis produk atau menawarkan berbagai jenis layanan. Di sini lini produk dipisahkan dan setiap lini produk memiliki manajernya sendiri. Departemen produk lebih disukai ketika ekspansi produk dan diversifikasi, pembuatan dan pemasaran karakteristik produk menjadi perhatian utama.

Dalam hal ini, setiap departemen bertanggung jawab untuk membuat, menjual, dan mengembangkan lebih lanjut satu lini produk yang berbeda. Kantor pusat menetapkan tujuan berbagai divisi dalam hal yang signifikan bagi perusahaan secara keseluruhan dan kinerja masing-masing divisi diukur dari tujuan-tujuan ini. Departemen produk selanjutnya dapat dibagi sebagai basis fungsional.

Departemen ini digunakan ketika produknya relatif kompleks dan banyak modal diperlukan untuk pabrik dan peralatan seperti di industri mobil.

Keuntungan:

Berikut adalah keuntungan dari departemen produk:

(i) Mudah Mengevaluasi Kinerja:

Lebih mudah untuk mengevaluasi kinerja setiap lini produk dan di sana, lini produk yang tidak menguntungkan dapat dijatuhkan dan jalur yang menguntungkan dapat diperbesar.

(ii) Departemen Produk Dapat Mengurangi Masalah Koordinasi:

Masalah koordinasi hadir dalam departemen fungsional dihapus di sini. Fungsi pembuatan, penjualan, dll. Dari produk yang berbeda dilakukan oleh eksekutif yang berbeda yang bertanggung jawab dan oleh karena itu chief executive tidak terlalu peduli tentang koordinasi. Sejauh koordinasi berbagai aktivitas yang terkait dengan lini produk tertentu diperhatikan, hal ini dijaga oleh kepala produk tertentu.

(iii) Keuntungan Pengetahuan Produk Khusus:

Departemen produk menikmati keuntungan dari pengetahuan produk khusus.

(iv) Manajer Tertarik dengan Program Perluasan, Peningkatan dan Diversifikasi Produk:

Karena ia terutama bertanggung jawab atas kinerja yang lebih baik dari produk tertentu yang dipercayakan kepadanya.

(v) Informasi Detail Diterima:

Dalam hal ini menjadi lebih mudah untuk menerima, mengevaluasi, dan membandingkan kinerja masing-masing departemen. Selanjutnya, manajemen puncak mendapatkan informasi terperinci mengenai produksi dan pemasaran setiap lini produk.

(vi) Tempat Pelatihan yang Baik untuk Personil Manajerial:

Ini memberikan tempat pelatihan yang sangat baik untuk personel manajerial karena setiap manajer departemen tahu banyak tentang fungsi yang dilakukan di masing-masing departemen.

(vii) Cocok di Organisasi tempat Jalur Produk Beragam Kompleks Arid:

Bentuk departemen ini paling cocok di organisasi di mana lini produknya kompleks dan beragam dan memerlukan pengetahuan khusus untuk penjualan dan pemasaran.

(viii) Memberikan Fleksibilitas:

Ini memberikan fleksibilitas. Lini produk baru dapat ditambahkan tanpa menghilangkan lini produk yang ada.

Kerugian dari Departemen Produk:

Kerugian dari departemen Produk adalah sebagai berikut:

(i) Duplikasi Fasilitas Fisik:

Dalam jenis departemen ini terdapat duplikasi fasilitas fisik dan banyak fungsi. Setiap divisi produk memelihara fasilitas dan personel fungsional yang terpisah.

(ii) Sentralisasi Kegiatan Tertentu Tidak Dapat Dicapai:

Keuntungan dari sentralisasi kegiatan tertentu seperti akuntansi, pembiayaan, pemasaran, dll. Tidak dapat dicapai.

(iii) Masalah Koordinasi untuk Kepala Eksekutif:

Departemen Produk kadang-kadang dapat menyebabkan kesulitan dalam koordinasi. Ada kecenderungan dari pihak manajer produk untuk memusatkan semua kegiatan yang terkait dalam dirinya dan dengan demikian menimbulkan masalah koordinasi bagi kepala eksekutif. Ini dapat mengarah pada desentralisasi fungsional.

(iv) Tidak Cocok untuk Usaha Kecil:

Metode ini tidak cocok untuk usaha kecil karena biaya manajerial menjadi tinggi karena desentralisasi berbagai lini produk. Ini tidak cocok bahkan untuk perusahaan besar jika mereka tidak sesuai dengan biaya desentralisasi oleh peningkatan efisiensinya.

(v) Beberapa Pusat Bisnis Jatuh dalam Pemanfaatan Pabrik:

Mungkin ada pemanfaatan kapasitas pabrik yang kurang jika permintaan suatu produk tidak mencukupi.

Beberapa pusat bisnis menggabungkan dua basis departemen ini, yaitu basis fungsional dan basis produk. Fungsi keuangan dan personel dilakukan di masing-masing departemen. Dengan cara ini, keuntungan dari departemen fungsional dan produk tercapai.

5. Departemen melalui Proses atau Peralatan :

Suatu perusahaan manufaktur dapat melembagakan kegiatannya berdasarkan produksi, proses atau peralatan yang terlibat. Misalnya- pabrik tekstil dapat mengatur departemennya menjadi pemintalan, pertenunan, penanggalan dan pewarnaan.

Jenis departemen ini juga dapat diikuti di bidang teknik dan industri lama. Pembenaran dari departemen terpisah di sekitar peralatan adalah bahwa tidak selalu mungkin untuk memasang peralatan yang mahal di setiap departemen yang membutuhkan penggunaannya. Selanjutnya, hanya personel terampil yang diperlukan untuk mengoperasikan peralatan.

Keuntungan :

(i) Keuntungan Spesialisasi:

Ini memiliki keunggulan fungsi, pemeliharaan peralatan dan pemanfaatan tenaga kerja.

(ii) Untuk Mencapai Keuntungan Ekonomi:

Tujuan penting mendirikan departemen jenis ini adalah untuk mencapai keuntungan ekonomi. Mesin atau peralatan yang berkaitan dengan satu operasi diatur di satu departemen dan departemen atau mesin diatur sedemikian rupa sehingga serangkaian operasi pada bahan layak dilakukan sehingga operasi menjadi ekonomis.

Kekurangan:

Kerugian penting adalah sebagai berikut:

(i) Produksi menjadi Besar:

Kelemahan utama dari sistem ini adalah bahwa volume produksi harus cukup besar untuk menjamin departemen yang terpisah.

(ii) Kesulitan Koordinasi:

Mungkin ada kesulitan koordinasi departemen berdasarkan proses yang berbeda.

(iii) Konflik antar Manajer:

Mungkin ada konflik di antara manajer dari berbagai proses. Contoh jenis konflik ini tersedia.

Metode ini jelas memiliki aplikasi yang terbatas tetapi hanya cocok untuk jenis pabrik, proses atau peralatan khusus dan komposit.

6. Menurut Wilayah Geografis :

Departemen berdasarkan wilayah geografis terkadang dipandang penting dan perlu ketika perusahaan memproduksi dan menjual di pasar material yang luas, seringkali di pasar internasional. Pabrik sering lebih disukai di lokasi yang berbeda karena alasan bahan baku, utilitas, tenaga kerja, input dan transportasi. Ini dapat menghasilkan produk yang sama, berbeda atau saling melengkapi.

Misalnya— Pabrik -pabrik Bata di berbagai lokasi di negara itu adalah contoh yang baik. Basis regional atau teritorial departemen lebih umum dalam kegiatan pemasaran. Selanjutnya, Toko Departemen, Toko Rantai dan divisi penjualan regional membantu penyebaran penjualan dan layanan secara seragam dan ekonomis di seluruh negeri. Fungsi manajemen yang meliputi perencanaan, pengambilan keputusan, pengarahan, dan kontrol difasilitasi dengan mengambil setiap wilayah sebagai pusat laba.

Keuntungan:

Keuntungan dari departemen ini adalah sebagai berikut:

(i) Kemungkinan Penyesuaian Lebih Baik:

Penyesuaian yang lebih baik dengan lingkungan sosial dan sosial ekonomi dimungkinkan untuk sebagian besar.

(ii) Akses yang Lebih Besar ke Ekonomi dan Fasilitas Lokal dan Teritorial Kemungkinan:

Karena pabrik regional atau kantor penjualan teritorial dibuka, dengan mempertimbangkan keuntungan regional dan lokasi, manfaat tersebut bertambah bagi perusahaan.

(iii) Pengambilan Keputusan dan Komunikasi Difasilitasi:

Rompi otonomi daerah di departemen untuk sebagian besar, oleh karena itu pengambilan keputusan dan komunikasi dimungkinkan untuk sebagian besar. Departemen regional memandang ke kantor pusat dalam masalah kebijakan besar, tetapi dalam hal operasi regional dapat bergerak dengan kecepatan dan fleksibilitas responsif.

(iv) Keuntungan dalam Hal Pengendalian Kredit dan Hal-Hal Staf Rutin Lainnya:

Dalam hal fungsi seperti keuangan, personel dan hubungan masyarakat — yang secara intrinsik nyaman untuk beroperasi dari pusat (markas), tanggung jawab akuntansi tertentu dan terbatas lokal, kontrol kredit, dll., Dan masalah staf rutin selalu dapat dibiarkan dengan keuntungan untuk dioperasikan oleh departemen teritorial.

Kekurangan:

Kerugian utama dari wilayah geografis adalah sebagai berikut:

(i) Duplikasi Personil:

Di departemen ini duplikasi personel, kebutuhan tenaga kerja yang besar, biaya overhead yang tinggi, kesetiaan teritorial dan masalah koordinasi dan kontrol ada untuk sebagian besar.

(ii) Bahaya Ketidakseimbangan dalam Bekerja:

Oleh karena itu, sangat penting bahwa keseimbangan harus macet sejauh sejauh mana, departemen teritorial harus dilakukan.

Misalnya— Dalam organisasi pemasaran pupuk, pasar tersebar luas di daerah pedesaan yang luas dan tidak berbentuk di negara itu. Tingkat kedua departemen di tingkat daerah, sejumlah area yang bekerja di bawah suatu daerah selalu berguna dan perlu. Ini membantu partisipasi lokal dari departemen negara bagian dan otoritas kelembagaan, pengetahuan lokal dan tanggapan cepat terhadap perubahan pasar, kegiatan pesaing dan masalah lokal.

7. Departemen oleh Pelanggan :

Di bawah departemen ini, pelanggan adalah kunci cara aktivitas dikelompokkan. Organisasi pemasaran dapat mengelompokkan kegiatannya sesuai dengan kelas pelanggan yang dilayani olehnya, tergantung pada volume permintaan, bahasa, dan sejenisnya.

Jenis pembagian seperti itu penting di mana perhatian terhadap berbagai jenis pelanggan adalah yang terpenting.

Pelanggan dapat dibagi berdasarkan salah satu dari cara berikut:

(i) Pelanggan besar dan kecil,

(ii) Pelanggan kaya dan miskin,

(iii) Pelanggan pemerintah dan nonpemerintah,

(iv) Pelanggan industri dan konsumen,

(v) Usia (dewasa tua atau anak),

(vi) Jenis Kelamin (Ladies and Gents),

(vii) Penghasilan,

(viii) Rasa dll.

(ix) Sifat bisnis, dll.

Contoh lain yang dapat kita tulis adalah dari sebuah toko serba ada, di mana ia mungkin memiliki departemen anak-anak, departemen wanita, departemen pria, masing-masing melayani berbagai persyaratan kelas pelanggan yang berbeda.

Keuntungan:

Keuntungan utama dari departemen pelanggan adalah sebagai berikut:

(i) Kepuasan pelanggan, tujuan utama- Dalam jenis departemen ini kepuasan pelanggan adalah tujuan utama. Kepuasan meningkatkan reputasi kekhawatiran di antara para pelanggan.

(ii) Kebutuhan pelanggan yang sangat beragam dapat dipenuhi- Hal ini dapat dilakukan melalui staf khusus dengan motif memberikan layanan kepada kelompok pelanggan yang jelas.

(iii) Kepentingan khusus untuk kategori pelanggan tertentu juga dilampirkan.

(iv) Keuntungan spesialisasi - Ini juga dapat diperoleh melalui metode departemen ini.

Kekurangan:

Kerugian penting dari jenis departemen ini adalah sebagai berikut:

(i) Kesulitan dalam koordinasi- Karena jenis departemen ini hanya berlaku untuk fungsi penjualan, koordinasi antara penjualan dan fungsi lainnya menjadi sulit.

(ii) Kurang pemanfaatan fasilitas - Mungkin ada kurang pemanfaatan fasilitas dan tenaga kerja karena departemen terpisah dibuat untuk melayani berbagai kelas pelanggan.

(iii) Tekanan untuk bantuan dan perlakuan khusus - Tekanan dapat diberikan kapan saja dari pelanggan, manajer departemen untuk perlakuan khusus sehubungan dengan berbagai fasilitas dan fasilitas untuk memenuhi tuntutan mereka.

8. Departemen Saluran Pemasaran :

Dalam jenis departemen ini banyak prosedur dan pemasar telah menemukan bahwa ritel ke pelanggan secara langsung tidak layak. Oleh karena itu, mengingat ukuran dan kompleksitas bisnis dan penyebaran pasar, ini terutama berlaku untuk pasar konsumen dan pasar input pertanian.

Misalnya— Perusahaan pupuk akan merasa tidak mungkin bereaksi terhadap jutaan keluarga petani di seluruh daerah pedesaan. Produk seperti barang konsumsi massal; obat-obatan, input pertanian, dll. bergantung pada dukungan saluran pemasaran untuk— (a) menjangkau konsumen, dan (b) untuk mengarahkan persaingan.

Dengan demikian, sebuah perusahaan pupuk menjual pupuk kimia di seluruh negara bagian kepada dua puluh lima juta keluarga petani melalui saluran berikut— (i) Pedagang Besar; (ii) Dealer; (iii) Pengecer; (iv) Sistem Koperasi; (v) Pusat-pusat layanan pertanian; dan (vi) Depot langsung.

Karena kenyataan bahwa persaingan dalam bisnis semakin hari semakin meningkat dan pasar semakin luas, basis departemen Pemasaran 'Channel pasti akan semakin menarik perhatian. Bahkan lini produk semakin dipengaruhi oleh permintaan saluran terkait dengan spesifikasi produk, pengepakan, pergudangan, logistik, dan ketentuan penjualan.

9. Oleh Departemen Komite :

Metode departemen ini terlihat dalam operasi di lembaga-lembaga akademik dan penelitian dan universitas, meskipun di organisasi mana pun di mana fungsi utama utamanya bersifat musyawarah dan arahan dan di mana output dari fungsi menuntut pandangan spesialis independen untuk dibawa untuk menanggungnya, metode ini dapat diadopsi.

Oleh karena itu, Lembaga Profesional Seluruh India dapat memiliki fungsi utama berikut— (i) Pemeriksaan; (ii) Pelatihan dan pendidikan; (iii) Penelitian; (iv) Pengembangan profesional; (v) Disiplin; (vi) Publikasi dan jurnal; dan (vii) kerjasama profesional internasional.

Setiap fungsi memiliki rencana, tugas, strategi jangka panjang dan jangka pendek. Ada Badan Pimpinan Lembaga yang terpilih. Badan pengurus membentuk suatu komite dengan anggota-anggota terpilih dari badan pengurus dan para ahli yang dikooptasi jika diperlukan, dari luar, masing-masing bertanggung jawab atas beberapa fungsi di atas. Selanjutnya, ada sekretariat permanen untuk setiap komite yang mengimplementasikan keputusan komite masing-masing yang disahkan oleh badan Pimpinan.

Namun bentuk ini tidak cocok di perusahaan bisnis yang dikelola untuk mendapatkan keuntungan.

10. Matriks atau Metode Grid Departemen :

Matriks atau Struktur Kotak adalah mosaik tugas dan fungsi. Dalam hal ini, proyek memiliki program yang cukup besar. Tugas dalam proyek ini sebagian besar besar dan bermanfaat tetapi sifatnya sementara. Di sini, proyek itu seperti harus mengumpulkan berbagai keterampilan dan merajutnya menjadi mesin yang bertujuan menyelesaikan proyek.

Tuntutan yang berlawanan pada struktur organisasi dipenuhi oleh inovasi yang dikenal sebagai Matriks atau Struktur Grid.

Departemen fungsional melanjutkan operasional umum lembaga profesional sebagai lembaga permanen. Pada saat yang sama mendukung persyaratan proyek dan program yang berbeda yang membutuhkan dukungan multi-fungsional.

Keuntungan:

Kelebihan metode Matrix atau Grid, metode departemen adalah sebagai berikut:

saya. Unity of command- Dalam hal ini pemimpin proyek atau manajer bertanggung jawab atas keberhasilan proyek.

ii. Penyelesaian jaringan - Manajer proyek dapat memanfaatkan layanan spesialis dari departemen lain untuk menyelesaikan jaringan.

aku aku aku. Penyelesaian pekerjaan dengan mudah dan fleksibel- Dalam hal ini layanan fungsional dilepaskan dengan mudah dan fleksibel. Ini dapat bergabung dengan proyek lain yang dapat menggantikan yang sudah selesai atau mereka dapat menghadiri untuk tujuan dasar lain dari lembaga.

iv. Konflik fungsional- Metode ini memicu konflik fungsional yang sehat terutama di lembaga akademik.

v. Ini menghasilkan usaha dan pengeluaran yang ekonomis.

vi. Ini membantu dalam mengatur proyek dan layanan konsultasi.

Kekurangan:

Kerugian departemen Matrix atau Grid adalah sebagai berikut:

saya. Konflik antar-fungsional dan antar-disiplin dapat muncul dalam hal ini.

ii. Perbedaan antara manajer proyek dan kepala fungsional dapat muncul.

aku aku aku. Ketika organisasi memiliki tuntutan lain, pada layanan fungsional, tujuan lainnya selain proyek bersaing klaim dan pertengkaran pada sumber daya fungsional dapat terjadi.

Dalam iklim kerjasama dan kerja tim yang sehat, sistem secara keseluruhan akan bekerja dengan sangat memuaskan.


Dasar Departemen - Departemen Fungsional, Departemen Berbasis Produk, Departemen Berbasis Wilayah, Departemen oleh Pelanggan dan Beberapa Lainnya

Pembagian / departemen didasarkan pada faktor-faktor berikut:

Dasar # 1. Departemen Fungsional :

Ini berarti mengelompokkan fungsi-fungsi bisnis dalam hal fungsi-fungsi seperti produksi, pemasaran, SDM, Keuangan, R&D, dan sebagainya. Mungkin ada sejumlah sub departemen di masing-masing departemen fungsional utama ini.

Misalnya, departemen produksi mungkin memiliki pembelian, kontrol bahan, perencanaan produk, desain produk, kontrol kualitas; departemen pemasaran mungkin memiliki departemen seperti periklanan, kontrol tenaga penjualan, promosi penjualan, riset pasar, distribusi fisik dll., dan departemen keuangan dapat memiliki manajemen kas, kredit dan pengumpulan, penganggaran, kontrol keuangan, akuntansi dan sebagainya.

Kelebihan :

saya. Logical one - Ini adalah metode yang lebih logis dan teruji waktu untuk membuat departemen dalam industri manufaktur dalam hal fungsi.

ii. Pelatihan khusus domain - Setiap departemen dapat melatih staf yang memiliki spesialisasi. Ini menyederhanakan pelatihan.

aku aku aku. Fleksibilitas - Metode ini memberikan fleksibilitas karena lebih banyak departemen dapat ditambahkan dan beberapa dapat dihilangkan secara sinkron dengan perubahan dinamika lingkungan.

iv. Pengangkatan spesialis - Spesialis dapat ditunjuk untuk berbagai domain fungsional. Akibatnya efisiensi operasional organisasi diharapkan meningkat secara signifikan.

Keterbatasan :

saya. Fokus sempit - Penekanan berlebihan pada spesialisasi menyebabkan kepala fungsional tetap fokus sempit. Mereka cenderung memiliki kecenderungan membangun kerajaan. Mereka cenderung mempromosikan kepentingan sempit departemen mereka dengan biaya mati dari departemen lain.

ii. Konflik antar-departemen - Konflik antar-departemen cukup alami dalam klasifikasi fungsi-fungsi karena tanggung jawab mereka saling bergantung.

aku aku aku. Kurangnya pandangan luas - Terlalu banyak spesialisasi membuat kepala fungsional tidak layak untuk memegang posisi manajerial puncak. Mereka tidak memiliki pandangan luas tentang organisasi. Dengan demikian, membatasi pengembangan kepala fungsional.

iv. Kesulitan koordinasi - Ada kesulitan dalam mengoordinasikan kegiatan berbagai departemen. Misalnya, departemen penjualan mungkin tidak dapat memenuhi janjinya memberikan unit produk tertentu karena tertundanya produksi oleh departemen produksi.

Dasar # 2. Departemen Berbasis Produk :

Di bawah tipe ini, departemen dibuat dalam hal produk yang diproduksi oleh suatu perusahaan. Ketika suatu perusahaan menghasilkan sejumlah produk baik yang terkait atau tidak terkait satu sama lain, kegiatan dikelompokkan sesuai dengan produk yang dihasilkan olehnya.

Akan ada kantor pusat yang akan memberikan dukungan dasar tertentu untuk berbagai departemen / divisi. Setiap divisi akan berfungsi secara mandiri dengan intervensi minimal dari kantor perusahaan.

Kelebihan :

saya. Diskriminasi jalur yang menguntungkan dan tidak menguntungkan - Lebih mudah bagi manajemen puncak untuk menentukan lini bisnis yang menguntungkan dan tidak menguntungkan dan mengambil tindakan yang tepat.

ii. Cakupan ekspansi produk - Ini memusatkan perhatian individu pada setiap lini produk yang memfasilitasi perluasan dan diversifikasi produk.

aku aku aku. Kontribusi individu - Kinerja setiap divisi dan kontribusinya terhadap hasil keseluruhan dapat diketahui dengan mudah.

iv. Fiksasi akuntabilitas - Lebih mudah untuk memperbaiki akuntabilitas untuk keuntungan setiap produk.

v. Tempat pelatihan yang sangat baik - Karena setiap divisi produk semi-otonom dan berisi fungsi yang berbeda, ini memberikan tempat pelatihan yang sangat baik untuk posisi manajerial puncak.

vi. Fleksibilitas - Ini lebih fleksibel dan mudah beradaptasi.

Kerugian:

saya. Biaya operasi lebih tinggi - Biaya operasi lebih tinggi untuk organisasi yang menerapkan departemen berbasis produk karena ada kebutuhan untuk meniru fasilitas dan tenaga kerja khusus.

ii. Kurang pemanfaatan kapasitas - Ketika permintaan untuk produk tertentu berkurang, fasilitas tersebut tetap kurang dimanfaatkan.

aku aku aku. Supervisi berat - Manajemen puncak merasa sulit untuk melakukan kontrol atas berbagai divisi dan kegiatan.

iv. Kecenderungan membangun kerajaan - Setiap manajer produk cenderung menciptakan kerajaannya sendiri dengan mengorbankan kepentingan keseluruhan organisasi.

v. Lebih banyak tenaga kerja - Ini membutuhkan lebih banyak tenaga kerja dengan kemampuan manajerial umum.

Dasar # 3. Departemen Berbasis Wilayah :

Ketika kegiatan tersebar luas, departemen didasarkan pada wilayah geografis. Semua aktivitas yang berkaitan dengan area / wilayah tertentu dikelompokkan dan ditugaskan kepada eksekutif yang bertanggung jawab atas masing-masing area. Dalam tipe ini, pembagian dilakukan dalam hal wilayah, zona, cabang, dll. Singkatnya, di mana operasi serupa dilakukan di lokasi geografis yang berbeda, departemen dilakukan dalam hal wilayah. Misalnya, bank, asuransi, layanan pos, kurir, perusahaan transportasi, dll., Ikuti jenis departemen ini.

Kelebihan :

saya. Melayani beragam kebutuhan pelanggan di berbagai lokasi - Ini memungkinkan perusahaan memenuhi kebutuhan pelanggan di berbagai lokasi di seluruh negara / dunia.

ii. Tindakan cepat - Para kepala dari masing-masing wilayah dapat memulai tindakan segera sebagai tanggapan terhadap masalah-masalah yang khas pada wilayah tertentu.

aku aku aku. Kontak dengan penduduk setempat lebih mudah - Manajer dapat mempekerjakan orang lokal yang dapat berhubungan dengan penduduk setempat dengan kasus relatif. Akibatnya, bisnis perusahaan dapat tumbuh secara substansial.

iv. Penghematan biaya - Menghasilkan penghematan biaya pengiriman, sewa dan tenaga kerja. Oleh karena itu ekonomi operasi lokal bertambah.

v. Koordinasi yang lebih baik - Koordinasi kegiatan yang lebih baik dapat dicapai melalui pembentukan divisi regional. Ini memfasilitasi rentang kontrol yang efektif.

vi. Kontak langsung - Komunikasi tatap muka dengan pelanggan lokal meningkatkan citra perusahaan dan niat baiknya.

vii. Pelatihan barang untuk manajer - Ini memberikan tempat pelatihan yang baik untuk manajer umum.

Kerugian :

saya. Biaya operasi yang tinggi - Ini melibatkan biaya operasi yang tinggi dan perusahaan harus menduplikasi / mereplikasi kegiatan di lokasi yang berbeda.

ii. Kekurangan eksekutif - Ini membutuhkan lebih banyak eksekutif dengan kemampuan manajerial umum yang mungkin tidak tersedia dalam jumlah yang diperlukan.

aku aku aku. Gesekan di antara manajer di beberapa lokasi - Mungkin timbul gesekan di antara manajer teritorial.

iv. Koordinasi dan pengendalian petugas di berbagai lokasi merupakan tantangan bagi manajemen puncak.

v. Kesenjangan komunikasi - Mungkin juga timbul kesenjangan komunikasi antara kantor pusat dan pusat regional.

Dasar # 4. Departemen oleh Pelanggan :

Di mana perhatian terhadap jenis pelanggan menjadi yang terpenting, departemen dapat dibentuk dalam hal pelanggan. Jenis departemen ini diterapkan di bank, asuransi, ritel, toko departemen dan sebagainya.

Kelebihan :

saya. Perhatian khusus - Perhatian khusus diberikan untuk selera dan preferensi yang berbeda dari setiap kelas pelanggan. This enhances customer satisfaction and boosts the image of the enterprise.

ii. Benefits of specialization – The benefits of the specialization can be achieved.

aku aku aku. Gathering market intelligence – The enterprise is able to collect minute information about the different classes of customers and tailor make their production programmes.

Kekurangan :

saya. Underutilization of resources – When there is a fall in demand in a particular department, resources remain unutilized or underutilized.

ii. Excessive overheads – Duplication of activities adds to excessive overheads.

aku aku aku. Problem of coordination – There may arise the problem of coordinating the activities of diverse departments and there may also arise communication gap between central office and departments.

iv. Craving for special treatment – Each manager may bring in pressure for special treatment, privileges, facilities and benefits. Provision of any special treatment to any particular department may breed ill will among the rest of the departments.

Basis # 5. Departmentation Based on Process :

Under this classification, activities are grouped in terms of the stages a product goes through in the production process. For example, textile mill may have department like spinning, ginning, weaving, bleaching, dying and weaving; printing press may have composing, editing, printing, binding and proofreading departments.

Kelebihan :

saya. Clear Cut Division Of Work – There is a clear cut division of work. This ensures specialization and facilitates training of entry level personnel.

ii. Specialist services – It is possible to appoint specialists for each process and derive the benefit of specialization.

aku aku aku. Saving in repair and maintenance cost – Location of machines of similar type result in saving repair and maintenance cost.

Demerits :

saya. Coordination challenges – There may be difficulty in coordinating the different processes.

ii. Conflict among managers – Conflict among the process managers may erupt.

aku aku aku. Unsuitability – It is not suited to non-composite type of plants.

Basis # 6. Departmentation by Time:

Where activities are grouped as per the time of performance, it is called departmentation by time. For instance, factory working 24×7 can have day shift, night shift and general shift. Hospitals and public utility companies are working under shift system. Separate departments are created. Even in educational institutions like Arts colleges, in certain states in India there are two separate departments for morning shift and evening shift. MNCs pursue this type of departmentation.

Kelebihan :

saya. 24×7 services – Services are made available around the clock eg, fire service, electricity, hospital, transport, gas supply, etc.

ii. Full utilization of resources – Equipments are fully utilized. There is no question of underutilization of capacities.

aku aku aku. Work option – Employees get the option to work in convenient shifts.

iv. Avenues of opportunities – It creates a lot of employment opportunities.

Keterbatasan :

saya. Supervision difficulties – Supervision of night shift workers may pose a problem.

ii. Overstressing machines – Machines and equipments are overstressed thereby increasing maintenance costs.

aku aku aku. Adverse effect on the health of employees – Working at odd hours affects the health of employees.

Basis # 7. Departmentation by Number :

This type of departmentation is pursued in police and defence sectors. For example, soldiers in army are grouped into squads, battalions, companies, brigades and regiments. A specific number of persons who perform the same duties are isolated and brought under the supervision of a manager. This type of departmentation is practised where the work is repetitive and there is no single basis for grouping the activities.

Basis # 8. Composite Departmentation :

In practice no organization follows a single pattern of departmentation. Each type/base of departmentation has its own advantages and disadvantages. Big enterprises apply more than one method of departmentation. For example, functional classification may be followed at the top while activities at the middle and lower level may be organized in terms of product and territorial base.


Basis of Departmentation – With Advantages and Disadvantages

The following Patterns may be used for grouping activities into departments:

1. Departmentation by Functions

2. Departmentation by Products

3. Departmentation by Territory

4. Departmentation by Customer

5. Departmentation by Process or Equipments

6. Departmentation by Time and Numbers

1. Departmentation by Functions:

It refers to grouping the activities of an enterprise on the basis of functions such as production, sales, purchase, finance, personnel, etc. The actual numbers of departments in which an enterprise can be divided depends upon the size of establishment and its nature. To being with, we may- have three of four main departments. With the growth in the size of the business, mare departments and sub-departments may be created.

Keuntungan:

The important advantages of functional classification include the following:

(a) It provides the benefits of occupational specialization in full.

(b) It ensures an effective utilization of manpower in all departments.

(c) It results in an economy of operation because of simple organizational design.

(d) It reaps the facility of intra-departmental co-ordination among the activities of each department.

(e) It leads to the adoption of a logical and comprehensible structure.

(f) It gives a greater emphasis on basic activities rather than on service activities.

(g) It helps in the training of specialist managers rather than generalist managers.

Kekurangan:

Departmentation by enterprise functions has the following demerits:

(i) The functional classification has a proneness to greater centralization.

(ii) It involves delay in decision-making, thereby reducing efficiency.

(iii) It is responsible for poor inter-departmental co-ordination in respect of operations between two departments.

(iv) It exercises ineffective control over work performance in the absence of any rigid standards of performance.

(v) For excessive specialization, it destroys teamwork and employee motivation.

(vi) Succession to the position of the chief executive is a serious problem in functionalization.

(vii) The greatest disadvantage lies in the unsatisfactory handling of diversified product lines.

2. Departmentation by Products:

In product or service Departmentation, every major product is organized as a separate department. Each department looks after the production, sales and finance of one product. It is useful when product expansion and diversification, manufacturing and marketing characteristics of the product are of primary significance.

Keuntungan:

saya. This facilitates the use of specialized equipment, promotes co-ordination and allows maximum utilization of personal skills and specialized knowledge.

ii. This facilitates the growth and diversity of products and services offered by the organization.

aku aku aku. The performance of each product line can be compared and analyzed.

iv. This allows the organization to come up with additional product lines without dislocating the existing product lines.

v. This provides an excellent training growth for management control.

vi. This enables top managers to measure and analysis the contribution of each product line to total profit.

vii. The co-ordination of various activities related to a particular product line is taken care by the head of the department.

Kekurangan:

There have certain disadvantages:

saya. Product division requires people with general management abilities.

ii. This is expensive.

aku aku aku. This creates a problem of control at the top management level.

iv. This method of grouping poses certain problems in coordination, decision-making and control.

On the whole, it is suitable for those big organizations which supply a wide variety of products with different manufacturing technologies and marketing methods.

3. Departmentation by Territory, Geographic Departmentation:

Geography divisions are division designed to save different geographic areas. Under this method, territory or location is taken as the basis for organizing. This is common in organizations that operate over wide geographic areas, banking insurance and transportation firms.

Keuntungan:

These are the advantages which accrue to an organization having geographic divisions:

saya. Geographic divisions allow a manager to pay special attention to the needs and problems of the local markets.

ii. Geographic divisions provide opportunities for local talent to the utilized.

aku aku aku. Organization can follow a Geographic or territorial basis for setting-up manufacturing facilities at specific locations in a country.

iv. This improves an organization relationship with customer and the organization can avoid delays in sorting out customer problems.

v. This provides a good training ground for developing general managers as they take an integrated view of the organization and look after all the operations of the unit.

vi. It facilitates the expansion of business to various regions.

Kekurangan:

The following are the disadvantages:

saya. This requires more people with managerial capabilities.

ii. This creates communication problems due to geographical distance.

aku aku aku. In this form costs of operations are high because of duplication of activities in different geographic regions.

iv. The top managers at the headquarters may find it difficult to control and supervise the activities at the departmental levels.

v. It creates the problems of co-ordination and communication.

Thus, Geographic division becomes necessary at some stage in large organizations that operate in a wide geographic area.

4. Departmentation by Customer:

A business house may be divided into a number of departments on the basis of customers it serves, viz., larger and small customers, industrial and ultimate buyers, Government and other customers, male and female customers old and other young customers, wholesale, retail or hire purchase customers etc.

Keuntungan:

The following are the advantages:

saya. Special attention can be given to the particular tastes and preference of each class of customers.

ii. The benefit of specialization can be derived.

aku aku aku. The enterprises gains intimate knowledge of the needs of each category of customers.

Kekurangan:

The following are the main disadvantages:

saya. It may lead to duplication of activities and heavy overloads.

ii. There will be lack of co-ordination.

aku aku aku. There may be under utilization of facilities and manpower, particularly during period of low demand.

iv. Managers of customer departments may put pressure for special facilities and benefits.

Thus, this is very much useful when the organizations primary interest is to meet the needs of different customer groups.

5. Departmentation by Process or Equipment:

In manufacturing organizations the activities are often grouped on the basis of processes of equipment. This form of Departmentation brings together people and material to carry out a particular operation. It permits intensive and economical usage of costly equipment. Such as Departmentation can be found in paint or electroplating process grouping. It can also be seen in the old and textile industry or in the arrangement of one plant area of automatic screw machines or punch presses.

Advantages of Departmentation by Process of Equipment:

saya. Process Departmentation enables an organization to get the benefits of specialization and make optimum use of the resources and equipment.

ii. This Departmentation is beneficial when the equipment or machinery requires special operating skills.

aku aku aku. The basic purpose of the Departmentation is to get economic benefits. Machinery or equipment related to a particular activity may be installed in one department and arranged in such a way that makes the series of operations feasible and economic.

Disadvantages of Departmentation by Process or Equipment:

saya. Process Departmentation hinders the co-ordination of various functions due to the limitations that arise from specialization.

ii. This form of Departmentation results in conflicts between different managers at different levels on matters such as allocation of funds, providing facilities to different processes etc.

6. Departmentation by Time and Numbers:

(a) Departmentation by Simple Numbers:

In this method certain numbers of persons who are to perform the same duties are kept in one department under the supervision of one person, irrespective of what they do, where they do and what they work with. This form of Departmentation is based only on the number of people involved in it. The usefulness of this form of Departmentation has diminished with each passing century for three reasons.

First, technology has become more sophisticated and demands for more specialized and diverse skills have increased. Second, the groups comprising of specialized personnel are generally much more efficient than those groups which has been form on the basis of numbers. Finally the most prominent cause for decline the Departmentation by simple numbers is that it is useful only at the lowest level of the organization structure.

(b) Departmentation by Time:

Departmentation by time is also one of the order forms of Departmentation and generally used at lower levels of the organization. In some organizations that work round-the-clock (for example, public utilities like railways, post and telegraph offices, hospital etc.) Departmentation is based on time. The use of shifts is common in such organization as they may be affected by economic, technological of other factors. For such organizations, a normal eight hour work day may not be sufficient.

Advantages of Departmentation by Time:

saya. The basic advantage of time-based Departmentation is that it helps in efficient utilization of manpower and other resources.

ii. An organization can render its services to its services to its customer for a period greater than the normal 8-hour working day. Thus, an organization can make its services available to those who need it at any hour.

aku aku aku. This forms of Departmentation facilities the use of processes requiring a continuous cycle without interruption.

iv. Expensive capital can be efficiently utilized as employees working in shifts make use of the same machinery for a greater period of time.

v. This form of Departmentation is convenient for some people as they can work at night, for example, students may find it convenient to work at night, as they have classes to attend during the day.

Disadvantages of Departmentation by Time:

saya. There may be a lack of supervision in the night shifts.

ii. Most of the employees find it difficult to adjust to switches from one shift to another. For example, an individual may find it difficult to shift form a night shift to a day shift and vice-versa.

aku aku aku. When organization operates with several shift system, coordination and communication may become a problem. For example, employees working in the night shifts may not clean up and grease the machinery to be used by the day-shift people. This can be resolved through the establishment of regular practice.

iv. Employees may postpone their work in order to get paid for overtime work. Thus, will put up the costs of production and affect the final price of the product or service.

v. Workers may concentrate on narrow and specified technical aspects of the organization rather than on the total system of composite/combined Departmentation- The relative advantages and limitations of various types of Departmentation should be analyzed in the light of the needs and circumstances of the particular enterprise. That basis of the Departmentation is the best which facilitates the achievements of organizational objectives most economically and efficiently. In practice, no single pattern is ideal to suit all situations. Therefore, no single basis is followed for grouping activities. Most of big enterprises follow a composite of combined bases.

Choosing a Basis for Departmentation (Criteria for Grouping Activities):

Every basis of Departmentation has its own advantages and disadvantages. No single basis is the ideal for all organizations. Management must be very careful in choosing the basis of Departmentation because one a pattern is chosen it is very difficult and costly to switch over to another pattern.

The following factors should be kept in view while selecting a suitable basis of Departmentation:

1. Specialization:

The activities of an organization should be grouped in such a way that it leads to the specialization of work. Specialization helps to improve efficiency and economy of operation.

2. Co-Ordination:

All activities are designed to achieve the organizational objectives. Co-ordination in the performance of different activities is necessary so that they contributes maximum towards the organizational goals.

3. Control:

The Departmentation should be such that it facilitates measurement of performance and timely corrective action. It should enable the management to hold people accountable for results. Effective control helps to achieve organizational goals efficiently and economically.

4. Cost:

Creation of a new department involves extra cost of additional space, equipment and personnel. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical Facilities and Personnel.

5. Special Attention:

The various activities should be given adequate attention so that each necessary activity is performed and there is no unnecessary duplication of activities.

6. Local Conditions:

Local factors should be adequately considered in a scheme of decentralization.

7. Human Consideration:

Departmentation should not follow only technical aspects but human aspects of the organization too.

The existence of informal groups, cultural patterns value system, attitudes of personnel, etc., should be given due to consideration.


Basis of Departmentation – Departmentalization by Numbers, Time, Function, Product, Territory, Customer and Process (With Factors for Basis for Departmentalization )

Departmentalization divides the people and function into identifiable units to achieve organizational goals. It must be emphasized that there is no other best way of departmentalizing that is applicable to all organizations or to all situations. The pattern depends upon given situations on what managers believe yield the best results for them in a situation they face.

There are many patterns of departmentalization:

1. Departmentalization by Numbers,

2. Departmentalization by Time,

3. Departmentalization by Function,

4. Departmentalization by Product,

5. Departmentalization by Territory,

6. Departmentalization by Customer, and

7. Departmentalization by Process.

The details of the types of departmentalization are:

Basis # 1. Departmentalization by Numbers :

Departmentalization by simple numbers has been an important method in organisation of tribes and armies. It involves placing specific number of undifferentiated persons at the direction of an executive or a manager.

The simple number method of departmentalizing is achieved by tolling off persons who are to perform the same duties and putting them under the supervision of a manager. The success of such departments depends upon the quality of manpower. Although, it is not used these days, it still may have certain applications in modern society. It is not feasible today to divide the entire manpower into different units.

Usefulness has declined due to the following reasons:

(i) Technological advancement and demanding more specialized and different skills.

(ii) Groups composed of specialized personnel are frequently more efficient than those based merely on numbers.

(iii) Departmentalization by numbers is useful only at the lowest level of the organisation structure,

(iv) This departmentalization fails to utilize the manpower properly, and so it fails to produce good results.

Basis # 2. Departmentalization by Time :

This is also the oldest form of departmentalization, generally used at lower levels of the organisation, which groups the activities on the basis of time. The use of shift is common. When the work is divided into shifts and time, this is called departmentalisation by time.

Thus, when an organisation operates on three shifts, three different departments may exist – one department for each shift, though they all are alike in terms of objectives and activities. The basic idea is to get the advantages of people specialized to work in a particular shift. Examples of this kind of departmentalisation can be found in hospitals, where round the clock patient care is essential.

There are a few advantages of this form of departmentalisation. First, services can be rendered that go beyond the typical 8-hour workday. Secondly, it is also possible to use processes that cannot be interrupted, those that require a continuing cycle. Lastly, capital equipment can be used properly which are used in shifts.

Inspite of these advantages, departmentalisation by time has disadvantages. First, supervision may be lacking, secondly, there are fatigue factor. Thirdly, having several shifts may cause problems in coordination and communication. Despite this problem, this form of departmentalisation is still in use.

Basis # 3. Departmentalization by Function :

Functional departmentalization refers to grouping of activities in accordance with the function of an enterprise; this embodies what enterprises typically do. In simple terms, the departments are created or formed on the basis of specified functions to be performed.

Activities related to a function are grouped in a single unit with a view to give a well-defined direction of the whole group. Since all enterprises undertake the creation of basic unit, the basic enterprise functions are production, financing, selling, purchasing and material, technical, marketing, personnel, etc.

These are the basic functions of an enterprise. Ralph C. Davis called it 'Organic Function', because their performance is vital and essential to the survival of the organisation. However, there is no generally accepted sequence of departmentalization. This depends upon the nature of enterprise and requirement of the organisation.

Often, these particular functional designations appear or do not appear in the organisation chart. A manufacturing unit employs different terminology, while a wholesale concern employs mostly ie, selling, 'buying' and Finance; and technical enterprise employs different terminology; this is because of the nature of enterprise and functioning.

Functional departmentalization is the most widely employed basis for organizing activities and present in almost every enterprise at some level in the organisation structure. The characteristics of the production, selling and finance functions of an enterprise are widely recognized and thoroughly understood.

Coordination of activities may be achieved through rules and procedures, planning organisational hierarchy, personal contacts, and sometimes liaison departments. Such a department may be used between engineering and manufacturing to handle design or charge problems.

Keuntungan:

The following are the main advantages of functional departmentalization:

(i) Follows principle of occupational specialization,

(ii) Logical, time proven and natural form,

(iii) Maintains power and prestige of major functions,

(iv) Simplifies work and training, and

(v) Facilitate control.

This is the most logical and time-proven method. It ensures the performance of all activities necessary for achieving organizational objectives. It is also the best way of making certain that the power and prestige of the basic activities will be defended by the top managers. Functional departmentalization follows the principle of occupational specialization and thereby facilitates efficiency in the utilization of people.

Kekurangan:

In spite of advantages, functional departmentalization has certain limitations:

(i) De-emphasis of overall company objectives,

(ii) Over specializes and narrows viewpoints of key personnel,

(iii) Reduces coordination between functions,

(iv) Responsibility for profits is at the top level only, and

(v) Limited development of general managers.

Functional departmentalization may tend to de-emphasize overall enterprise objectives. Next, drawback is too much emphasis on specialization, and sometimes, functional departments grow in size to justify their costs.

Basis # 4. Departmentalization by Product :

The grouping of activities on the basis of products or product lines is called departmentalization by products. It is preferred when product expansion and diversification, manufacturing and the marketing features of the products are of primary concern. Generally, where the company is making or producing diversified product, then for the convenience of controlling, departmentalization is be to done on the basis of product.

This structure permits top management to delegate to a division executive extensive authority over the manufacturing, sales, service, and engineering functions that relate to a given product or product line and to exact a considerable degree of profit responsibility from each of these managers.

Departmentalization by product or service occurs when employees who work on a particular product or service are members of the same department regardless of their business function or process in which they are engaged. In this way, IBM reorganized its operation into five autonomous business units – Personal computers, Medium-size office systems. Mainframes, Communication equipments, and components.

For example, a big enterprise with a diversified product line may have four divisions- A, B, C and D. Each division may be subdivided into Finance, Production, Sales and Personnel activities.

Keuntungan:

Product departmentalization is useful where production lines are diversified and the volume of production is large.

(i) Product departmentalization can reduce the coordination problem at higher levels, because of the integration of various functions to a particular line of product.

(ii) It facilitates the use of specialized capital, promotes a certain type of coordination, and permits the maximum use of personnel skills and specialized knowledge.

(iii) Product departmentalization facilitates the measurement of managerial and operative results.

(iv) It facilitates the evaluation and comparison of the performance of various product divisions.

(v) If follows individual attention on each product line which makes easier product expansion and diversification.

Kekurangan:

In spite of these advantages, product departmentalization has the following limitations:

(i) Production department encounters certain difficulties in coordination which may lead to instability in organisation structure.

(ii) Product manager centralizes all related activities; and because of these the benefits of specialization cannot be taken in respect of these.

(iii) There is a problem of oversimplification. Product line-managers may be saddled with heavy overhead costs, etc. Product managers resent being charged with costs over which they have no control.

(iv) There is a duplication of physical facilities and functions. It is suitable for only large scale business and multi-product enterprises which have the capacity to produce and sell at a larger scale.

Basis # 5. Departmentalization by Territory :

It means that groups are organized according to a region of the country or world. Sales or marketing groups are arranged by geographic region. Territorial Departmentalization operates over wide geographical areas. In this case, all the activities in a given area or territory are grouped together and assigned to a manager. Here, all the activities in a given area of operation are divided into zones, divisions, sections and branches.

This is especially attractive to large-scale firms or other enterprises whose activities are physically or geographically dispersed, such as banking, insurance, transportation and distribution network throughout a territory, etc. The territorial departmentalization is of Indian Railways; which is divided into northern Railways, Western Railways, Southern Railways, Eastern Railways and Central Railways.

Territorial Departmentalization offers a numbers of advantages:

(i) It places responsibility to a lower level, encourages logical participation in a decision making, and improves coordination of activities in a region,

(ii) It helps in achieving the benefits of local operations. Knowledge of local environment is an important factor in effective management action,

(iii) It facilitates the expansion of business in various regions,

(iv) It improves coordination in a region,

(v) It takes the advantages of economies of local operation, and

(vi) It furnishes measurable training ground for general managers.

Territorial departmentation suffers from the following limitations:

(i) This creates the problem of coordination among various regional units.

(ii) It increases problems of top management to exercise effective control; because management is not conversant with the problems of different areas.

(iii) It increases the cost of operation. It tends to make maintenance of economical central services difficult and may require services such as personnel or purchasing at region level.

(iv) There is problem of communication due to geographical distance.

(v) It requires more skilled managers which may not always be available.

(vi) Sometimes implementation of the policy matter fails. Proper implementation of policies is not possible.

Basis # 6. Departmentalization by Customer :

In customer departmentalization, activities are grouped according to customer. The management groups the activities to cater to the requirements of different customer groups. Customers are the key to grouping. Many educational institutions usually follow this type of departmentalization, where they offer different types of courses to meet the requirement of different types of students. Business owner and managers also frequently arrange activities on this basis to cater to the requirements of clearly defined customer groups. The main objective of this type is to provide specialized services to different classes of customers.

This basis of departmentalization follows the division and subdivision of activities of marketing to give attention to various customers. Management in action reports how Proctor and Gamble made several changes in its brand manager system to establish a customer-based structure.

The benefits of customer departmentalization are as follows:

(i) Customer departmentalization focuses on the customer needs. It can address the special and widely varied needs of customers.

(ii) It develops expertise in customer area. The benefits of specialization can be derived.

(iii) It leads to greater satisfaction of customers. It gives customers a feeling that they have an understanding supplier.

This practice has certain limitations:

(i) As such, this basis is applied on marketing function generally; coordination becomes difficult between marketing and other functions.

(ii) There is possibility of underemployment of facilities and manpower specialized for certain consumer groups, especially in case of recession.

(iii) It requires managers and staff specialists get familiar with the customer situation: which is very difficult.

(iv) Customer may not always be clearly defined/or differentiation among the various customer groups might be difficult. With customer form, there is usually less process specialization, because employees must remain flexible to do whatever is necessary to enhance the relationships with customers.

Basis # 7. Departmentalization by Process :

In this method, activities are grouped on the basis of production processes or equipment involved. Manufacturing process is taken as basis for dividing the activities. The manpower and materials are brought together in order to carry out a particular operation. This is generally used in a manufacturing enterprise and at lower levels of organisation.

This is mostly employed in textile, oil and other similar industries. As such, production department of a textile mill may be operated on the basis of process, like spinning, weaving, dyeing, bleaching, designing and calendaring.

The main objective is to achieve the efficiency and economy of operation. The basic objective is to achieve economic advantages.

1. It provides for effective utilization of specialized equipments and skills.

2. This ensures specialization and facilitates training of junior level employees.

3. This facilitates coordination by grouping production facilities needed for the completion of each distinct phase of work.

4. It puts full responsibility for the completion of each stage of production.

5. Greater emphasis on quality of work.

This method, however, proves to have some limitations:

(i) There may be difficulty in the coordination of the departments based on different processes.

(ii) Inefficiency in operation of one process department may adversely affect other process departments.

(iii) There is also duplication of general purpose equipment in various departments.

(iv) It is suitable only for specific or composite types of plants.

(v) There may be conflicts among managers of different processes.

Choosing a Basis for Departmentalisation :

As from the above discussion of each form of departmentalization, managers have to see the consequences of every form, because the process of selection requires a lot of insight; but overall it should be directed to promote the attainment of organisational goals.

Departmentalization is the basis only to achieve organisational goals; so the basic consideration will be given to perform organisation activities efficiently and effectively. In actual practice, no single basis is followed is grouping the activities throughout the organisation. A combination of two or more basis is used at different levels in the organisation.

Management must take into consideration all the peculiar circumstances in the selection of the basis of departmentalization and the following factors should be kept in mind. Mereka:

1. Specialization- Departmentalisation is of such type that should take the advantage of specialization to maximum extent. Specialization helps in raising efficiency and it tends to aid performance contributing to enterprise objectives. Management must take the basis of such departmentalization which facilitates specialization.

2. Economy- The basis of departmentalisation selected must be influenced by cost consideration. Creation of departments increases extra cost on the part of the organisation. This increases costs in several ways. Therefore, the pattern and number of departments should be so decided that maximum possible economy is achieved in the utilization of physical facilities and personnel.

3. Control- The departmentalization should be such which makes it easier for management to measure performance and to hold people accountable for results. The departmentalisation should not create problems for managerial control.

4. Co-Ordination- All the activities grouped in various forms have the same objective to achieve organisational goals, though they are not similar in nature and their performance may require different skills. Thus, coordination is required at every step. Thus, going through the process of departmentalisation, management will ensure proper coordination at the departmental level as well as at organisation level.

5. Emphasis on Key Areas – The various activities of the organisation should be given adequate attention so that each activity is performed and there is no unnecessary duplication in the performance of these activities. Divisions should emphasize on key areas on which the enterprise depends.

6. Human Consideration – Divisions should also take into consideration human aspects of organisation. Availability of personnel, the existence of informal groups, culture, traditions, value system and attitudes of personnel towards various forms or organisations go a long way in deciding the effectiveness and efficiency of the organisation.

Whatever may be the basis, departmentalization means to achieve organisational objective. The basis of departmentalisation is the best which facilitates of organisational objectively most economically and efficiently. In practice, it is not feasible to follow a particular basis of departmentalisation; rather, big organisations follow a composite or combination of several bases.

Functional departmentalization is used at the top level; while sales department may be grouped on product or territorial basis which may be grouped further on customer basis. As usual, production department may be grouped on the basis of product or equipment employed. Thus, there is no ideal pattern to suit all occasions and situations.


 

Tinggalkan Komentar Anda