Proses Manajemen berdasarkan Tujuan

Semua yang perlu Anda ketahui tentang proses manajemen berdasarkan tujuan.

MBO telah dideskripsikan sebagai “proses dimana manajer atasan dan bawahan dari suatu organisasi secara bersama mengidentifikasi tujuan bersama, mendefinisikan area tanggung jawab utama masing-masing individu dalam hal hasil yang diharapkan darinya dan menggunakan langkah-langkah atau panduan ini untuk mengoperasikan unit dan menilai kontribusi masing-masing anggotanya.

MBO memiliki tujuan tersendiri yang berfokus pada perubahan perilaku dan sikap untuk menyelesaikan pekerjaan. MBO pada dasarnya berorientasi pada hasil, itu adalah kinerja yang diperhitungkan. Ini adalah sistem manajemen dan filosofi yang lebih menekankan tujuan daripada metode.

Ini memberikan tanggung jawab dan akuntabilitas dan mengakui bahwa karyawan memiliki kebutuhan untuk pencapaian dan pemenuhan diri. Kebutuhan ini dipenuhi dengan memberikan peluang untuk berpartisipasi dalam proses penetapan tujuan. MBO percaya melibatkan bawahan dengan cara ini dalam merencanakan karier mereka sendiri.

Proses manajemen berdasarkan tujuan melibatkan: -

1. Menentukan Tujuan Organisasi 2. Tujuan dari Setiap Bagian 3. Memperbaiki Area Hasil Utama 4. Menetapkan Tujuan atau Sasaran Subordinat 5. Mencocokkan Sumber Daya dengan Tujuan 6. Rapat Tinjauan berkala 7. Penilaian Kegiatan 8. Penilaian Ulang Tujuan.


Proses Manajemen berdasarkan Tujuan: Langkah, Proses dan Tahapan

Proses Manajemen berdasarkan Tujuan - Menetapkan Tujuan, Rencana Tindakan dan Tinjauan Kinerja

Proses # 1. Menetapkan Tujuan:

Langkah pertama dalam program MBO adalah pembentukan tujuan kinerja yang jelas dan ringkas yang dipahami dan diterima oleh atasan dan bawahan. Awalnya, atasan menentukan tujuan dan program umum. Kemudian, dia bertemu dengan bawahan langsungnya dan menjelaskan tujuan dan rencananya untuk grup. Ada sedikit penekanan pada tujuan spesifik pada tahap ini.

Fokusnya adalah pada pengiriman informasi. Begitu bawahan tingkat kedua tahu apa tujuannya, yaitu, apa yang diharapkan darinya oleh atasan, ia menjadwalkan pertemuan dengan personel operasi dan stafnya. Dia memberi tahu kelompok itu tujuan dan rencana aksi yang telah dia setujui bersama atasannya.

Dalam semua sesi penetapan tujuan ini, penekanannya adalah pada penetapan tujuan yang terukur. Misalnya, sasaran dapat didefinisikan dalam hal peningkatan spesifik dalam volume penjualan, produksi, output, atau peningkatan kualitas.

Menurut George Odiorne, program MBO yang berhasil harus menetapkan dua jenis sasaran - sasaran kinerja yang mengubah keseluruhan tujuan organisasi menjadi sasaran khusus untuk unit organisasi dan anggota individu (kuota produksi, volume penjualan); dan tujuan pengembangan pribadi yang memungkinkan individu untuk mengembangkan pengetahuan, potensi keterampilan, dll. dan mempersiapkan mereka untuk masa depan.

Tujuan yang diperbaiki pada akhirnya harus memiliki karakteristik penting tertentu:

(i) Jelas, singkat dan tidak ambigu;

(ii) Akurat dalam hal kondisi akhir sebenarnya atau kondisi yang dicari;

(iii) Konsisten dengan kebijakan, prosedur dan rencana yang berlaku untuk unit;

(iv) Dalam kompetensi personel; dan

(v) Menarik, memotivasi atau menantang, sedapat mungkin. Menetapkan tujuan adalah tugas yang sulit.

"Itu membutuhkan pembinaan yang cerdas oleh praktik yang unggul dan luas oleh bawahan." Atasan harus menghindari godaan menetapkan tujuan 'langit biru' untuk bawahan dan menghindari praktik memaksakan tujuan pada bawahan dengan mendominasi sesi penetapan tujuan. Sejauh mungkin, mereka harus mendengarkan, dan membantu bawahan mengembangkan tujuan yang jelas dan disepakati bersama.

Kunci kesuksesan adalah kemampuan untuk berjalan di garis yang halus; memungkinkan partisipasi yang berarti bagi bawahan. Untuk menghindari ambiguitas, perlu untuk menguraikan area di mana bawahan memiliki beberapa garis lintang, sehingga mereka memahami apa batas keputusan mereka.

Proses # 2. Rencana Tindakan:

Rencana tindakan adalah sarana yang digunakan untuk mencapai tujuan. Rencana tindakan akan menjabarkan secara terperinci apa yang harus dilakukan, bagaimana bawahan akan melanjutkan, langkah-langkah apa yang akan diambil, dan kegiatan apa yang akan dilakukan, seiring perkembangan bawahan. Ada dua cara untuk mengembangkan rencana tindakan tertentu, mereka dapat dikembangkan oleh manajer dan bawahan atau oleh bawahan saja.

Untuk memastikan keberhasilan, atasan harus bersedia untuk duduk dengan setiap bawahan dan meninjau rencana tindakan, setelah itu dikembangkan. Proses tinjauan berkala membantu atasan untuk memantau kemajuan menuju pencapaian tujuan.

Ini membantu dalam mencari metode yang lebih baik dan lebih efisien untuk mencapai tujuan, menemukan kelayakan penerapan tujuan sebelumnya, mengungkap hambatan untuk pencapaian, dll. Jika bawahan tampaknya tidak berada di jalur yang benar, sasaran kinerja dapat dimodifikasi atau bawahan dapat dialihkan untuk menampilkan perilaku yang lebih produktif.

Proses # 3. Tinjauan Kinerja:

MBO secara eksplisit menggabungkan penilaian periodik dan kuantitatif dalam kerangka kerjanya.

Menurut Levinson, penilaian semacam itu dapat:

(i) Memberikan umpan balik kepada personel mengenai kinerja aktual mereka;

(ii) Memberikan dasar untuk mengidentifikasi perilaku kerja yang lebih efektif; dan

(iii) Menawarkan informasi penting kepada manajer yang relevan dengan penugasan pekerjaan di masa depan dan untuk keputusan kompensasi.

Dalam proses MBO, penilaian kinerja melibatkan evaluasi jangka pendek dan jangka panjang di mana atasan berdiskusi dengan bawahan dan mencari tahu masalah yang dihadapi dalam upaya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Dalam praktik yang sebenarnya, jenis sesi memberi dan menerima ini sangat sulit untuk dicapai dan jarang mencapai nilai potensinya, kecuali manajer dibekali dengan keterampilan interpersonal yang diperlukan.

Penilaian kinerja harus didasarkan pada rasa saling percaya dan kepercayaan antara manajer dan bawahan. Namun, dalam praktik yang sebenarnya, penilaian dilakukan untuk tujuan menentukan imbalan dan hukuman; menilai nilai pribadi bawahan dan bukan kinerja pekerjaan.

Akibatnya, sesi penilaian menjadi canggung dan tidak nyaman bagi para peserta dan mengintensifkan tekanan pada bawahan sambil memberi mereka pilihan tujuan yang terbatas. Bawahan tidak aman mungkin datang untuk 'takut' pada sesi dan mereka mungkin tidak merasa bebas untuk berkomunikasi secara jujur ​​dan terbuka tanpa takut akan pembalasan.

Seringkali, sebagaimana ditunjukkan oleh McGregor, manajer tidak suka mengambil peran evaluator dan melakukan konfrontasi langsung dengan bawahan.


Proses Manajemen Berdasarkan Tujuan - Menetapkan Tujuan di Atas, Mengklarifikasi Peran Organisasi, Menetapkan Tujuan Bawahan, Tinjauan Berkala & Kinerja Akhir

MBO digunakan untuk merencanakan tujuan bagi karyawan melalui partisipasi mereka sendiri. Tujuan akan bertindak sebagai faktor motivasi dan membantu dalam meningkatkan efisiensi karyawan. Penetapan tujuan bukanlah hal yang sederhana. Itu membutuhkan banyak pemikiran dan perencanaan.

Penetapan tujuan membutuhkan langkah-langkah berikut:

Langkah # 1. Menetapkan Tujuan di Atas:

Langkah pertama dalam proses MBO adalah menganalisis tujuan atau misi organisasi. Latihan ini dilakukan di tingkat atas. Misi organisasi akan dikonversi menjadi tujuan untuk periode tertentu, mungkin selama seperempat, setengah tahun, satu tahun, 5 tahun atau lebih. Dalam banyak kasus, tujuan ditetapkan bertepatan dengan penyelesaian suatu proyek atau dengan anggaran tahunan. Ini mungkin tidak diinginkan.

Beberapa tujuan mungkin ditetapkan untuk jangka waktu pendek sementara beberapa mungkin untuk jangka waktu yang lebih lama. Secara umum saat kita turun dalam hierarki, periode untuk penetapan tujuan adalah singkat. Pada level operasi, tujuannya mungkin selama seminggu atau sebulan.

Langkah # 2. Mengklarifikasi Peran Organisasi:

Kadang-kadang peran organisasi tidak diklarifikasi dengan benar dan tanggung jawab khusus untuk mencapai tujuan tidak tetap. Harus ada pemutusan tugas yang jelas dan penetapan tanggung jawab. Dalam beberapa kasus, tanggung jawab satu orang untuk tugas tertentu mungkin tidak diperbaiki.

Misalnya, pengembangan produk baru mungkin menjadi tanggung jawab manajer penelitian, produksi, dan pemasaran. Kegiatan semacam itu dapat diletakkan di bawah komando keseluruhan orang tertentu, kata manajer produk. Dengan tidak adanya perintah seperti itu tanggung jawab khusus untuk mengambil tugas terpisah diberikan kepada manajer yang bersangkutan. Jadi peran organisasi harus dijabarkan dengan jelas.

Langkah # 3. Menetapkan Tujuan Bawahan:

Manajer bawahan harus diberitahu tentang tujuan umum, tempat perencanaan dan strategi perusahaan. Atasan kemudian harus berdiskusi dengan bawahan tentang tujuan yang dapat ia capai, kerangka waktu untuk mereka dan sumber daya yang diperlukan. Kelayakan tujuan tersebut untuk perusahaan juga dibahas. Atasan harus memainkan peran penting saat berinteraksi dengan bawahan.

Dia harus mengajukan pertanyaan seperti apa yang akan menjadi kontribusinya terhadap tujuan organisasi? Bagaimana dia bisa meningkatkan kinerjanya? Apa saja rintangan yang dihadapinya dalam mencapai tujuan? Perubahan apa yang dia harapkan dari atasan? Bagaimana atasan dapat membantunya dalam tugasnya? Jawaban atas pertanyaan semacam itu dapat membantu dalam menentukan tujuan spesifik bawahan. Sasaran harus sedemikian rupa sehingga praktis, realistis atau dapat dicapai.

Langkah # 4. Ulasan Berkala:

Tujuan harus ditinjau secara berkala untuk menilai kinerja. Atasan dan bawahan mengadakan pertemuan rutin dan meninjau kemajuan tujuan. Dalam hal kemajuan tidak sesuai dengan rencana maka tindakan perbaikan segera diambil. Kelemahan diidentifikasi dan langkah-langkah diambil untuk meningkatkan kinerja.

Pertemuan-pertemuan tinjauan tidak menemukan kesalahan untuk kinerja lambat tetapi berkonsentrasi pada peningkatan pekerjaan sehingga tujuan organisasi yang dinyatakan tercapai. Pertemuan-pertemuan ini membuat bawahan sadar bahwa kemajuan mereka ditinjau secara teratur dan membantu mereka untuk menjaga kinerja mereka sesuai jadwal yang ditentukan sebelumnya dengan persetujuannya.

Langkah # 5. Menilai Kinerja Final:

Pada akhir periode yang ditentukan, kinerja individu dan departemen dinilai. Jika kinerjanya sesuai dengan rencana maka semua yang terlibat dilengkapi. Jika tujuan tidak tercapai maka alasan kinerja rendah diidentifikasi. Kinerja pekerja mungkin tidak sampai pada sasaran karena keterampilan atau pelatihan mereka.

Kemudian mereka diberi pelatihan tambahan dan target bersama dengan hal-hal yang mereka butuhkan untuk meningkatkan kinerja mereka. Mungkin ada masalah sumber daya atau kurangnya koordinasi antara orang atau departemen, semua penyebab ini dibahas dan tindakan perbaikan diambil sehingga tujuan tercapai di masa depan.


Proses Manajemen Berdasarkan Tujuan - Dengan Langkah-Langkah dalam Menyiapkan MBO

Gbr. 34.1 menunjukkan langkah-langkah berbeda dalam mengatur MBO.

(1) Langkah pertama adalah mengklarifikasi dan menetapkan tujuan bersama seluruh organisasi,

(2) Untuk mencapai tujuan organisasi, segala perubahan yang sesuai dalam struktur organisasi dapat dilakukan; perubahan jabatan, tugas, hubungan, wewenang, tanggung jawab, rentang kendali, dan sebagainya, dan

(3) Superior menetapkan tujuan untuk bawahannya; bawahan juga mengusulkan tujuan untuk pekerjaan mereka dan memilih bidang di mana mereka harus efektif selama periode rencana Perusahaan. Biasanya ada lima atau enam area vital di mana bawahan yang bersangkutan harus berpikir untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.

Hasil ini mungkin merupakan penggerak langsung ke:

saya. Beberapa target pertumbuhan,

ii. Pencapaian efisiensi yang lebih besar, produktivitas atau profitabilitas, dan

aku aku aku. Eliminasi masalah tertentu dll.

(4) Atasan dan bawahan duduk bersama, membahas tujuan dan mencapai kesepakatan bersama tentang tujuan bawahan yang akan dicapai olehnya selama periode waktu yang ditentukan. Dengan kata lain, tujuan ditetapkan bersama dan disepakati sebelumnya.

(5) Selama periode waktu apa yang harus dicapai harus dibandingkan dengan apa yang sedang dicapai; penyesuaian yang perlu harus dilakukan dan tujuan yang tidak tepat atau tujuan yang tidak dapat dicapai harus dibuang sehingga sumber daya tidak terbuang sia-sia.

(6) Kinerja semua bawahan terhadap rencana MBO mereka (atau target) harus ditinjau secara formal pada waktu yang telah ditentukan selama rencana.

Biasanya ulasan utama dibuat setiap tahun tetapi disarankan untuk dilakukan tinjauan triwulanan. Dalam yang terakhir, perhatian diberikan kepada bidang-bidang di mana kemajuan telah lambat atau di mana beberapa hambatan yang tidak terduga telah terjadi. Ini mungkin karena kinerja yang buruk dari beberapa prestasi MBO bawahan lainnya.

(7) Pada akhirnya kinerja seluruh organisasi harus ditinjau sehubungan dengan tujuan yang ditetapkan di awal. Jika ada perbedaan antara tujuan yang diputuskan dan yang dicapai, upaya harus dimulai untuk menentukan langkah yang harus diambil untuk mengatasi masalah yang bertanggung jawab atas perbedaan tersebut. Ini menetapkan tahapan untuk penentuan tujuan untuk periode waktu berikutnya dan seluruh siklus MBO dimulai lagi dari langkah 1.


Proses Manajemen berdasarkan Tujuan - Dengan Langkah-Langkah Yang Diperlukan

Langkah-langkah berikut ini diperlukan dalam Manajemen oleh Tujuan (MBO):

1. Merumuskan Tujuan Organisasi:

Langkah pertama dalam program MBO adalah menentukan tujuan utama bisnis. Tujuan utama bisnis. Tujuan utama bisnis ini adalah kelangsungan hidup dan ekspansi. Untuk mencapai tujuan utama di sana, tujuan turunan ditetapkan. Departemen yang berbeda menetapkan tujuan departemen. Tujuan dari tingkat atas ke tingkat individu ditujukan untuk mencapai tujuan bisnis utama.

2. Mengatur Sub-ordinasi Tujuan:

Sasaran sub-ordinat ditetapkan pada tingkat departemen, tingkat bagian, unit atau tingkat individu dll. Sasaran sub-ordinat akan menetapkan tanggung jawab khusus kepada orang-orang di berbagai tingkatan. Setiap orang dalam organisasi harus tahu apa yang diharapkan darinya? Tujuan sub-ordinasi, tidak boleh tidak konsisten dengan tujuan keseluruhan dari semua bisnis. Sasaran-sasaran ini harus bertujuan untuk memberikan kontribusi terhadap sasaran bisnis secara keseluruhan.

3. Pertemuan Berkala:

Tujuan akhir dari berbagai tujuan mungkin ada di tingkat mana pun, harus untuk mencapai tujuan bisnis secara keseluruhan. Harus ada pertemuan berkala untuk mengetahui pandangan staf bawahan. Manajemen tingkat atas akan dapat mengetahui pandangan dan kesulitan yang dihadapi oleh staf dalam mencapai kebutuhan modifikasi apa pun, itu juga harus dilakukan untuk membuat tujuan realistis.

4. Penilaian Kinerja:

Evaluasi kinerja pada akhir periode sangat penting untuk menilai pekerjaan. Atasan harus mengevaluasi pekerjaan sub-ordinat dan mencari tahu penyimpangan, jika ada. Orang-orang yang kinerjanya di bawah standar kinerja dihukum dan mereka yang kinerjanya luar biasa dihargai. Proses penilaian akan memungkinkan manajemen untuk mengambil langkah-langkah kolektif jika ada penyimpangan dalam kinerja.


Proses Manajemen berdasarkan Tujuan - 6 Langkah Proses

MBO adalah sistem yang bertujuan untuk mencapai tujuan organisasi, memfasilitasi partisipasi karyawan dan membuat mereka lebih berkomitmen. Sebagai suatu proses, MBO dimulai di tingkat atas organisasi dengan menetapkan tujuan organisasi tertentu. Selanjutnya, tujuan di berbagai tingkat lain di bawah hierarki ditentukan oleh diskusi bersama dan konsultasi oleh atasan dan bawahan.

Dengan demikian, prosesnya meliputi langkah-langkah berikut:

1. Pembentukan tujuan organisasi secara keseluruhan.

2. Menetapkan tujuan spesifik untuk berbagai departemen, sub unit dan individu.

3. Merumuskan rencana aksi - mengidentifikasi bidang masalah

4. Terapkan dan pertahankan kontrol diri

5. Melakukan tinjauan berkala terhadap rencana

6. Daur ulang

1. Mengembangkan Tujuan Organisasi Secara Keseluruhan:

Tentukan dengan jelas tujuan keseluruhan organisasi. Penetapan tujuan semacam itu membutuhkan analisis SWOT. Sasaran harus ditetapkan untuk semua Area Hasil Utama dan harus fleksibel. Metode untuk mencapai tujuan juga harus dinyatakan dengan jelas. Harus dinyatakan dengan jelas bahwa dalam bisnis apa kita berada? Mengapa organisasi kami ada?

2. Menetapkan Tujuan Khusus untuk Berbagai Departemen, Subunit dan Individu:

Tetapkan tujuan untuk berbagai tingkatan sedemikian rupa sehingga mereka berkontribusi pada pencapaian tujuan keseluruhan. Manajer di satu tingkat mengembangkan tujuan spesifik dalam konsultasi bersama dengan bawahan, yaitu manajer di tingkat berikutnya. Proses ini diulangi untuk semua level hierarkis dalam organisasi. Setiap manajer adalah atasan dan bawahan kecuali untuk manajer tingkat atas dan tingkat bawah. Hal ini memungkinkan setiap manajer untuk mengetahui terlebih dahulu apa yang benar-benar diharapkan darinya dan apa yang harus dicapai.

3. Merumuskan Rencana Aksi Mengidentifikasi Area Masalah:

Rencana tindakan menyatakan apa yang harus dilakukan dan bagaimana, kapan, di mana, dan oleh siapa untuk mencapai suatu tujuan. Ini berfokus pada metode melakukan sesuatu. Ini mengidentifikasi sumber daya dan bantuan yang diperlukan. Ini umumnya dikembangkan oleh bawahan bersama dengan atasan sehingga rencana aksi yang berbeda tidak bekerja pada tujuan yang berbeda.

4. Menerapkan dan Mempertahankan Kontrol Diri:

Bawahan harus diberikan kebebasan yang cukup untuk melakukan kegiatan mereka dan melaksanakan rencana mereka. Para atasan tidak perlu terlibat dalam kegiatan sehari-hari. Jika bawahan menghadapi masalah, maka atasan dapat memberikan bantuan dan dukungan.

5. Melakukan Tinjauan Berkala terhadap Rencana:

Penilaian berkala diperlukan untuk mengukur apakah bawahan mencapai tujuannya atau tidak. Ini biasanya dilakukan oleh atasan dan bawahan secara bersama-sama. Dalam kasus penyimpangan, tindakan segera diambil untuk memperbaikinya.

6. Menilai Kinerja Bawahan:

Tinjauan berkala bertindak sebagai masukan untuk tujuan daur ulang dan tindakan lainnya. MBO bukan hanya kegiatan bersama tetapi juga proses interaktif. Oleh karena itu, apa yang terjadi pada satu level dapat mempengaruhi level lainnya juga. Hasil penilaian pada satu tingkat dapat didaur ulang untuk melihat bahwa tujuan telah ditetapkan dengan baik di semua tingkatan.


Proses Manajemen berdasarkan Tujuan (MBO)

(i) Pengaturan Awal Tujuan di Tingkat Atas:

Para manajer di tingkat atas menetapkan tujuan keseluruhan dengan mempertimbangkan premis perencanaan. Sasaran-sasaran yang ditetapkan oleh atasan ini adalah permulaan karena harus dianggap tentatif dan dapat dimodifikasi karena seluruh rantai pada sasaran yang dapat diverifikasi diselesaikan oleh bawahan. Tujuan yang dapat diverifikasi dikembangkan dalam hal keuntungan, pangsa pasar, pertumbuhan, ekspansi dll.

(ii) Klarifikasi Tujuan:

Hubungan antara hasil yang diharapkan dan tanggung jawab untuk mencapainya harus ditetapkan karena setiap tujuan dan sub-tujuan harus menjadi tanggung jawab dan akuntabilitas seseorang yang jelas.

(iii) Pengaturan Tujuan Bawahan:

Tujuan organisasi harus dicapai oleh sejumlah individu, jika semua individu harus bersama-sama bertanggung jawab untuk mencapai tujuan keseluruhannya. Oleh karena itu, setiap individu harus diberi tugas tertentu dan dia harus tahu sebelumnya apa yang diharapkan untuk dicapai.

Mengingat hal ini, tujuan bawahan juga harus ditetapkan sesuai dengan tujuan awal perusahaan. Dalam beberapa kasus, tujuan awal organisasi dapat dimodifikasi atau diubah mengingat kemampuan, kekuatan dan kelemahan bawahan dan tujuannya.

(iv) Daur Ulang Tujuan:

Bahkan, tujuan akhir tidak ditetapkan di atas atau di bawah, mereka ditetapkan setelah konsultasi dan diskusi menyeluruh antara atasan dan bawahan. Dengan demikian, ini adalah proses bersama yang membutuhkan interaksi dan daur ulang di antara staf. Proses ini menciptakan perasaan komitmen dan keterlibatan semua staf di berbagai tingkatan. '

(v) Penilaian Kinerja:

Setiap karyawan harus mengevaluasi pencapaiannya dengan tujuan yang ditetapkan dengan bantuan atasannya. Penilaian ini memberinya ruang untuk koreksi dan perbaikan lebih lanjut.


Proses Manajemen berdasarkan Tujuan - Menetapkan Tujuan, Revisi Struktur Organisasi, Menetapkan Poin - Poin Pemeriksaan dan Penilaian Kinerja

Proses MBO berkisar pada penetapan tujuan dan sasaran organisasi dari berbagai divisi dan subdivisi. Ini adalah proses yang tidak pernah berakhir. Sifat berkelanjutan dari proses MBO tidak hanya menjawab konsentrasi yang berkelanjutan dari upaya menuju tujuan organisasi, tetapi juga membantu dalam memodifikasi tujuan agar sesuai dengan situasi yang berubah.

Langkah-langkah dalam MBO :

Sistem manajemen berdasarkan Tujuan terdiri dari langkah-langkah penting berikut:

1. Pengaturan Tujuan :

Langkah pertama saat memasang sistem 'Management by Objectives' dalam suatu organisasi adalah untuk menetapkan tujuan yang benar untuk berbagai posisi di berbagai tingkatan. Merumuskan tujuan, mendiskusikannya dengan bawahan dan memberikan umpan balik berdasarkan tujuan-tujuan ini akan melakukan lebih banyak untuk membuat program bekerja.

Untuk menetapkan tujuan perusahaan, penilaian terperinci harus dibuat dari berbagai sumber daya yang tersedia. Survei pasar harus dilakukan untuk mengetahui jenis barang dan jasa apa yang dibutuhkan oleh masyarakat. Prakiraan yang tepat harus dibuat untuk memperkirakan permintaan dan kondisi bisnis di negara tersebut.

Analisis terperinci ini akan mengarah pada menyoroti tujuan yang diinginkan, baik jangka panjang maupun pendek. Suatu usaha harus dilakukan untuk menetapkan tujuan spesifik di berbagai bidang utama di mana kelangsungan hidup dan pertumbuhan bisnis tergantung. Ini adalah tujuan yang cenderung dicapai oleh manajemen puncak.

Kegiatan utama setiap perusahaan dibagi berdasarkan beberapa departemen; manajemen puncak harus menentukan tujuan setiap departemen. Pada tahap ini, manajemen puncak harus mendiskusikan tujuan dengan manajer departemen mereka sehingga pernyataan tujuan yang disepakati dapat dikembangkan.

Setiap departemen menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendek dengan persetujuan manajemen puncak; proses penetapan tujuan ini dilaporkan pada level manajemen yang lebih rendah.

Di setiap tingkat, tujuan ditetapkan dalam unit yang dapat diverifikasi sehingga kinerja setiap departemen dan individu dapat ditinjau setelah akhir periode tertentu. Setelah proses ini selesai, akan ada pertemuan pikiran masing-masing atasan dan bawahannya tentang apa yang harus dicapai dan mengapa itu harus dicapai.

2. Revisi Struktur Organisasi :

Ketika tujuan untuk masing-masing individu diatur ulang di bawah MBO, ada perubahan besar dalam deskripsi pekerjaan dari berbagai posisi. Ini mungkin memerlukan revisi struktur organisasi yang ada. Bagan dan manual organisasi harus disesuaikan untuk menggambarkan perubahan yang dibawa oleh pengenalan manajemen dengan tujuan. Deskripsi pekerjaan dari berbagai pekerjaan harus secara jelas meletakkan hubungan dengan posisi pekerjaan lain dalam organisasi.

3. Menetapkan Poin Pemeriksaan :

Manajemen dengan tujuan memastikan pertemuan berkala antara atasan dan bawahan untuk meninjau kemajuan menuju pencapaian target bawahan. Untuk ini, atasan harus menetapkan titik-titik pemeriksaan atau standar kinerja untuk mengevaluasi kemajuan kinerja bawahan.

Evaluasi harus didefinisikan secara kuantitatif sejauh mungkin dan bawahan harus memahaminya sepenuhnya. Praktek ini harus diikuti oleh setiap atasan untuk setiap bawahannya dan itu harus mengarah pada analisis hasil utama, karena sasaran dan sasaran diwakili dalam hal hasil. Analisis hasil utama harus direduksi menjadi tulisan.

Itu harus berisi informasi berikut:

(i) Tujuan keseluruhan pekerjaan bawahan.

(ii) Hasil utama yang dicapai untuk memenuhi tujuan.

(iii) Prioritas tugas jangka panjang dan jangka pendek.

(iv) Ruang lingkup dan tingkat bantuan yang dapat diharapkan dari manajer departemen yang superior dan terkait dan bantuan yang harus ia berikan ke departemen lain.

(v) Sifat informasi dan laporan yang akan ia terima untuk melakukan evaluasi diri.

(vi) Standar yang digunakan untuk mengevaluasi kinerjanya.

4. Penilaian Kinerja:

Sementara penilaian kinerja informal dari bawahan dilakukan oleh atasan langsung hampir setiap hari, penilaian formal pada interval berkala, perlu memastikan bahwa penilaian kinerja menyeluruh dilakukan setidaknya sekali atau dua kali setahun ketika prestasi dianalisis dengan cermat terhadap latar belakang keadaan yang berlaku dan tujuan yang diberikan.

Desain dan format formulir tinjauan kinerja akan tergantung pada sifat perusahaan. Manfaat penting dari MBO adalah bahwa hal itu menghilangkan peran penilaian dari penyelia. Kinerja setiap individu dievaluasi dalam hal standar atau hasil akhir yang jelas disetujui oleh atasan dan bawahan. Kapan pun MBO diperkenalkan, itu mengarah pada kepuasan yang lebih besar, lebih banyak kesepakatan, kenyamanan yang lebih besar, dan lebih sedikit ketegangan dan permusuhan antara atasan dan bawahan.

Di bawah MBO, atasan tidak mengevaluasi individu yang bersangkutan tetapi kinerjanya dalam hal standar yang ditetapkan sebelumnya. Selain itu, tinjauan kinerja ini bertujuan untuk membantu bawahan meningkatkan kinerjanya di masa depan. Ini juga membantu dalam menetapkan tujuan untuk periode berikutnya.

Sifat manajemen yang berkelanjutan berdasarkan tujuan tidak hanya memastikan konsentrasi upaya yang berkelanjutan tetapi juga fleksibilitas dalam mengadaptasi tujuan agar sesuai dengan lingkungan yang berubah.


Proses Manajemen Berdasarkan Tujuan - Dengan 6 Tahapan Proses

Berikut ini adalah tahapan proses manajemen berdasarkan tujuan:

Tahap # 1. Pengaturan Tujuan Organisasi:

Tahap pertama dari MBO adalah menetapkan tujuan organisasi. Tujuan utama setiap bisnis adalah pengembangan dan perluasannya. Untuk pencapaian tujuan utama, banyak tujuan tambahan ditetapkan. Kegiatan yang dilakukan di bawah tujuan utama dan tujuan anak perusahaan dievaluasi secara luas. Tujuan-tujuan ini ditentukan oleh manajer superior dengan saran dari manajer bawahan.

Sementara menentukan tujuan kasus harus diambil bahwa mereka benar-benar dapat direalisasikan. Setelah tujuan-tujuan ini ditentukan, setiap individu yang bekerja di perusahaan harus diberi tahu tentang mereka sehingga mereka harus memahami tujuan akhir dari perusahaan yang menjadi bagian mereka.

Tahap # 2. Penentuan Area Hasil Utama - KRA:

Setelah menetapkan tujuan organisasi, bidang hasil utama diputuskan. Area hasil utama adalah area dan aktivitas di mana pemilik bisnis memiliki minat khusus. Area-area ini menentukan prioritas bisnis. Singkatnya, dapat dikatakan bahwa mereka adalah area-area yang membutuhkan perhatian khusus. Biasanya area hasil utama dalam semua bisnis adalah kinerja manajer, profitabilitas, niat baik pasar, tanggung jawab sosial, sumber daya keuangan, dll.

Tahap # 3. Pengaturan Tujuan Bawahan:

Setelah menetapkan tujuan organisasi, tujuan bawahan ditentukan. Tujuan bawahan ditentukan di tingkat departemen dan individu. Sementara menentukan tujuan di tingkat departemen dan individu, harus diingat bahwa mereka tidak berbeda dari tujuan organisasi. Penetapan tujuan di setiap level harus diselesaikan hanya setelah berkonsultasi dengan bawahan. Konsultasi semacam itu memotivasi bawahan.

Karyawan yang termotivasi dan terilhami seperti itu sangat membantu dalam mencapai tujuan. Tujuan yang ditentukan pada level ini adalah tujuan jangka pendek. Pada tahap ini standar kerja yang sebenarnya juga ditentukan dengan bantuan bawahan.

Tahap # 4. Tujuan dan Sumber Daya Yang Cocok:

Penetapan tujuan hanya bermakna ketika sumber daya untuk mencapainya tersedia. Pada tahap proses MBO ini, tujuan dan sumber daya dicocokkan. Dipastikan tujuan apa yang dibutuhkan sumber daya apa untuk pencapaiannya. Ini memfasilitasi distribusi sumber daya. Seperti pengaturan tujuan, distribusi sumber daya juga harus dilakukan dengan berkonsultasi dengan bawahan. Kesimpulannya, dapat dikatakan bahwa dengan tidak adanya distribusi sumber daya yang tepat pengaturan tujuan yang tepat tidak ada artinya.

Tahap # 5. Pertemuan Berkala:

Pada tahap proses MBO ini para senior dan bawahan mengadakan pertemuan sesekali untuk mengetahui apakah kemajuan pekerjaan yang diharapkan tercapai atau tidak. Jika tidak tercapai, penyebabnya diketahui bersama dengan obat yang mungkin. Pertemuan-pertemuan ini diadakan secara berkala. Tujuan mereka adalah untuk mengetahui kelemahan organisasi sehingga tindakan perbaikan segera dapat diambil untuk menghindari kerugian.

Hal khusus tentang pertemuan berkala ini adalah bukan untuk menghukum yang tidak berprestasi dan memberi penghargaan kepada yang berkinerja tinggi. Ini adalah bagian integral dari konsep MBO dan upaya dilakukan melalui medianya untuk memastikan bahwa pekerjaan sedang dilakukan dengan cara yang terencana dan bahwa tujuan organisasi akan tercapai.

Pertemuan berkala mengirim pesan kepada karyawan bahwa atasan mereka tertarik dengan pekerjaan mereka. Ini meningkatkan moral mereka. Selain itu, pertemuan berkala meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan.

Tahap # 6. Penilaian Kinerja Akhir:

Pada akhir periode tertentu, pekerjaan aktual yang dilakukan oleh bawahan dievaluasi berdasarkan standar yang ditentukan sebelumnya. Berdasarkan evaluasi kerja penyimpangan diketahui. Karyawan yang tidak mencapai tujuan mereka secara efektif diberikan fasilitas pelatihan sehingga mereka dapat melakukan yang lebih baik di masa depan.

Manajemen berdasarkan tujuan diulang berkali-kali dalam bisnis reguler. Saat pekerjaan sesi tertentu selesai, proses yang sama harus diamati pada sesi berikutnya.


Proses Manajemen dengan Tujuan (MBO) - Proses Langkah demi Langkah

Proses langkah demi langkah manajemen berdasarkan tujuan meliputi yang berikut:

1. Menetapkan Tujuan Keseluruhan:

Manajemen puncak menetapkan tujuan keseluruhan untuk Wilayah-wilayah Keyresult (KAS). Perkiraan terperinci dibuat untuk lima tahun. Area Keyresult adalah area spesifik yang memiliki dampak lebih besar pada organisasi, misalnya, penjualan, produksi, layanan pelanggan, pemanfaatan kapasitas, perolehan dana, pertumbuhan kelangsungan hidup dan sebagainya.

Sementara menetapkan tujuan di Area Keyresult, manajemen puncak harus memperhitungkan perilaku variabel lingkungan, seperti perubahan dalam kebijakan Pemerintah, perubahan preferensi konsumen, tingkat persaingan, kemajuan teknologi, permintaan potensial untuk produk dan sejenisnya.

Tujuan-tujuan ini dikomunikasikan kepada semua yang terkait dalam organisasi. Sasaran yang ditetapkan pada level ini harus dapat diukur. Ini harus disesuaikan dengan persyaratan lingkungan bisnis yang berubah. Dalam menetapkan tujuan, manajemen puncak terlibat dengan kelompok-kelompok yang berkaitan dengan implementasi tujuan tersebut.

2. Alokasi Tujuan di antara Departemen:

Having determined overall objectives, targets, strategies and action plans are evolved and they are broken down department wise. In this phase, each departmental head sits with the subordinates and fixes the objectives for different leaders working in a given domain.

Both jointly determine the objectives in the light of skill level of employees, resources availability facilities availability, and so on. While fixing objectives, all other aspects like process of implementation, time of implementation, method of reporting performance and other matters are deliberated and determined.

3. Objective Setting in Unit:

Third phase involves supervisory managers sitting with their respective subordinates and determining the objectives. In this phase, objectives are set for each individual employee working in different segments of a department. Supervisors or team leaders fix objectives keeping in view the skill level, knowledge, competence and capability of individual employee concerned.

4. Action Programmes:

Having determined the objectives in various levels, action plans, are devised and the duties are allocated among the employees. Procedures for utilisation of resources and facilities are drawn up. Organization charts, job description, manuals are suitably adapted. Authority and responsibility associated with the job are defined. Areas meant for review are established in the stage.

5. Periodic Review:

As agreed upon in the action plan, superior and subordinates sit together and assess the level of performance in the light of targets willingly taken up by the subordinates. The constraints faced by the subordinates in accomplishing objectives set for the period are addressed and remedial measures are deliberated. Sometimes, if the target is perceived to be excessive, it is revised suitably. The superiors counsel die subordinates in sustaining the momentum in accomplishing the objectives.

6. Final Appraisal:

Final appraisal is made at the end of year. Total assessment of objectives unit wise and individually is made. When the target is achieved, suitable rewards are given to the achiever. Suitable remedial actions are initiated where the target is under achieved. Action plans are revised so as to accomplish the objectives.


Process of MBO – As Explained below

The MBO process is characterised by the balance of objectives of the organisation and individual.

The process of MBO is explained below:

1. Defining Organisational Objectives:

Initially, organisational objectives are framed by the top level employees of an organisation. Then, it moves downwards. The definition of organisational objectives states why the business is started and exists. First, long-term objectives are framed. Short-term objectives are framed talking into account the feasibility of achieving the long-term objectives.

2. Goals of Each Section:

Objectives for each section, department or division are framed on the basis of overall objectives of the organisation. Period within which these objectives should be achieved is also fixed. Goals or objectives are expressed in a meaningful manner.

3. Fixing Key Result Areas:

Key result areas are fixed on the basis of organisational objectives premises. Key Results Areas (KRA) are arranged on a priority basis. KRA indicates the strength of an organisation. The examples of KRA are profitability, market standing, innovation etc.

4. Setting Subordinate Objectives or Targets:

The objectives of each subordinate or individual are fixed. It is preferable to fix the objectives at lower level in quantitative units. There should be a free and frank discussion between the superior and his subordinates. Subordinates are induced to set standards themselves by giving an opportunity. If subordinates are allowed to do so, they may set high standards and the chances of their accomplishment are higher. In this way, the objectives or targets of the subordinates are fixed.

5. Matching Resources with Objective:

The objectives are framed on the basis of availability of resources. If certain resources (technical personnel or scarce raw material) are not adequately available, the objectives of an organisation are changed accordingly. So, there is a need for matching resources with objectives. Next, the available resources should be properly allocated and utilized.

6. Periodical Review Meetings:

The superior and subordinates should hold meetings periodically in which they discuss the progress in the accomplishment of objectives. The fixed standards may be changed in the light of progress. But the basic conditions do not change. The periodical review meeting is held during the period set for achieving the objectives.

7. Appraisal of Activities:

At the end of the fixed period for achieving the objectives, there should be a discussion between the superior and subordinates. The discussion is related with subordinates' performance against the specified standards. The superior should take corrective action. According to Earl P. Strong, “Only by bringing company objectives down from long range to short range, from company level to individual position level, from pre-performance to post-performance and by penalizing for failure and rewarding for success can the effective programme of managing by objectives be accomplished.”

The superior should identify the reasons for failure of achieving objectives. The problems faced by the subordinates should be identified and steps should be taken to tackle such problems.

8. Reappraisal of Objectives:

An organisation is living in a dynamic world. There are a lot of changes within short period. The survival and growth of a modern business organisation largely depends upon putting up with the changing conditions. So, the top management executive should review the organisation's objectives to frame the objectives according to the changing situation. According to Newman, Summer and Wanen, “Every manager must frequently reappraise the emphasis he gives to his various objectives. The job is like that of a captain of a large ship who is continually changing his speed and direction in relation to his present position, tides, winds and other conditions.”


Process of Management by Objectives – Setting of Objectives, Developing Action Plan, Establishing Check Points and Review of Performance

1. Setting of Objectives:

The process of MBO revolves around the setting up of organisational goals and the goals of various divisions and sub divisions. The goals of individuals are derived from the divisional or departmental goals. Major activities of every, enterprise are divided on some basis of departmentation. The management must determine the objectives of every division. At this stage, the top management should discuss the objectives with the divisional managers so that a statement of agreed objectives may be evolved.

Each department sets its long-range and short-range objectives with the approval of top management. This process of setting objectives is repeated at lower levels of management also. Objectives are set invariable units at each level so that performance of every division, department and individual may be reviewed after the end of a particular period. Once this process is over each supervisor and his subordinates meet together to discuss and formulate the objectives to be achieved, how and why.

2. Developing Action Plan:

As soon as the objectives and targets are set and approved, next step is to prepare action plan for their accomplishment. Both of them have, once again, to meet for the purpose. The meeting will lead them to key result analysis as goals are represented in terms of results.

The key result analysis should contain the following information:

saya. Overall objectives for the subordinates.

ii. The key results that are to be achieved to fulfill individual's objectives.

aku aku aku. Task priorities, long-term and short -term both, adherence to which is a must.

iv. The scope and extent of assistance that is expected from the superior and related departmental managers as well as the assistance that is expected to be provided to other departments.

v. Nature of information and reports expected to be received to carry out self-evaluation.

vi. The standards for performance evaluation.

3. Establishing Check Points:

MBO ensures periodic meetings between, the superior and the subordinate to review the progress towards the accomplishment of targets of the subordinates. The superior must establish check points or standards of performance for evaluating the progress of the subordinates. The standards should be defined quantitatively as far as possible and the subordinates must understand them clearly.

4. Review of Performance:

While informal performance appraisal of a subordinate is done by his immediate superior almost every day, formal appraisal at periodic intervals is usually done once or twice a year. The design format of the Performance review Form will depend on the nature of the enterprise. The performance of every individual is evaluated in terms of the standards and /or results clearly agreed to by the superior and the subordinates.

Whenever MBO has been introduced, it has led to greater satisfaction, more agreement, greater comfort and less tension and hostility between the superiors and the subordinates, Under MBO the superior valuates not the individual concerned, but his performance. Moreover the performance review is aimed at assisting the subordinate to improve his performance in the future. It also helps in setting fresh goals for the next period.


 

Tinggalkan Komentar Anda