Metode Komunikasi

Semua yang perlu Anda ketahui tentang metode komunikasi.

Komunikasi adalah istilah kolektif yang diberikan kepada serangkaian langkah yang terlibat dalam mengirim dan menerima informasi antara dua orang atau lebih.

Orang yang mengirim pesan disebut sebagai pengirim sedangkan orang yang menerima pesan disebut sebagai penerima.

Dengan demikian, komunikasi dapat didefinisikan sebagai proses dua arah di mana peserta tidak hanya bertukar (encode-decode) informasi, pandangan, ide dan perasaan tetapi juga menciptakan saling pengertian dan berbagi makna bersama.

Metode kabin komunikasi dipelajari di bawah kepala berikut: -

A. Komunikasi Verbal B. Komunikasi Non-Verbal C. Komunikasi Gestural.

Beberapa metode komunikasi adalah: -

1. Komunikasi Lisan 2. Komunikasi Tertulis 3. Kinesik 4. Paralanguage 5. Proxemics 6. Tanda 7. Tindakan

8. Keheningan 9. Perilaku dan Sikap Umum 10. Bicara tatap muka 11. Perintah 12. Instruksi 13. Gerakan wajah 14. Komunikasi melalui postur tubuh dan beberapa orang lain.


Metode Komunikasi

Metode Komunikasi - Komunikasi Verbal dan Non-Verbal

Kesempatan yang berbeda memerlukan jenis komunikasi yang berbeda. Semua komunikasi tidak boleh dari jenis yang sama dan tidak dapat mengalir melalui cara yang sama. Semua tergantung pada siapa yang mengirim pesan kepada siapa dan untuk tujuan apa.

A. Komunikasi Verbal :

Istilah komunikasi verbal berarti 'kata-kata'. Manusia adalah satu-satunya spesies yang dikaruniai penggunaan kata-kata yang membuat bahasa.

Kata-kata adalah seperangkat simbol yang paling akurat dan kuat. Dengan demikian, rangkaian simbol yang umum digunakan antara pengirim dan penerima dalam proses komunikasi verbal. Kata-kata dapat diucapkan atau ditulis. Komunikasi lisan disebut komunikasi lisan. Komunikasi yang disampaikan melalui kata-kata tertulis disebut komunikasi tertulis.

1. Komunikasi Lisan:

Secara alami pidato yang mendahului penulisan. Dengan cara yang sama, orang berbicara lebih banyak sebelum berkomitmen untuk menulis. Komunikasi ini memainkan peran penting dalam keluarga dan organisasi dan di antara teman, kerabat, kenalan, tetangga, dll. Komunikasi yang salah atau komunikasi lisan yang tidak efektif dapat mengganggu hubungan dan pertumbuhan. Ini dapat berupa pidato, diskusi, debat, pembicaraan tatap muka, percakapan telepon, konferensi video, wawancara dan obrolan.

Mungkin formal atau informal. Komunikasi lisan akan efektif jika prinsip keringkasan dan keringkasan diamati. Perangkat mekanis yang digunakan untuk komunikasi lisan termasuk telepon, interkom, mesin dikte, sistem pengalamatan internal, internet, dll.

Aspek Komunikasi Lisan:

Sebuah. Positif:

saya. Menyimpan kertas kerja

ii. Pengurangan waktu persiapan pesan

aku aku aku. Menyimpan alat tulis

iv. Kekuasaan dan persuasi yang kuat

v. Umpan balik instan.

b. Negatif:

saya. Pesan yang panjang

ii. Kehilangan validitas hukum

aku aku aku. Cakupan untuk kesalahpahaman

iv. Retensi terbatas.

2. Komunikasi Tertulis:

Pesan yang dimasukkan ke dalam hitam dan putih merupakan komunikasi tertulis. Komunikasi tertulis mengikat organisasi dan merupakan bukti dokumenter. Itu bisa dalam bentuk pemberitahuan, pesan teleks, surat edaran, laporan, email, dan manual. Komponen yang terlibat dalam komunikasi tertulis termasuk penulis, konten, bahasa, tujuan komunikasi, gaya yang diadopsi dan penerima.

B. Komunikasi Non-Verbal :

Tidak perlu bahwa komunikasi hanya mungkin melalui sarana verbal. Komunikasi terjadi tanpa kata-kata, lisan atau tulisan. Banyak studi penelitian telah menetapkan kemanjuran komunikasi non-verbal. Ia menemukan ekspresi melalui gerak tubuh, postur, gerakan tubuh, dan penampilan fisik. Pesan diekspresikan melalui cara non-linguistik. Ketika seseorang menolak untuk berbicara atau menulis, ia dapat berkomunikasi secara non-verbal.

1. Kinesics:

Studi tentang gerakan tubuh dikenal sebagai kinesik. Tubuh kita menyampaikan beberapa pesan secara sadar atau tidak sadar. Misalnya, alis mata yang terangkat menunjukkan keterkejutan seseorang; dahi berkerut menunjukkan kekhawatiran; bibir mengerut menunjukkan reservasi seseorang untuk mengungkapkan komentar seseorang; menguap menyebabkan kebosanan; Senyum mengekspresikan kebahagiaan seseorang sementara kerutan mengernyit. Wajah adalah indeks pikiran. Ini dapat menyampaikan kemarahan, ketidaksenangan, kesedihan, ketulusan, keceriaan, dan emosi positif atau negatif lainnya.

Para peneliti memperkirakan bahwa wajah manusia dapat menampilkan 2.50.000 ekspresi. Singkatnya, wajah bisa berfungsi sebagai jendela untuk mengekspresikan emosi seseorang. Ini dapat digunakan untuk melengkapi komunikasi verbal. Ekspresi wajah perlu dibaca dalam konteks. Senyum mungkin merupakan tanda kebahagiaan, hiburan atau kesenangan. Ketika seseorang melihat senyum berseri-seri di wajah pewawancara, orang mungkin merasa bahwa pewawancara senang dengan kinerjanya atau yang terakhir adalah sarkastik kinerja.

Ketika seseorang mengamati kerutan di wajah bos, dia mengerti bahwa dia sedang tidak dalam mood yang baik. Ada beberapa orang yang sengaja menunjukkan ekspresi berbeda di wajahnya. Seandainya seorang karyawan merasa jengkel, wajar baginya untuk menunjukkan kemarahannya, tetapi karyawan tersebut menahan emosi karena ia tahu menunjukkan kemarahan akan merugikan pekerjaan / atau hak istimewanya. Ekspresi wajah secara keseluruhan penting untuk persepsi kredibilitas penerima.

Oleh karena itu, seorang pembicara harus memancarkan dinamisme, minat dan antusiasme untuk peringkat kredibilitas tinggi.

2. Paralanguage:

Melakukan fungsi komunikasi sebagai bahasa tanpa menjadi bagian dari bahasa disebut paralanguage. Itu tidak terdiri dari kata-kata.

3. Proxemik:

Kata proxemics berasal dari kata proximity yang berarti kedekatan. Ini digunakan dengan mengacu pada ruang atau wilayah. Banyak komunikasi terjadi secara non-verbal di ruang yang satu berbagi dengan yang lain.


Metode Komunikasi - Komunikasi Lisan, Komunikasi Tertulis, Tanda, Tindakan, Diam, Perilaku dan Sikap Umum

1. Komunikasi Lisan:

Komunikasi lisan sangat sering digunakan oleh pengawas di lantai toko dan oleh manajer tingkat menengah. Namun, eksekutif tingkat atas menggunakannya sesekali. Bentuk yang lebih umum digunakan adalah percakapan individu dan diskusi kelompok, pembicaraan, perintah lisan, telepon, sistem alamat publik, pidato di konferensi, seminar dan pertemuan.

Banyak eksekutif menganggap komunikasi lisan sebagai mode yang paling efektif, karena tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memberikan dasar untuk pemahaman yang lebih baik. Khususnya, komunikasi tatap muka memberi masing-masing pihak peluang untuk merespons langsung satu sama lain. Ketidaksepakatan, pertikaian, ketakutan, ketegangan dan kemarahan seringkali dapat dihilangkan dengan menyelesaikan masalah di tempat.

Memberi dan menerima ini memberi peserta dasar untuk mengklarifikasi posisi mereka sendiri dan mendapatkan pandangan langsung tentang yang dipegang oleh orang lain. Selain itu, komunikasi tatap muka memberikan kesempatan kepada pengirim untuk mencatat bahasa tubuh, seperti -Tanggapan dan respons wajah dan suara nada, sehingga mendapatkan umpan balik yang lebih lengkap daripada yang tersedia dalam bentuk komunikasi lisan apa pun. Telah ditunjukkan dengan tepat bahwa bagaimana seseorang mengatakan sesuatu seringkali sama pentingnya dengan apa yang dia katakan.

Terlepas dari kelebihannya, komunikasi tatap muka tidak dapat digunakan di semua kesempatan. Sementara menyampaikan informasi atau pesanan kepada sejumlah besar orang atau kepada orang-orang yang berada di tempat yang berbeda, komunikasi tatap muka tidak dimungkinkan. Sekali lagi, jika pesanan tetap berlaku untuk waktu yang lama, itu tidak cocok. Lebih lanjut, karena tidak ada catatan, kedua belah pihak mungkin menyangkal telah mengatakan sesuatu.

Cohen telah dengan tepat mengamati bahwa komunikasi apa pun yang memerlukan umpan balik segera, di mana reaksi penerima penting, atau di mana penjelasan tambahan mungkin diperlukan, harus verbal atau memiliki komponen verbal. Sikap dan perasaan paling baik dikomunikasikan secara verbal. Diskusi masalah antara kolega dan seluruh bidang komunikasi informal, bergantung pada sarana verbal.

Komunikasi lisan bersifat langsung dan lebih pribadi. Ada kebutuhan untuk kehati-hatian dalam pemilihan kata dan ungkapan. Manajer harus menghindari pengumuman sebelum waktunya, menggunakan kata-kata sederhana dan menyatakan pesan secara perlahan dan jelas. Karena ada risiko kesalahpahaman, mereka harus memeriksa bahwa karyawan telah memahami dengan benar. Manajer harus dapat mengidentifikasi kurangnya konsentrasi di pihak pendengar karena kebisingan atau pikiran yang terganggu.

2. Komunikasi Tertulis:

Label ini mencakup semua komunikasi di atas kertas dan yang setara. Memo tulisan tangan, cek, huruf yang diketik, pesan teleks, print-out komputer, manual, surat kabar, poster, buku, gambar, grafik, item papan pengumuman, buku pegangan organisasi, dll., Semuanya dianggap sebagai - “tertulis” dalam merasakan. Salah satu keuntungan dari komunikasi tertulis tersebut adalah bahwa ia berfungsi sebagai catatan permanen dan dapat diandalkan, seperti pepatah Cina mengatakan, "Tinta pucat lebih jelas daripada memori terbaik".

Keuntungan lain adalah bahwa komunikasi tertulis harus tepat dan lebih hati-hati dipersiapkan daripada komunikasi lisan, karena tidak ada peluang untuk penjelasan. Ketiga, jika suatu pesan harus melalui banyak orang, tulisan memberikan perlindungan terhadap kehilangan dan distorsi transmisi. Bahkan, komunikasi tertulis selalu disukai ketika arahan berisi instruksi terperinci yang terlalu panjang untuk disampaikan melalui komunikasi lisan. Ini selalu digunakan untuk proposal, perjanjian, dokumen hukum, pernyataan kebijakan, organisasi dan manual prosedur, iklan dan pengumuman hubungan masyarakat, dan untuk banyak hal penting lainnya.

Di sisi lain, ada beberapa kelemahan komunikasi tertulis. Meskipun ada peluang untuk menjadi tepat dan akurat dalam menyusun pesan, seseorang sering menemukan pesan yang membingungkan, ambigu atau tidak jelas. Ini kemudian membutuhkan klarifikasi tertulis atau lisan yang, selain memakan waktu, dapat membuat pesan pamungkas mahal. Kedua, cenderung kaku dan mungkin memiliki kecenderungan untuk berubah menjadi birokrasi.

Sekali lagi, sulit untuk memperbarui beberapa bentuk komunikasi tertulis, misalnya, uraian tugas dan manual kebijakan. Juga dinyatakan bahwa formalitas tersirat dalam dokumen tertulis. Formalitas seperti itu seringkali merugikan hubungan manusia yang baik. Terakhir, ada kesulitan dalam mendapatkan umpan balik. Tidak secara otomatis jelas apakah orang telah memahami komunikasi tertulis, dan apa reaksi mereka terhadapnya.

Menulis lebih sulit karena harus menebus kurangnya kontak tatap muka. Manajer harus membuat pilihan kata yang baik dan jelas serta tidak ambigu dalam tulisan mereka. Menulis terlalu banyak atau terlalu sedikit selalu berbahaya karena penerima dapat melompat ke kesimpulan yang salah. Menulis yang baik menuntut keterampilan, latihan, dan penguasaan bahasa.

3. Tanda:

Pemberitahuan seperti - "Bahaya", "Tidak Merokok", "Tangani dengan Hati-hati", "Diam", "Pakai Aku", "Nyalahgunakan Aku", dll., Sering diabaikan. Demikian pula, penggunaan bendera, lampu berwarna dan perangkat mekanis juga memiliki keterbatasan, karena konsentrasi tidak selalu memungkinkan.

4. Tindakan:

Indera penglihatan sekitar 87 persen efektif, mendengar tujuh persen dan menyentuh, mencium, merasakan dll, hanya enam persen. Tindakan berbicara lebih keras daripada kata-kata - mudah dipahami.

5. Diam:

Mungkin bentuk komunikasi yang lebih cocok, tetapi jika disalahgunakan, itu adalah bentuk yang paling bodoh. Diam itu efektif dan keras ketika ketidaksenangan dan ketidaksepakatan akan ditampilkan. Kadang-kadang disertai dengan ekspresi wajah, ketika, misalnya, petugas diminta untuk menandai lembur. Jika objeknya membingungkan, keheningan akan berhasil karena kemungkinan penerima memilih penafsiran yang benar itu jauh, misalnya, seorang pria yang sudah menikah pulang terlambat dan disambut oleh istrinya dengan keheningan. Diam bisa mengindikasikan gangguan, jijik, ketidakpedulian, perasaan sakit hati, ketakutan, kecurigaan, ketidakpercayaan, hiburan, antagonisme, dll.

6. Perilaku dan Sikap Umum:

Gerakan dan ekspresi wajah memiliki makna yang pasti. Misalnya, gerakan yang diterima secara sosial seperti - tanda 'V', perubahan ekspresi seperti cemberut, senyum, wajah masam, wajah cerah dan ceria, dll., Menciptakan situasi yang dapat ditoleransi atau tidak dapat ditoleransi. Perilaku dan sikap umum berbeda pada kesempatan yang berbeda seperti - pada saat pemakaman, pesta pernikahan, fungsi sosial, deklarasi hasil, perkelahian, kecelakaan, dll.


Metode Komunikasi - Komunikasi Verbal, Tertulis dan Gestural (Dengan Kelebihan dan Kekurangan)

Komunikasi adalah pusat dari semua aspek kehidupan sehari-hari. Komunikasi menyampaikan berbagai ide, pikiran, perasaan dan emosi dengan kata-kata yang diucapkan atau ditulis sebagai juga penggunaan postur wajah dan tubuh.

Ada tiga mode komunikasi berikut untuk mengekspresikan ide, perasaan, dan respons terhadap komunikator:

1. Komunikasi verbal.

2. Komunikasi tertulis.

3. Komunikasi isyarat.

Komunikasi Gestural Cocok dengan Komunikasi Verbal dan Tertulis :

Gerakan digunakan dalam komunikasi verbal karena secara naluriah kita merasa bahwa kata-kata tidak — benar-benar tidak dapat sepenuhnya mengungkapkan ide, pikiran, perasaan, dan emosi kita. Jadi tangan dan wajah kita, bahkan seluruh tubuh secara otomatis melompat untuk menambah makna komunikasi. Dalam komunikasi tertulis juga, pengirim yang menulis nama penerima, atau menyimpulkan surat dengan menulis 'dengan hormat' akan memberikan sentuhan pribadi yang intim untuk komunikasi.

Metode # 1. Komunikasi Verbal :

Komunikasi verbal sejauh ini merupakan metode yang paling efektif untuk menyampaikan gagasan, perasaan, informasi, dll. Komunikasi memberi sentuhan pribadi dan intim. Selain itu, dalam komunikasi verbal, respons komunikasi dapat diketahui dan ditafsirkan di tempat.

Metode Komunikasi Verbal:

saya. Bicara Tatap Muka:

Pembicara dan Pendengar Menatap Mata Lain-Lain :

Pembicaraan tatap muka antara dua orang atau lebih berdampak baik pada pembicara dan pendengar. Masing-masing menggunakan kata-kata yang menurutnya akan menciptakan efek maksimum pada yang lain. Ketika orang-orang saling memandang mata, pesan itu berdampak pada pikiran dan hati pendengar. Bicara tatap muka adalah jenis komunikasi verbal yang paling umum.

Tujuan :

Tujuan dari kontak tatap muka adalah untuk menyampaikan dan mengamati respons seseorang terhadap

(a) Perintah,

(B) Suatu instruksi,

(c) Permintaan,

(d) Sebuah saran;

(e) Suatu informasi, atau

(f) Pengamatan.

ii. Wawancara :

Arti dan Tujuan :

Wawancara umumnya untuk diskusi atau konferensi. Ini adalah latihan komunikasi dua arah, di mana masing-masing pihak membuat pernyataan tentang posisinya dan mencari informasi atau klarifikasi tentang keraguan atau kebingungan. Wawancara mungkin untuk mencari saran tentang kebijakan, program, dll., Atau untuk menguji kandidat untuk pekerjaan di organisasi.

Pedoman untuk Melakukan Wawancara yang Sukses :

Pedoman tertentu perlu diikuti untuk membuat wawancara berhasil. Yang pertama adalah bahwa kedua pihak dalam wawancara harus mengetahui tujuannya - apakah itu untuk mencari saran untuk perbaikan kerja organisasi atau untuk memilih atau mempromosikan seseorang untuk pekerjaan di organisasi. Dalam setiap kasus, masing-masing harus mengetahui fakta dan informasi yang relevan tentang yang lain.

Yang kedua adalah bahwa wawancara harus dilakukan dalam suasana santai. Orang yang diwawancarai harus mendapatkan waktu yang cukup untuk menyajikan semua fakta yang dia ketahui. Jelas, ini tidak dapat dilakukan jika pewawancara, mengambil keuntungan dari posisinya, mengadopsi sikap dominan dan terus melecehkan lawannya dengan mengajukan pertanyaan satu per satu tanpa membiarkannya menyelesaikan jawaban untuk satu pertanyaan.

Esensial ketiga dan terakhir adalah menyimpan catatan yang cermat tentang segala sesuatu yang terjadi selama wawancara.

Jenis Wawancara :

Wawancara dapat dari berbagai jenis, misalnya:

(a) Wawancara Satu-ke-Satu:

Dalam wawancara satu lawan satu, ada komunikasi visual dan verbal antara dua orang. Ada pertukaran ide dan informasi dan setiap orang menimbang ide dan informasi yang dikomunikasikan kepadanya dan merumuskan tanggapannya berdasarkan pemahaman dan interpretasinya.

(B) Wawancara Kelompok:

Disebut juga diskusi kelompok, dalam wawancara kelompok terdapat pertukaran ide dan informasi antara beberapa orang. Setiap peserta mengungkapkan pandangannya tentang topik yang dibahas dan menanggapi poin yang dibuat oleh orang lain. Dia juga memiliki kesempatan untuk mengamati seberapa efektif masing-masing peserta mempengaruhi yang lain dan mengklarifikasi dan menyimpulkan diskusi.

(c) Wawancara Mendalam:

Ini adalah semacam wawancara yang dilakukan untuk menguji kesesuaian calon untuk pekerjaan di organisasi. Calon berbicara tentang latar belakang dan minat khusus untuk menegaskan bahwa ia adalah yang paling cocok untuk pekerjaan itu.

(d) Wawancara dengan Stres:

Ini adalah sarana untuk menguji apakah seorang kandidat yang sedang diwawancarai untuk suatu pekerjaan dapat tetap tenang ketika mengajukan pertanyaan yang berusaha untuk membuatnya marah, bingung atau panik atau gugup. Pewawancara juga dapat mengganggu calon dan menembak pertanyaan bahkan sebelum dia menyelesaikan jawaban untuk pertanyaan sebelumnya.

(e) Wawancara Formal atau Informal:

Dalam sebuah wawancara formal, pertanyaan dibingkai terlebih dahulu dan diajukan dengan urutan yang matang. Dalam wawancara informal, pertanyaan diajukan secara acak untuk mengukur kesiapan kandidat.

(f) Wawancara Panel:

Dalam hal ini dua atau lebih pewawancara mengkhususkan diri dalam bidang yang berbeda, mengajukan pertanyaan kepada kandidat satu demi satu.

(g) Wawancara Keluar:

Beberapa organisasi mengikuti praktik mewawancarai karyawan setelah ia memutuskan untuk meninggalkan pekerjaannya. Wawancara dapat dilakukan oleh atasan langsungnya atau oleh Manajer Sumber Daya Manusia organisasi. Tujuannya adalah untuk memastikan alasan mengapa karyawan itu berhenti dan apakah dia akan setuju untuk berubah pikiran jika menawarkan insentif. Dalam kasus apa pun, informasi yang dikumpulkan selama wawancara dapat memungkinkan organisasi untuk memeriksa kebijakan personelnya.

aku aku aku. Konsultasi dengan Teman, Kolega, dan Pakar :

Konsultasi bersama antara perwakilan pengusaha dan karyawan dengan cepat menjadi populer. Ini adalah ukuran penting yang diberikan pada faktor penting produksi — pekerja.

Konsultasi bersama adalah sarana untuk berkonsultasi dengan karyawan dan membuat mereka menjadi pihak dalam pengambilan keputusan dalam setiap masalah yang menjadi perhatian mereka. Ini dapat mencakup bidang yang luas — dari masalah kecil sehari-hari hingga keterwakilan karyawan di dewan direksi.

Konsultasi bersama adalah proses di mana manajemen dan pekerja saling berhadapan satu sama lain untuk menyelesaikan masalah bersama. Akan salah untuk melihatnya sebagai kesempatan untuk mengungkapkan keluhan individu.

iv. Komunikasi yang Ditujukan kepada Karyawan, Pemegang Saham, dan Publik :

Metode komunikasi publik digunakan untuk (a) Mengumumkan keputusan kebijakan apa pun kepada pekerja; atau (b) Memberikan kuliah kepada pekerja sebagai bagian dari Program Pendidikan Pegawai, atau (c) Memberitahu masyarakat umum tentang kebijakan dan program organisasi melalui konferensi pers.

Pedoman yang harus diikuti dalam Komunikasi Publik :

Pedoman berikut perlu diperhatikan untuk menggunakan sistem pengiriman publik untuk keuntungan yang baik:

(a) Pekerjaan Rumah yang Layak:

Sebelum membuat pengumuman kepada publik tentang keputusan kebijakan organisasi saat ini atau yang diusulkan, harus ada pengumpulan, kompilasi, dan pengaturan logis semua fakta dan informasi yang berkaitan dengan pengumuman tersebut. Presenter harus dapat menjawab pertanyaan apa pun yang timbul dari komunikasi, baik saat berbicara di konferensi pers atau menjawab SMS atau pertanyaan e-mail.

(B) Analisis Pemirsa:

Saat mempersiapkan pidato, pembicara harus mengingat hal-hal yang ingin atau tidak disukai audiens. Tujuannya adalah untuk diajak bicara, bukan untuk diajak bicara, kepada hadirin, berpikir seolah-olah mereka tidak mengerti apa-apa dan dapat dengan mudah dibawa naik. Dan tentu saja, tidak boleh ada pembicaraan di atas kepala mereka sehingga mereka tidak dapat membuat kepala atau ekor tentang apa yang dikomunikasikan kepada mereka.

Kelebihan:

(i) Melibatkan Sedikit Biaya dalam Hal Waktu dan Uang :

Komunikasi verbal tidak membutuhkan biaya banyak dalam hal waktu dan uang. Seseorang hanya perlu bertatap muka langsung dengan orang tersebut atau mengangkat telepon dan berbicara dengannya untuk menyampaikan ide dan perasaan seseorang.

(ii) Memberikan Sentuhan Pribadi :

Dalam komunikasi verbal, pengirim dan penerima pesan bertatap muka langsung, dengan saling mendengarkan di telepon. Dalam kontak tatap muka, orang merasa mudah untuk memahami dan menafsirkan pesan masing-masing dan meresponsnya. Dalam kasus apa pun, orang yang terlibat dalam komunikasi verbal dapat menyampaikan gagasan dan perasaan dan segera merespons satu sama lain.

Jika berbicara di telepon, seseorang dapat mengekspresikan dirinya dan merespons menilai pola pikir orang tersebut di ujung lainnya. Sebagai ilustrasi, seorang lansia terhubung dengan penjaga toko yang mengenalnya dengan baik. Ponsel ini diambil oleh putra penjaga toko yang telah melihat penelepon tetapi tidak cukup baik. Dia bertanya dengan suara lantang tentang identitas si penelepon, tetapi begitu si penelepon berbicara, suaranya segera melunak dan dia menyapa si penelepon dengan hormat.

(iii) Menciptakan Pemahaman yang Lebih Baik :

Dalam komunikasi verbal, reaksi dan respons dapat dengan mudah dipahami dan ditafsirkan. Demikian juga, pertanyaan, keraguan, atau kesalahpahaman dapat dijelaskan dengan mudah untuk saling memuaskan dari pihak terkait. Khusus untuk menyelesaikan konflik atau situasi krisis, tidak ada metode yang lebih baik selain berbicara langsung atau berbicara satu sama lain di telepon.

(iv) Penerimaan Lebih Baik terhadap Komunikasi Verbal :

Jika seorang pria tidak berbicara, wajahnya akan melakukannya. Dalam komunikasi verbal, komunikator dapat dengan mudah mengetahui pengaruh gagasan, saran atau instruksi yang dimilikinya terhadap orang yang menghadapnya. Menilai dari ekspresi atau respons wajahnya, ia dapat mengulangi kata-katanya untuk mendapatkan respons yang diinginkan. Jika di telepon, suara yang datang dari ujung lain akan memberikan indikasi yang cukup tentang penerimaan ide atau perintah yang dikomunikasikan.

(v) Mudah Mengubah atau Menyangkal Konten Komunikasi :

Karena sering tidak ada catatan komunikasi verbal, pengirim dan penerima selalu dapat melacak kembali pesan dan responsnya. Pengecualian adalah ketika penerima telah menginstal perekam elektronik ke teleponnya - ada penelitian serius yang dilakukan untuk memungkinkan pemanggil dan penerima untuk melihat satu sama lain di telepon mereka untuk berfungsi sebagai bukti bahwa mereka berbicara satu sama lain. Dengan tidak adanya catatan percakapan, penelepon dan penerima bebas untuk mengubah atau menolak komunikasi dan respons mereka.

Seperti Henry Fayal katakan, “Dalam berurusan dengan masalah bisnis atau memberikan pesanan yang membutuhkan penjelasan untuk diselesaikan, biasanya lebih mudah dan cepat untuk melakukannya secara lisan, daripada secara tertulis…. Jika memungkinkan, kontak harus verbal; ada keuntungan dalam kecepatan, kejelasan, dan harmoni. "

Kerugian :

(i) Jarak Fisik antara Para Pihak :

Menjadi sulit jika komunikator dan komunikasinya berada di tempat-tempat yang saling berjauhan. Tentu saja, percakapan telepon — yang juga merupakan bentuk komunikasi verbal — masih bisa dilakukan, tetapi itu tidak dapat dianggap sebagai alat yang andal. Dalam kasus apa pun, jika jarak antara kedua pihak cukup panjang bahkan melampaui jangkauan telepon, kemungkinan komunikasi verbal menjadi jauh.

(ii) Tidak Cocok Dalam Kasus Pesan dan Tanggapan yang Panjang dan Kompleks :

Jika sebuah pesan terlalu panjang, atau dimaksudkan untuk dikomunikasikan kepada sejumlah besar orang, komunikasi verbal mungkin tidak menghasilkan hasil yang diinginkan. Ada batasan berapa lama seseorang dapat berbicara atau mendengar. Tenggorokan pembicara bisa kering setelah beberapa waktu dan bahkan sering menghirup air mungkin tidak membantu memulihkannya. Mendengar bunyi dengung terlalu lama dapat mengaburkan pesan yang menarik dan penerima mungkin mengantuk.

(iii) Tidak Ada Catatan Resmi tentang Komunikasi untuk Referensi di Masa Depan :

Komunikasi verbal tidak cocok jika catatan perlu disimpan pesan. Misalnya, seseorang tidak dapat masuk ke dalam kontrak layanan, membuat pernyataan kebijakan atau melakukan pemesanan pembelian secara lisan. Setiap kata dari pesan tersebut, bahkan koma, mungkin memerlukan interpretasi nanti.

(iv) Terbuka untuk Membuat Kesalahpahaman Antar Pihak :

Jika pengirim tidak memiliki cukup pengetahuan tentang bahasa di mana ia berkomunikasi, ia dapat menggunakan kata-kata dan frasa yang kemudian dapat disalahpahami dan disalahtafsirkan. Apakah kita tidak sering mendengar para pemimpin menuduh bahwa pidato mereka salah kutip dan tidak sesuai konteks? Terlebih lagi, komunikasi verbal sering ditandai oleh respons dan reaksi instan yang sering disampaikan tanpa banyak memikirkan efek jangka panjangnya.

Metode # 2. Komunikasi Tertulis :

Komunikasi tertulis terdiri dari kata-kata, simbol, diagram, bagan, gambar, dll.

Dalam organisasi bisnis, mungkin dalam salah satu bentuk berikut:

(i) Pesanan :

Perintah tertulis dari seorang manajer kepada bawahannya adalah bagian dari proses arahan manajemen. Ini menunjukkan komunikasi ke bawah. Perintah dapat bersifat umum, spesifik atau pasti. Pesanan yang dikeluarkan oleh manajer puncak adalah tipe umum. Dalam kerangka perintah umum, manajer tingkat menengah menyiapkan pesanan khusus untuk pengiriman selanjutnya kepada pengawas yang bekerja di bawah mereka yang, di pihak mereka, membuat dan mengirimkan pesanan tertentu kepada bawahan mereka masing-masing.

Agar efektif, pesanan harus tepat sasaran dan lengkap dalam segala hal. Ini harus dengan jelas menunjukkan apa yang harus dilakukan, bagaimana harus dilakukan, di mana harus dilakukan, dan kapan dan oleh siapa itu harus dilakukan.

Sejauh mungkin, setelah mengkomunikasikan perintah, bawahan harus diminta untuk mengulanginya untuk memastikan bahwa ia telah memahaminya dengan benar.

(ii) Instruksi :

Fungsi manajemen arah memerlukan manajer untuk membimbing dan membantu bawahannya dalam melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya. Khususnya pada tingkat pengawasan di lantai toko, masalah instruksi yang jelas dan spesifik menjadi perlu untuk memastikan bahwa pekerja yang terlibat dalam kegiatan dasar melakukan tugas mereka sesuai dengan standar yang telah ditentukan.

(iii) Laporan :

Laporan berarti menceritakan atau menyampaikan informasi tentang suatu peristiwa setelah analisis yang tepat dan dengan saran tentang cara mengatasinya. Laporan dapat diklasifikasikan sebagai rutin atau ditugaskan, atau laporan tentang acara khusus.

Apa pun nomenklatur laporan, ia harus menyatakan pengamatannya dengan jelas dan dalam bahasa yang sederhana sehingga pembaca tidak perlu berkonsultasi dengan kamus atau ahli untuk memahaminya. Bila perlu, laporan harus memberikan informasi statistik dan tekstual serta referensi silang untuk memberikan otoritas kepada pengamatan dalam laporan.

(a) Laporan Rutin:

Itu disiapkan secara berkala dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Ini adalah sarana komunikasi yang teratur. Laporan tahunan tentang anggota staf, pengembalian bulanan produksi dan penjualan, laporan pembayaran luar biasa adalah beberapa contoh pelaporan rutin.

(B) Laporan yang ditugaskan:

Laporan sehubungan dengan hal-hal yang tidak rutin atau tidak biasa disebut laporan ditugaskan. Itu disampaikan oleh orang atau orang yang secara resmi menjadi anggota komite i. Orang yang ditunjuk untuk melaporkan masalah tertentu biasanya adalah pakar di bidangnya masing-masing. Contoh- Laporan tentang kelayakan finansial dari proyek tertentu; Luas dan penyebab ketidakdisiplinan di antara tenaga kerja, dll.

(C) Laporan sebagai Regards Acara Abnormal:

Kecelakaan di pabrik, kerusakan mesin utama, atau kehilangan aset akibat kekerasan oleh pekerja, masing-masing merupakan kejadian tidak normal. Jika manajemen menunjuk sebuah komite yang terdiri dari satu atau lebih orang untuk menyelidiki penyebab peristiwa semacam itu dan menyarankan cara-cara untuk mencegah terulangnya, temuan dan rekomendasi yang disampaikan oleh komite akan menjadi laporan kejadian abnormal.

Kelebihan :

Berikut ini adalah keunggulan utama komunikasi tertulis:

(i) Hanya Mode untuk Orang yang Dipisahkan oleh Jarak Geografis :

Jika pengirim dan penerima berada di tempat yang berbeda, dan tidak mungkin untuk mengkomunikasikan ide dan informasi di antara mereka di telepon, konferensi video, email, dll., Karena kurangnya konektivitas atau gangguan daya, komunikasi tertulis menjadi dikirim melalui pos kecepatan akan menjadi satu-satunya alat komunikasi.

(ii) Diperlukan dalam Kasus Pesan Panjang :

Dalam hal pesan atau responsnya panjang, hanya komunikasi tertulis yang akan menggabungkan seluruh masalah dan poin-poinnya yang lebih baik untuk dipahami sepenuhnya oleh penerima.

(iii) Memungkinkan Pemeliharaan Catatan Resmi untuk Penggunaan Masa Depan :

Jika subjek komunikasi penting dan karenanya harus disimpan sebagai catatan untuk masa depan, komunikasi harus dilakukan secara tertulis. Pengadilan tidak menerima pesan verbal yang direkam sebagai bukti — hanya catatan yang disimpan secara tertulis merupakan bukti yang dapat diterima bagi mereka.

(iv) Nilai Recall dan Referensi Besar :

Komunikasi tertulis dapat digunakan dan dirujuk untuk waktu tanpa angka dan ini tidak akan menghapus atau menghapus bagian dari itu. Jadi bisa berupa komunikasi verbal yang direkam tetapi penggunaan berulang dan referensi dapat menghapus atau mengubah bagian itu.

(v) Memungkinkan Penugasan Tugas dan Delegasi Wewenang yang Bermakna :

Penugasan tugas dan pendelegasian wewenang akan menjadi bermakna dan efektif hanya jika dikomunikasikan secara tertulis. Komunikasi verbal yang sama akan memberi orang alasan untuk mengurangi tingkat tugasnya dan meningkatkan ruang lingkup otoritas.

Kerugian :

(i) Kecenderungan untuk Meregangkan Konten Pesan :

Ketika seseorang meletakkan pena di atas kertas atau memiliki jari pada keyboard komputer, ia cenderung untuk terus dan terus. Dalam prosesnya, komunikasi menjadi terlalu panjang dan bertele-tele, bahkan terkadang kabur atau tidak ada poin utama yang ingin disampaikan. Baru-baru ini, Mahkamah Agung mengembalikan putusan ke Pengadilan Tinggi dengan arahan untuk membuatnya menjadi sederhana.

Ini dapat dimengerti karena penerima yang ditempatkan di tempat jauh perlu diberi pemahaman yang sempurna tentang pesan yang dikomunikasikan. Namun, dalam prosesnya, komunikasi menjadi terlalu panjang sehingga poin-poin utama yang ingin disampaikan dibayangi, atau bahkan sama sekali terlewatkan.

(ii) Kerahasiaan Kecil :

Sulit untuk menjaga kerahasiaan lengkap tentang komunikasi tertulis. Kadang-kadang jatuh ke tangan orang-orang yang dirahasiakan. Kebocoran Wiki adalah contoh bagaimana dokumen disimpan dalam kerahasiaan ekstrem dapat diretas dan diletakkan di domain publik.

(iii) Tidak Mungkin Untuk Mengubah atau Menarik :

Setelah komunikasi telah ditulis atau diketik dan ditransmisikan, menjadi tidak mungkin untuk mengoreksi kata atau frasa yang digunakan atau menariknya. Ini akan menjadi dokumen yang direkam untuk referensi oleh penerima.

Metode # 3. Komunikasi Gestural :

Komunikasi gestural adalah komunikasi non-verbal, non-vokal di mana komunikator membuat tindakan fisik yang terlihat untuk mengirimkan pesan sebagai pengganti mengkomunikasikannya dari mulut ke mulut. Terkadang, komunikasi gestural dapat menyertai komunikasi verbal.

Mengapa Komunikasi Gestural?

Komunikasi Gestural adalah pengakuan terhadap fakta bahwa kata-kata dalam bahasa apa pun tidak dapat sepenuhnya mengekspresikan semua ide, pikiran, perasaan dan emosi. Gerakan, apakah dengan cara melambaikan tangan, menggunakan jari, ekspresi wajah — memutar, mengecilkan atau melebarkan mata, mencibir bibir, mengembang atau mengecilkan hidung, menggulung lidah, dll — digunakan untuk memberi makna dan efek tambahan untuk komunikasi.

Gestures may assume many forms. The dress one wears, the scent one uses, expression on the face (smile, scowl, sneer, smirk), the food prepared by spouse—all convey feelings, emotions, ideas or thoughts. Observe a politician addressing a meeting.

He will wave hands, curl eyebrows and lips, and move eyes—gestures to add emphasis to the point he is making. If the boss shakes hands with a subordinate or pats him on the back in full view of his fellow workers, it will delight him immeasurably.

Facial Gestures :

Facial expression, like other bodily gestures, communicates a lot. A nod will indicate understanding, a frown or a wrinkle of the nose suggests a feeling of disgust or inability to understand the message. Emotions expressed through face convey many things – happiness, sadness, fear, anger, surprise, contempt, disgust, etc.

As far other gestures, rubbing of nose conveys rejection or doubt or an indication that the communicator is lying. Rubbing of eyes suggests doubt or disbelief. If the receiver has his head resting in his hands and with downcast eyes, it means expression of boredom and lack of interest in the message.

Communication through Body Postures :

There are certain body postures that, according to psychologists, suggest specific feelings and emotions. Thus, standing erect indicates self-confidence, and standing with hands on hips indicates readiness to act. Sitting cross-legged indicates disinterestedness or unwillingness.

Sitting with legs open indicates the person is relaxed and open to ideas. Arms crossed on the chest suggest a defensive posture; walking with hands thrust in pockets suggests sadness and misery. Hands covering indicate the person is thinking and evaluating the communication.

Hands clasped behind the back convey anger, frustration and apprehension. Rubbing hands suggests the person is anticipating something. Tapping and drumming fingers or rolling paperweight on the table indicates impatience. Patting or fondling of hair conveys lack of confidence; and nail biting—a feeling of insecurity or nervousness.

Gestural communication also adds effect to a written communication. In a typed letter let the manager write the name of his subordinate in his own hand and see how happy the subordinate feels.


Methods of Communication – Oral and Written Communication

1. Oral Communication:

An oral communication generally takes place when the audience is largely illiterate-when people are not able to read-when there is no possibility of written communication-when quick transfer of communication is wanted. This type of communication is direct between the supervisors and the workers and is often known as face-to-face communication.

It takes the following forms:

saya. Talks

ii. A public address

aku aku aku. Verbal discussions

iv. Telephonic talk

v. Speeches in audio-visual aids

vi. Speeches and orders

vii. Lectures

viii. Talk in social get-togethers and so on.

Audio-Visual Aids:

Films, movies, slides, tapes are played back to the workers in the audio-visual hall. Such audio visual aids have an obvious advantage of describing a company's range of operation and products effectively It is used to illustrate how financial and other decisions are made. It is used to explain work rules. This system of communication is very effective for the people who join the organisation fresh.

2. Written Communication:

A written communication is in the writing form and generally used when the audience is at a distance or when a permanency of record is required.

It is generally in the form of following.

saya. Instruksi

ii. Pesanan

aku aku aku. Rules and regulations

iv. Kebijakan

v. Procedures

vi. Poster

vii. Memos

viii. Reports and

ix. Information bulletin.

An organisation may use the following forms of written communication:

(i) Employees' Handbook

(ii) House Magazines and Newspapers

(iii) Financial Reports

(iv) Bulletin Boards

(v) Notice Boards

(vi) Suggestion System

saya. Employees' Handbook:

Many organisations publish illustrated handbooks, depicting cartoons, charts and photographs to give instructions to the employees. These are used to give introductions to newcomers.

These are used to provide the following information to all the employees:

saya. The general policies of the management

ii. The nature of the business of the company

aku aku aku. Company's sources of supplier

iv. Its customers

v. Its products

vi. The range of benefits and services available to its employees.

2. House Magazines and Newspapers:

Some companies maintain some employee magazines and journals. These are used to keep employees well informed of the development in the business and technology. These are used to make them acquainted with the personalities and activities of the organisation.

These are used to explain the policies of the management in easily understandable forms. House magazines contain news about personal and social items.

3. Financial Reports:

These describe the conduct of business, its expenses and profits, its income and distribution of that income. These reports are used to create understanding between the management and its employees.

These reports serve as a useful guide for the employees, the shareholders and the public to know the financial standing of the organisation.

4. Bulletin Boards:

Organisation keeps a bulletin board in attractive colors, types and formats. These boards contain someone's choice of cartoons from newspapers, photographs, important events of employees and other items of common interest. One bulletin board is used to display for 50 to 100 employees.

5. Notice Boards:

Notices are often pasted on the factory walls or gates or placed in glass covered notice boards, and these are displayed at appropriate places in the premises of an organisation (eg near the factory gates).

6. Suggestion Box:

The suggestion system is designed to get the co-operation of subordinates. It is used to effect improvements and eliminate waste. It gives way for a worker to communicate with management. Rewards are offered for suggestions, which increase productivity.

In some organisation, “suggestion boxes” are located at convenient places throughout the plant especially near the canteen or mess. This system is a boon for some people who want to post anonymous letters to top management.

Communication with Public and Government:

Organisations explain to the public about their various activities through advertisement, campaigns, meetings and conferences. Organisations also organise special groups to communicate with the government.

Characteristics of Effective Communication:

The effective communication has the following characteristics:

1. Complete Communication:

There are two persons necessary for complete communication ie, a sender and the receiver. Besides, the receiver should understand the message. For example, if a person shouts in a locked room without anybody present, at the top of his voice, he will communicate nothing. Here there is no complete communication.

2. Understanding in the Same Sense:

The receiver should understand the message in the same sense ie, in right direction. If he does not understand it, there will be no effective communication. For example, if a message is written in uncommon words, the receiver will not be able to understand it correctly.

3. Message to have Substance:

The receiver can take ideas, information or facts out of the message. It means, only related information is communicated to the concerned persons. If it is not done, the receiver will not evince any interest in receiving the message.

4. Communication may be Oral, Written or a Gestural:

Information may be communicated orally, in writing or through gestures. These three modes of communication have equal importance, so, the apt mode should be selected for effective communication. Rolling of eyes and movement of lips are some of the gestures used by the sender.

Communication may be Formal or Informal:

An information passed through proper channel is referred to as formal communication. For example, a manager informs the matter to the supervisor and in turn, the supervisor communicates the same message to the subordinates and vice versa.

If the messages are not passed through proper channels, they will be referred to as informal communication. These pieces of information are passed through personal contact. The sender communicates the information to other members of the organisation whenever he meets them.

6. Vital to Managerial Function:

Communication is not only necessary to the planning function of management but also necessary to organising, staffing, directing, controlling and decision-making. So, communication is vital to all the functions of management.

7. Continuous Process:

Communication is a regular process just like blood circulation in our body. Communication fulfills its purpose when the receiver understands the message.

8. Mutual Understanding:

Management can achieve its objectives with the help of group efforts. Group efforts are obtained through mutual understanding. Only communication facilitates mutual understanding.


Methods of Communication – With Advantages and Disadvantages

Communication, being the process of transmitting ideas, views, opinions and thoughts by sender to receiver, requires some mode or medium for such transmission. A mental conceptualisation of idea in the mind of sender, who desires to transfer it to receiver, needs to be converted into some physical transferable form. This form is known as medium or method of communication.

Primarily, there are two method s of communication:

A. Verbal communication.

B. Non-verbal (gestural) communication.

Method # 1. Verbal Communication:

Verbal communication is a medium used for transmission of information, views and ideas through use of words. That is to say wherever words are used, spoken or written, for the purpose of conveying something it is known as verbal communication.

Verbal communication may be of two types:

1. Oral communication

2. Written communication

1. Oral Communication:

Oral communication is a medium used for transmission of information, views and ideas through use of spoken words. It involves individuals conversing with each other either face-to-face or through some electronic or other channel. Oral communication is normally adopted as a medium to communicate when one intends to communicate instantly and want to build a personal rapport.

Oral messages are temporary in nature as it is difficult to retain them for the future, although with modern electronic devices, now even oral communications can be recorded and saved. The effectiveness of oral communication is influenced by pitch, voice modulation, clarity, volume and speed of spoken words.

Various channels through which oral communication can be initiated are as follows:

saya. Face-to-face conversation

ii. Telephonic conversation

aku aku aku. Lectures

iv. Meetings

v. Interviews

vi. Seminars and conferences, and

vii. Video conferencing.

Advantages:

saya. Speedy communication – When rapid and instant decisions are to be taken, oral communication is best.

ii. Flexibility – Oral communication is flexible enough as its content can be adjusted and modified according to situation, time frame and listener profile.

aku aku aku. Quick feedback and response – Oral communication enables the speaker to seek and gather immediate response and feedback from the recipient. Queries, doubt, clarifications, comments, etc., can be given instantaneously.

iv. Economical – Main resource used for oral communication is the spoken words, thus it is economical in terms of saving expenditure on stationary and other resources.

v. Advantageous for large groups – Whenever some common message is to be conveyed to large group of people, then oral communication is the best option as it is fast, personal and direct.

vi. Personalised touch – The most significant advantage of oral communication is that it attaches personalised touch to the message. With changes in voice modulation and volume, sender may bring variations in message according to individuals. For example, a simple sentence – 'What are you doing?' may be spoken with different modulations for different people.

vii. Effective for all – Oral communication is generally speaking a valid mode for all types of listeners, irrespective of their literacy level and capacity to read.

Disadvantages:

saya. No validity – Oral communication, if not recorded or retained, does not carry any validity or authenticity. One may always deny from the content of oral communication for want of evidence.

ii. Physical distance – If sender and receiver are distantly placed without any facility of mechanical device, oral communication in such situations is not possible.

aku aku aku. Scope of misinterpretation – In oral communication, scope of misinterpretation of message is high. This may be due to inattentiveness of receiver, ambiguous speech of speaker or poor verbal ability of speaker.

iv. Unsuitable for lengthy messages – Oral communication is not a correct mode of communication when message to be transmitted is very large. In oral transmission, retention is less and there is a possibility of missing on some vital points.

v. Problems in accountability fixation – With oral communication, keeping of documentary proof of the message is not always possible. Even a recorded audio may not suffice as evidence. Thus, if something goes wrong, it is difficult to fix responsibility and hold somebody accountable on the basis of oral communication.

vi. Repetitive viewing not possible – Oral messages cannot be revisited again for the purpose of future analysis or reference. Where the nature of message is repetitive in nature and do not require any additional input, oral communication may prove to be time-consuming and burdensome.

2. Written Communication:

Written communication may be defined as a medium for transmitting information and messages with the usage of words written (or typed). Written form of communication may either be in physical form, ie, on paper or may be in electronic form, ie, e-mails, soft copies on computer, phone messages, etc. Organisations, being formal structures, follow written mode of communication very comprehensively and hence written communication is also termed as business communication.

Some of the various forms of written communication that are used in organisations are:

saya. Postal Letters

ii. Laporan

aku aku aku. Jurnal

iv. Catatan

v. E-mails

vi. Magazines

vii. Brochures

viii. Websites

ix. Information booklets

x. Forms.

Advantages:

saya. Permanent record – Written communication can be retained as records for future reference. Such communication being permanent and available for future reference, decisions based on them are more rational as one can review them in detail.

ii. Clarity in presentation – Wherever one intends to transfer numerical data, written communication is the best mode. It not only presents numerical data in systematic manner, but also complex data having diagrammatic presentation is also captured very effectively.

aku aku aku. Reduces possibility of alteration – Once written information is documented and sent to the recipient, there is negligible chance that it can be altered and thus it also adds on to the authenticity and reliability of such information.

iv. Useful for repetitive communications – Where nature of communication is repetitive in nature, written communication is the most appropriate mode as once designed it can be used again and again with minimal changes. It saves a lot of time, effort and energy.

v. Accountability – Written documents usually carry the name of the sender and are signed. Therefore, such documents attach responsibility of the content on the person sending it.

vi. Effective communication – Message to be sent in written form need not be delivered at the spur of the moment. Instead they can be revised and well edited to be shaped to the maximum effect. Such messages are, therefore, more dependable and reliable.

Disadvantages:

The limitations and disadvantages of written communication are given below:

saya. Expensive – Written communication makes use of relatively more resources as compared to oral communication. Moreover, for short information transmission to limited people at short distances, written mode may prove to be very expensive.

ii. Time-consuming – Written communication eats up a lot of time both at the time of drafting the message and for its transmission. On receiving, if there are some clarifications and queries, they are again written back which are answered back and so on causing a delayed communication process.

aku aku aku. Limited applicability – Written communication has a limited applicability for those who are literate. For people who cannot read and write, possibility of written mode of communication is totally ruled out.

iv. Inflexible – Written documents once transmitted cannot be amended and altered. Even for the slightest mistakes, either it has to be redrafted or kept unaltered making it inflexible.

v. Lack of personal touch – Written mode of communication is very formal and impersonal in nature. Through written mode, one cannot express the intensity of feelings which otherwise would have been possible through words or gestures.

vi. Lack of secrecy – Written documents, being in black and' white and stored for future reference, are always subject to the possibility of being leaked or stolen by somebody.

vii. Delay in feedback – Unlike oral communication, where queries, clarifications and comments move instantaneously from receiver, in written communication, there is a time gap between sending and receiving of message. Moreover, feedback and response also being in written form again takes time and cause delay.

Method # 2. Non-Verbal Communication:

There is a proverb saying, “Actions speaks louder than words”. This is the basis of non-verbal communication. Non-verbal communication may be defined as medium of transmitting information without the use of words. In other words, it encompasses all such forms of communicating which we cannot read or write.

Normally, non-verbal communication is used to enhance the effectiveness of oral communication. However, there might be situations where non-verbal communication is used in isolation (although very rare). This mode of communication is very helpful in expressing feelings, concern, emotions, gratitude and also where there is absence of common language.

Various ways of expressing through non-verbal communication are:

1. Gestures

2. Facial expressions

3. Touch

4. Attire

5. Body posture

Advantages:

saya. Easy Presentation:

Information can be easily transmitted through non-verbal mode as no expertise skill is required in preparation and at times, it is extempore such as – a handshake or pat on the back.

ii. Good Substitution:

Non-verbal communication may prove to be a very useful substitution for oral or written communication in situations where either verbal communication is not possible or where it is disturbed or blocked through noise or interruption. For example, in examination hall, asking time by putting finger on wrist or nodding for saying yes.

aku aku aku. Combats Linguistic Barrier:

Wherever sender and receiver of information do not share a common language, non-verbal communication is the most effective communication. It enables to communicate through gestures and symbols.

iv. Complements Oral Communication:

Certain gestures and body postures, when used, adds on to the meaning of oral communication. With non-verbal communication, oral communication may become more assertive and impactful. For example, while appreciating an employee, complementing it with clapping will create greater impact.

v. Useful for Illiterate People:

Use of gestures, facial expressions, eye contact, and proximity, touching, etc., without using any spoken or written words to communicate is very much helpful for illiterate people.

vi. Instant Impact:

Non-verbal expressions have an immediate impact as the receivers perceive them quickly and instantly. For example, showing a flag to make people gather at a place is more effective than shouting. This quality of being speedy in conveyance and response makes non-verbal methods extremely useful and imperative in many situations. For example, ringing of a bell at different time slots indicating change of class in colleges or schools has no verbal alternative.

vii. Indicator of Belongingness:

Non-verbal communication may also be used to assign or mark the identity of some people or they being belonging to a particular group. For example, wearing a cap to show belongingness to a particular party, wearing a dress of particular colour, air hostesses have a specific attire, etc.

Disadvantages:

saya. Differences in Non-Verbal Cues across Culture:

Non-verbal cues are subject to different interpretations in a multicultural set-up. For example, in a particular culture wearing white may be considered as auspicious whereas in another it may be an indication of grief. These differences lead to misunderstanding and confusion.

ii. Loses Effect after Occurrence:

No doubt, non-verbal communication has a very strong instant and speedy effect but it lacks the power of retention as it cannot be read or heard repeatedly. In some case, it cannot produce any effect at all. For example, a gesture may go unnoticed.

aku aku aku. Absence of Permanent Record:

Non-verbal communication cannot be retained as a permanent record. Being a non-word based communication, this mode is subject to be forgotten very easily on the grounds of “out of sight, out of mind' and thus, is not authentic method.

iv. Possibility of Distortion of Message:

Possibility of distortion of message in non-verbal communication is very high because non-verbal expressions varies across countries, cultures, religions and even varies from person to person. Thus, the meaning of a message may be wrongly interpreted leading to ineffective communication.

v. Vague and Imprecise:

There is no ready reckoner or a dictionary which would help to decode the meaning of non-verbal cues and give them some common interpretation. This makes non-verbal communication quite vague and imprecise.


 

Tinggalkan Komentar Anda