Pentingnya Perencanaan dalam Manajemen

Semua yang perlu Anda ketahui tentang pentingnya perencanaan. Perencanaan adalah fungsi manajemen yang penting dan mendasar.

Prosedur tertib dimungkinkan melalui perencanaan. Perencanaan menyatakan cara melalui mana tujuan tercapai dan mengantisipasi kegiatan jauh hari sebelumnya yaitu perencanaan harus dilakukan sebelum melakukan.

Menurut George R. Terry, “Perencanaan adalah dasar dari fungsi-fungsi manajemen fundamental lainnya yang mengatur, menggerakkan, dan mengendalikan. Tanpa kegiatan yang ditentukan oleh perencanaan, tidak akan ada yang bisa diatur, tidak ada yang digerakkan, dan tidak perlu dikontrol. Sudut pandang ini menekankan pentingnya perencanaan dalam proses manajemen. "

Pelajari tentang pentingnya perencanaan di bidang bisnis perusahaan, organisasi, dan manajemen.


Pentingnya dan Signifikansi Perencanaan dalam Bisnis, Organisasi dan Manajemen

Pentingnya Perencanaan - Di Bidang Manajemen

Pentingnya perencanaan dapat digarisbawahi dengan membahas tentang manfaat yang ditimbulkannya dan jenis masalah yang mungkin muncul ketika tidak ada. Perencanaan memiliki banyak alasan yang mendukung kegunaan dan kepentingannya dalam bidang manajemen.

Pentingnya # 1. Menetapkan Prioritas Akhir Tujuan :

Alat bantu perencanaan dalam menetapkan tujuan dan prioritas bagi para manajer. Drucker (1954) dalam teorinya tentang MBO merekomendasikan bahwa setiap manajer harus diberikan tujuan yang jelas untuk dicapai. Perencanaan strategis menghasilkan penetapan tujuan strategis, yang bermuara pada tujuan taktis dan selanjutnya meresap ke bawah untuk membantu dalam perencanaan operasional. Dengan demikian, alat bantu perencanaan dalam menetapkan tujuan-tujuan ini untuk semua manajer dalam organisasi dan karenanya, memandu para manajer untuk fokus pada tujuan yang ingin dicapai.

Dalam skenario praktis, manajer dibanjiri berbagai kegiatan setiap hari. Mungkin tidak layak bagi mereka untuk mencurahkan perhatian yang sama untuk semua kegiatan yang dipaksakan pada mereka. Ini mengarahkan mereka untuk berpikir secara rasional dan menetapkan prioritas untuk kegiatan-kegiatan ini dalam urutan kepentingan atau "nilai tambah" yang terkait dengannya dalam pencapaian tujuan yang ditetapkan untuk mereka. Beberapa kegiatan mungkin terdorong ke kerangka waktu di masa depan atau mungkin didelegasikan kepada bawahan jika dianggap kurang bernilai tambah bagi manajer yang bersangkutan (dan tujuannya).

Pentingnya # 2. Kredibilitas dan Kepercayaan Akhir dari Stakeholder :

Perencanaan memang meningkatkan kredibilitas dan kepercayaan dengan para pemangku kepentingan suatu organisasi. Stakeholder adalah orang-orang yang terkena dampak langsung oleh kegiatan organisasi termasuk pemegang saham, karyawan, vendor, pelanggan / klien, dll. Mereka perlu sering diyakinkan oleh para manajer tentang manfaat dari tindakan penting yang diambil oleh mereka yang dapat berdampak langsung kepada para pemangku kepentingan.

Selalu lebih mudah bagi manajer untuk membuat para pemangku kepentingan percaya dengan berbagi, rencana rumit dan formal yang dibuat oleh mereka terkait dengan tindakan penting di masa depan tersebut. Sebagai contoh, dikatakan bahwa Tata gagal mengkomunikasikan rencana sosial dan rehabilitasi yang dibuat oleh mereka untuk para petani yang dipindahkan di Singur (Benggala Barat) untuk fasilitas mobil Nano yang sebelumnya direncanakan di sana (sebelum relokasi yang sama terpaksa ke Sanand di Gujarat). oleh petani agitasi di Singur).

Pentingnya # 3. Membangun Konsensus :

Perencanaan membantu dalam membangun konsensus dalam organisasi dengan menyediakan platform bersama untuk menetapkan tujuan bagi semua manajer. Tujuan tingkat yang lebih tinggi sebagai tujuan secara langsung terkait dengan tujuan tingkat yang lebih rendah sebagai sarana untuk pencapaiannya, sehingga menciptakan rantai tujuan atau hierarki tujuan. Dengan demikian, semua orang secara langsung atau tidak langsung berusaha untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan (dan tujuan-tujuannya) dengan demikian berfungsi sebagai satu utas (tujuan) yang mengikat seluruh organisasi.

Pentingnya # 4. Pengaturan dan Mengelola Ekspektasi :

Perencanaan juga berguna dalam menetapkan dan mengelola harapan secara realistis. Tujuan yang ditetapkan untuk setiap manajer menginformasikan kepadanya tentang harapan organisasi darinya. Saat menetapkan tujuan, harapan manajer juga harus diperhitungkan untuk menciptakan sinergi antara tujuan / sasaran organisasi (strategis atau taktis) dan tujuan individu.

Pentingnya # 5. Alokasi Sumber Daya :

Perencanaan menghasilkan alokasi sumber daya yang optimal. Perencanaan membantu mengalokasikan sumber daya terbatas seperti staf, bahan, dan waktu secara teratur dan sistematis ke dalam berbagai jenis kegiatan. Dengan tidak adanya perencanaan, ada kemungkinan peningkatan banyak sumber daya menjadi lebih dialokasikan sementara sumber daya lainnya tetap menganggur, sehingga mengakibatkan pemborosan sumber daya organisasi.

Pentingnya # 6. Kerangka untuk Pengambilan Keputusan :

Perencanaan menyediakan kerangka kerja untuk pengambilan keputusan. Dalam pelaksanaan berbagai kegiatan, manajer harus sering mengambil keputusan. Keputusan semacam itu jauh lebih mudah untuk diambil dan lebih rentan terhadap kesalahan jika didukung oleh perencanaan yang baik yang dilakukan sebelumnya.

Dengan demikian, rencana yang dikembangkan dengan baik yang dibuat di masa lalu memandu seorang manajer dalam mengambil keputusan yang sesuai jika terjadi masalah yang tidak terduga yang terjadi selama implementasi beberapa tindakan. Perencanaan membantu pembuat keputusan dengan memberikan pedoman dan tujuan untuk keputusan di masa depan. Perencanaan dapat membantu memastikan bahwa serangkaian tindakan yang koheren diimplementasikan yang konsisten dengan nilai-nilai dan prioritas pembuat keputusan.

Pentingnya # 7. Tantangan Saat Ini dan Masalah Masa Depan :

Perencanaan membutuhkan manajer untuk berpikir kritis tentang kegiatan yang direncanakan untuk menyelesaikan tantangan saat ini sambil menghindari masalah di masa depan. Pendekatan proaktif ini membantu dalam mengatasi tidak hanya tantangan saat ini tetapi juga mendorong para manajer untuk mencari tahu kemungkinan rintangan di masa depan dan cara-cara menghindari hal yang sama.

Pentingnya # 8. Koordinasi :

Perencanaan meningkatkan koordinasi secara besar-besaran. Menurut Drucker (1954), tujuan yang ditetapkan untuk setiap manajer harus menentukan output kinerja apa yang diharapkan dihasilkan oleh unit manajerial manajer itu sendiri, bagaimana unitnya dapat membantu unit manajerial lain dalam mencapai tujuan mereka, dan yang terakhir tetapi tidak sedikit, apa yang dapat membantu manajer dari unit lain dalam mencapai tujuannya sendiri.

Singkatnya, penekanan dari awal harus pada kerja tim dan hasil tim. Dengan demikian, proses perencanaan yang dimulai dari menetapkan tujuan meningkatkan persahabatan dan rasa kerja tim.

Pentingnya # 9. Manajemen Waktu :

Alat bantu perencanaan dalam mengatur waktu secara efektif di pihak manajer. Waktu mungkin merupakan sumber daya terpenting bagi para manajer, yang dikonsumsi dengan kecepatan konstan. Pemanfaatan waktu yang tepat oleh para manajer dalam kegiatan-kegiatan bernilai tambah tentu saja paling diinginkan. Ini hanya mungkin ketika manajer merencanakan-kegiatan hari mereka dengan mengurutkan tugas-tugas dengan prioritas lebih tinggi sambil mendorong tugas-tugas prioritas rendah ke bawahan atau periode waktu mendatang.

Pentingnya # 10. Mekanisme Kontrol :

Terakhir, perencanaan memfasilitasi mekanisme kontrol. Perencanaan membantu manajer melakukan kontrol yang lebih besar dalam suatu situasi, menetapkan tujuan secara proaktif dan mempertimbangkan kemungkinan. Perencanaan dapat membantu mengukur sasaran dan membangun cara mengukur kesuksesan.

Lingkaran umpan balik (suatu bentuk mekanisme kontrol) bertindak sebagai sarana untuk mengevaluasi kinerja aktual terhadap kinerja yang direncanakan dari suatu produk atau layanan yang dihasilkan oleh organisasi. Perencanaan dan kontrol secara tepat dikatakan sebagai kembar siam manajemen.


Pentingnya Perencanaan - Dalam Perusahaan Bisnis

1. Merawat Aktivitas Masa Depan:

Perencanaan didasarkan pada perkiraan tentang masa depan. Selain menilai masa depan, itu membuat ketentuan untuk kontinjensi. Dengan demikian peramalan mengurangi ketidakpastian dan risiko yang timbul dalam bisnis. Bahkan jika ketidakpastian terjadi, bisnis ini siap untuk memenuhi kemungkinan yang berhasil. Dengan kata lain, perusahaan bisnis yang sudah diperingatkan sebelumnya dipersiapkan.

2. Arahan ke Karyawan:

Tujuan yang ditetapkan dalam proses perencanaan membantu karyawan untuk mengetahui apa yang seharusnya mereka capai; jam berapa; berapa biayanya dan melalui proses apa. Dengan demikian kejelasan dalam tujuan karyawan menginspirasi mereka untuk berkontribusi secara produktif menuju pencapaian tujuan. Dengan tidak adanya perencanaan yang jelas, karyawan akan membuang-buang waktu dan energi mereka untuk pengejaran yang tidak produktif dalam organisasi.

3. Memfasilitasi Kontrol:

Fungsi kontrol mengandaikan adanya fungsi perencanaan. Itu tidak dapat dilakukan tanpa perencanaan. Tujuan yang ditetapkan dalam proses perencanaan mewakili standar kinerja yang merupakan inti dari fungsi kontrol. Dengan demikian penilaian kinerja yang dilakukan melalui fungsi kontrol beroperasi pada titik tumpu dari tujuan yang ditetapkan di bawah fungsi perencanaan. Dengan demikian fungsi perencanaan adalah benih untuk fungsi kontrol.

4. Memfasilitasi Koordinasi:

Tujuan, kebijakan, dan program dari berbagai departemen / divisi / segmen ditetapkan dalam proses perencanaan. Setiap segmen pada gilirannya menetapkan tujuan yang ingin dicapai oleh masing-masing individu yang bekerja di sana. Ketika semua departemen berusaha untuk mencapai tujuan masing-masing dalam waktu yang ditentukan, tujuan keseluruhan perusahaan tercapai. Dengan demikian rencana berfungsi sebagai dasar untuk integrasi teratur dari kontribusi berbagai segmen. Kalau tidak, fungsi koordinasi tidak dapat dilakukan.

5. Pemanfaatan Sumber Daya yang Efektif:

Setiap individu dan departemen diketahui melalui penetapan tujuan dalam proses perencanaan apa yang seharusnya dicapai dalam suatu timeline menggunakan sumber daya sesuai perintahnya. Oleh karena itu tidak ada ruang untuk pemborosan sumber daya dalam organisasi berjalan pada jalur yang direncanakan dengan jelas.

Selain itu ada pemanfaatan sumber daya yang optimal di sana. Berbagai bentuk rencana seperti kebijakan, prosedur, program, strategi anggaran dan sebagainya meminimalkan pemborosan sumber daya hingga tingkat yang dapat diabaikan. Jadi tanpa proses perencanaan, pemanfaatan sumber daya secara efektif tidak perlu dipertanyakan.

6. Memupuk Kreativitas:

Perencanaan adalah latihan intelektual. Ini melibatkan mengantisipasi masa depan, menentukan tujuan, memilih tindakan terbaik untuk mencapai hasil yang diinginkan, dll. Ini memberikan banyak peluang bagi perencana untuk berpikir di luar kotak dan memikirkan kembali tindakan yang ada. Dengan demikian setiap kegiatan dalam proses perencanaan menantang para perencana.

Akibatnya, produk baru atau proses meningkatkan versi produk yang ada atau peluang baru diidentifikasi. Strategi dibingkai untuk memenuhi kemungkinan yang kemungkinan muncul dari rencana yang dibuat. Semua ini memberikan makanan untuk dorongan kreatif perencana.

7. Respon terhadap Lingkungan yang Selalu Berubah:

Manajemen perubahan didasarkan pada perencanaan. Perencanaan memungkinkan manajemen untuk mengikuti perkembangan terbaru yang kemungkinan akan mempengaruhi masa depan dan mengambil tindakan yang tepat dan tepat waktu untuk menghadapinya. Tidak ada organisasi yang dapat mengatasi konsekuensi yang berasal dari masa depan yang tidak pasti tanpa rencana darurat yang tepat. Dengan demikian perencanaan memperkuat kemampuan organisasi, untuk menghadapi lingkungan yang berubah dengan cepat.

8. Meningkatkan Efisiensi Keseluruhan:

Pemanfaatan sumber daya yang tepat, upaya bersama dan terarah dari aset manusia, kapasitas yang lebih tinggi untuk menghadapi perubahan yang muncul dari lingkungan yang dinamis, kerja sama karyawan, pemilihan alternatif terbaik dan sebagainya yang merupakan hasil yang bermanfaat dari perencanaan memberdayakan organisasi untuk menjadi efisien dalam semua aspek fungsionalnya.

9. Pemenang Kerja Sama Karyawan:

Setiap dan setiap karyawan dalam lingkungan kerja yang terencana mengetahui pekerjaan yang harus dilakukan, dan batas waktu di mana pekerjaan itu akan dilakukan. Selain itu, perencanaan memfasilitasi pendelegasian wewenang yang efektif untuk bertindak, menghilangkan kesenjangan komunikasi dan mengamankan kerja sama pengusaha. Ini menanamkan rasa keterlibatan, komitmen, dan semangat tim kepada karyawan.

10. Memungkinkan untuk Memenuhi Kompetisi:

Perencanaan memberdayakan suatu perusahaan untuk melindungi dirinya dari persaingan yang ketat. Peramalan cerdas tren pasar, penetapan harga strategis, distribusi dan promosi, perencanaan produk yang efektif dan sebagainya membantu perusahaan untuk memenuhi dan mengalahkan pesaing.


Pentingnya Perencanaan

1. Tujuan Yang Jelas, Spesifik, dan Dapat Dicapai:

Perencanaan memastikan implementasi rencana dan arahan upaya yang efektif. Seringkali tujuan dan sasarannya tidak spesifik. Akibatnya, kegiatan aktual yang dilakukan menyimpang dari jalur yang diinginkan yang mengarah pada pemborosan upaya dan inefisiensi. Sebelum rencana dibuat, penting bahwa tujuan atau sasaran yang ingin dicapai harus didefinisikan dengan jelas. Latihan perencanaan membuat tujuan menjadi jelas dan spesifik karena dimulai dengan penentuan tujuan dan dengan demikian, membantu dalam pencapaian tujuan organisasi.

2. Kegiatan Bermakna:

Dalam proses perencanaan, tindakan menjadi bermakna dalam arti bahwa karyawan dan manajer tahu bagaimana aktivitas mereka berhubungan dengan tujuan organisasi. Kekhawatiran utama dari kegiatan mereka sendiri adalah sehubungan dengan kegiatan lain. Setiap orang sadar akan bantuannya sendiri menuju pencapaian tujuan organisasi. Ini bertindak sebagai kekuatan yang memotivasi, mendorong karyawan untuk bekerja lebih keras.

3. Mengurangi Risiko Ketidakpastian:

Dengan perencanaan yang tepat, manajer membuat ketentuan untuk ketidakpastian yang membantu mengurangi risiko ketidakpastian. Ini termasuk mengintip ke masa depan untuk memprediksi ketidakpastian.

4. Memastikan Koordinasi dan Kerjasama:

Perencanaan membantu dalam koordinasi berbagai kegiatan, departemen dan kelompok. Rencana telah ditetapkan sebelumnya bahwa apa yang harus dilakukan, oleh siapa dan kapan. Program kegiatan yang direncanakan berfungsi sebagai dasar untuk menyelaraskan upaya berbagai divisi, departemen, dan orang-orang.

Perencanaan membantu manajemen untuk memotivasi individu untuk mencapai tujuan atau sasaran bersama. Perencanaan memberikan tujuan yang jelas, kesatuan arah, kebijakan, prosedur, dan program yang dipublikasikan dengan baik. Semua ini membantu untuk mendapatkan kerja sama dan koordinasi penuh, yang akibatnya menghindari duplikasi pekerjaan dan konflik antar departemen.

5. Memfasilitasi Pengambilan Keputusan:

Perencanaan pada dasarnya melibatkan identifikasi berbagai tindakan alternatif, mengevaluasinya dan memilih alternatif terbaik. Perencanaan memfasilitasi proses ini. Tanpa perencanaan, keputusan dapat mengarah pada hasil yang tidak diinginkan dan akan mengarahkan kegiatan ke arah tujuan yang tidak pasti.

6. Meningkatkan Kreativitas:

Pemikiran kreatif dan inovasi metode operasi baru, selain mengembangkan ide-ide baru yang mengarah pada pertumbuhan dan kemakmuran bisnis. Dalam proses perencanaan, manajer memiliki peluang untuk menyarankan cara dan sarana untuk meningkatkan kinerja mereka dan mencapai target yang lebih tinggi. Ada tantangan di hadapan manajemen tidak hanya untuk memecahkan masalah di masa depan tetapi juga untuk mengambil keuntungan maksimum dari kondisi yang menguntungkan.

7. Dasar Kontrol:

Jika tidak ada perencanaan, tidak ada kontrol karena evaluasi kinerja terhadap tujuan yang telah ditentukan adalah basis kontrol. Perencanaan menyediakan standar untuk membandingkan pencapaian yang sebenarnya. Penyimpangan hasil aktual dari standar menunjukkan sifat tindakan korektif yang diperlukan. Oleh karena itu, perencanaan dapat dikatakan untuk memberikan dasar kendali dengan kinerja standar.

8. Perencanaan mengarah ke Ekonomi dan Efisiensi:

Rencana dan program menunjukkan dengan tepat bagaimana berbagai tugas harus digunakan untuk tujuan tersebut. Ketersediaan informasi lanjutan tentang hal-hal tersebut, mengarah pada ekonomi.

9. Memastikan Pemanfaatan Sumber Daya Yang Lebih Baik:

Perencanaan memutuskan apa yang harus diproduksi dan bagaimana menghasilkan. Karena itu ada kemungkinan memanfaatkan sumber daya secara efektif.

10. Memotivasi Karyawan:

Rencana yang baik mendorong karyawan suatu organisasi dan memberi mereka rasa partisipasi yang efektif. Perencanaan memperjelas karyawan mengenai apa yang ingin dicapai organisasi dan memotivasi karyawan untuk membantu organisasi dalam mencapainya.

11. Mengembangkan Rasionalitas di antara Eksekutif Manajemen:

Eksekutif manajemen menempatkan pemikiran mereka dalam bentuk cetak biru. Pemikiran disiplin eksekutif manajemen diarahkan melalui perencanaan formal. Dengan cara ini, perencanaan membawa pemikiran rasional dan pendekatan di antara eksekutif manajemen.

12. Mencegah Penghakiman Tergesa-gesa:

Kita dapat menganalisis masalah melalui rencana dan mempertimbangkan alternatifnya, sebelum mengambil keputusan yang tepat. Dimungkinkan untuk merencanakan di muka untuk apa yang akan dilakukan dan bagaimana itu akan dilakukan. Proses ini menghindari penilaian tergesa-gesa.

13. Mempromosikan Pertumbuhan dan Peningkatan:

Perencanaan menetapkan standar untuk mengendalikan tujuan. Jadi, kegiatan yang sia-sia dan tanpa tujuan dihindari. Perencanaan membantu dalam pertumbuhan dan peningkatan individu dan organisasi.

14. Meningkatkan Kekuatan Kompetitif:

Kekuatan kompetitif ditingkatkan dengan lini produk baru, perubahan kualitas dan ukuran produk, perluasan kapasitas pabrik, dan perubahan metode kerja. Ini karena perencanaan membantu karyawan untuk menghindari upaya yang tidak perlu dan mengurangi pemborosan. Apa yang harus dilakukan, bagaimana dan kapan ditentukan dalam rencana. Oleh karena itu, tidak ada ruang untuk menggunakan metode coba-coba. Ini juga mengarah pada efisiensi operasi. Akhirnya, kekuatan kompetitif yang meningkat diperoleh melalui perencanaan dan motif yang bertujuan.


Pentingnya Perencanaan - Dengan Alasan

Perencanaan adalah fungsi manajemen yang penting dan mendasar. Prosedur tertib dimungkinkan melalui perencanaan. Perencanaan menyatakan cara melalui mana tujuan tercapai dan mengantisipasi kegiatan jauh hari sebelumnya yaitu perencanaan harus dilakukan sebelum melakukan.

Menurut George R. Terry, “Perencanaan adalah dasar dari fungsi-fungsi manajemen fundamental lainnya yang mengatur, menggerakkan, dan mengendalikan. Tanpa kegiatan yang ditentukan oleh perencanaan, tidak akan ada yang bisa diatur, tidak ada yang digerakkan, dan tidak perlu dikontrol. Sudut pandang ini menekankan pentingnya perencanaan dalam proses manajemen. "

Perencanaan yang rusak dan perencanaan yang tidak memadai menyebabkan kegagalan organisasi. Semua orang tahu bahwa tidak ada kegiatan yang dapat dilakukan dalam suatu organisasi tanpa perencanaan. Perencanaan yang tepat mengoordinasi kegiatan berbagai bagian orang yang bekerja di suatu organisasi. Menurut Earnest C. Miller, “Perencanaan manajerial berupaya mencapai struktur operasi yang konsisten dan terkoordinasi yang berfokus pada tujuan yang diinginkan. Tanpa rencana, tindakan harus menjadi aktivitas acak, tidak menghasilkan apa-apa selain kekacauan. ”

Unit bisnis harus bekerja dalam kondisi yang tidak pasti dan terus berubah. Sangat sulit untuk melanjutkan bisnis dalam situasi seperti itu. Perencanaan yang efektif dapat mengantisipasi peristiwa yang tidak pasti dan membantu mempersiapkan tenaga kerja untuk memenuhi situasi untuk bertahan hidup. George R. Terry dengan tepat mengatakan bahwa, "Perencanaan adalah dasar dari tindakan paling sukses dari perusahaan mana pun."

Perencanaan membantu pengusaha mendapatkan kesuksesan awal. Sukses tanpa perencanaan hampir tidak mungkin dalam bisnis.

Jadi, fungsi perencanaan sangat penting karena alasan berikut:

1. Untuk Mengelola berdasarkan Tujuan:

Semua kegiatan organisasi dirancang untuk mencapai tujuan berbingkai. Namun, perencanaan membuat organisasi fokus pada tujuan pencapaian awal.

2. Konversi Ketidakpastian menjadi Kepastian:

Masa depan penuh dengan ketidakpastian. Ketidakpastian ini dapat diprediksi melalui perkiraan. Kemudian, perencanaan menyediakan ketentuan yang diperlukan untuk menghadapi ketidakpastian. Selain itu, perencanaan mengevaluasi tindakan alternatif untuk pertumbuhan dan kesejahteraan organisasi yang berkelanjutan.

3. Ekonomi dalam Operasi:

Perencanaan memilih salah satu dari alternatif yang tersedia yang akan membantu menghasilkan hasil terbaik dengan biaya minimum.

4. Bantuan dalam Koordinasi:

Koordinasi tersebut diperoleh oleh manajemen melalui perencanaan, kebijakan, program, dan prosedur yang dipublikasikan dengan baik. Jadi, perencanaan juga membantu manajemen mendapatkan koordinasi. Menurut Koontz dan O'Donnell, "Rencana adalah program yang dipilih di mana manajemen ingin mengkoordinasikan aksi kelompok."

5. Menangani Kompleksitas Bisnis yang Meningkat:

Saat ini, ada kebutuhan bagi banyak orang dengan kualifikasi berbeda untuk menjalankan bisnis. Ini membuat manajemen perlu merencanakan kegiatan bisnis dengan jelas mengenai siapa yang harus dilakukan, apa yang harus dilakukan, di mana harus dilakukan, kapan harus dilakukan, dan bagaimana hal itu harus dilakukan.

6. Kontrol Yang Efektif:

Kontrol diperlukan hanya ketika ada penyimpangan dalam kinerja aktual dari kinerja yang direncanakan. Dengan tidak adanya rencana, tidak ada standar untuk membandingkan. Dengan kata sederhana, perencanaan tanpa kontrol tidak berguna dan kontrol tanpa perencanaan tidak mungkin. HG Hicks mengatakan bahwa, “Perencanaan jelas merupakan prasyarat untuk pengendalian yang efektif. Sangat bodoh untuk berpikir bahwa mengendalikan dapat dilakukan tanpa perencanaan; tanpa perencanaan tidak ada pemahaman yang telah ditentukan sebelumnya tentang kinerja yang diinginkan. "

7. Pemanfaatan Sumber Daya yang Efektif:

Perencanaan melibatkan memutuskan terlebih dahulu dari kegiatan bisnis. Kemudian, kegiatan bisnis selesai tanpa penundaan. Ini mengarah pada pemanfaatan sumber daya yang efektif dengan harga termurah dan dengan cara terbaik.

8. Menghindari Kegagalan Bisnis:

Perencanaan meliputi pemilihan objektivitas terbaik, konversi ketidakpastian menjadi kepastian, ekonomi dalam operasi, koordinasi, menghadapi kompleksitas, kontrol yang efektif dan pemanfaatan sumber daya yang efektif, serta menghindari kegagalan bisnis.


Pentingnya Perencanaan - Dalam Kata-kata Drucker, Koontz dan O'Donnell

Perencanaan adalah salah satu dari manajemen proyek dan teknik manajemen waktu yang paling penting. Perencanaan sedang mempersiapkan serangkaian langkah tindakan untuk mencapai beberapa tujuan tertentu. Jika Anda melakukannya secara efektif, Anda dapat mengurangi banyak waktu dan upaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan.

Dalam kata-kata Koontz dan O'Donnell, "tanpa perencanaan, bisnis menjadi acak dan keputusan menjadi pilihan ad-hoc yang tidak berarti".

Drucker menunjukkan bahwa 'manajer yang bekerja tanpa perencanaan harus mencoba hidup tanpa keuntungan'.

1. Untuk Memusatkan Perhatian pada Tujuan:

Manajemen yang baik dan efektif adalah manajemen berdasarkan tujuan. Perusahaan tanpa tujuan adalah seperti perjalanan tanpa tujuan. Tidak ada organisasi yang dapat berhasil tanpa jelas tentang tujuannya. Pemilihan jalur serta penilaian pencapaian akan tergantung pada tujuan sebagaimana diuraikan untuk bisnis. Perencanaan memaksa para manajer untuk menyiapkan 'cetak biru' dari tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan membantu dalam menghindari konflik internal antara berbagai tindakan. Ini membawa tingkat keteraturan dan rasionalitas yang lebih tinggi ke dalam organisasi. Ini mengurangi aktivitas tanpa tujuan dan membuat tindakan menjadi tujuan. "Jika Anda tidak tahu ke mana Anda pergi, tidak ada jalan yang akan membawa Anda ke sana".

2. Untuk Menjaga Ketidakpastian dan Perubahan di Masa Depan:

Perencanaan membutuhkan tinjauan ke masa depan dari manajer bisnis. Rencana yang baik menyediakan dan mengatasi semua ketidakpastian di masa depan, dan dengan demikian, meminimalkan risiko bisnis. Perencanaan mengantisipasi kejadian di masa depan dan menetapkan arah tindakan untuk mengendalikan kejadian itu demi keuntungan seseorang.

Peramalan merupakan elemen penting dari proses perencanaan. Ini mendorong manajer untuk bertindak dengan inisiatif dan menciptakan situasi yang menguntungkan bagi organisasi. Perencanaan memungkinkan manajemen untuk memanfaatkan peluang baru secara konstruktif.

3. Untuk Mengamankan Keputusan yang Koheren dan Konsisten:

Perencanaan adalah benteng melawan pengambilan keputusan yang impulsif oleh manajer tentang masalah-masalah utama yang menarik bagi organisasi. Ini memberikan pedoman yang diperlukan untuk pengambilan keputusan dan inisiatif tindakan secara koheren dan konsisten di tingkat manajemen yang lebih rendah.

4. Untuk Mengamankan Ekonomi dalam Operasi:

Perencanaan berfokus pada efisiensi dan ekonomi dalam operasi. Perencanaan bertujuan menghilangkan semua limbah dari proses pembuatan. Ini menggantikan kekacauan, kebingungan dan kekacauan dengan kerjasama dan koordinasi. Ini menghilangkan duplikasi dan tumpang tindih upaya. Ini memastikan pemanfaatan sumber daya yang langka secara optimal. Rencana berfungsi sebagai titik temu yang andal bagi peserta organisasi untuk menyalurkan energi mereka ke arah tujuan yang bermakna.

5. Untuk Membuat Kontrol Efektif:

Perencanaan dan kontrol tidak dapat dipisahkan. Kontrol tidak mungkin tanpa perencanaan, sama seperti perencanaan tidak ada artinya tanpa kontrol. Perencanaan memungkinkan manajer untuk membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang diinginkan: Rencana berfungsi sebagai standar untuk evaluasi. Perencanaan memberikan tanda dan standar untuk memantau, mengukur, mengevaluasi, dan mengontrol kinerja peserta organisasi dan berbagai sistem produktif dalam pembuatannya. Perencanaan memberi arahan pada gerakan serampangan.

6. Untuk Meningkatkan Motivasi dan Semangat:

Perencanaan memotivasi para pekerja dan meningkatkan moral mereka. Ini mendefinisikan tujuan bisnis dan menyediakan sarana komunikasi yang sesuai di seluruh organisasi. Ini memfasilitasi pendelegasian wewenang dan membantu manajer dalam memberikan kepemimpinan yang konsisten, agresif dan percaya diri.

Rencana seperti peta. Saat mengikuti suatu rencana, Anda selalu dapat melihat seberapa banyak kemajuan yang Anda capai terhadap tujuan proyek Anda dan seberapa jauh Anda dari tujuan Anda. Mengetahui di mana Anda berada sangat penting untuk membuat keputusan yang baik tentang ke mana harus pergi atau apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Satu lagi alasan mengapa Anda perlu perencanaan adalah Aturan 80/20. Sudah dapat dipastikan bahwa untuk kegiatan yang tidak terstruktur, 80 persen upaya memberikan kurang dari 20 persen hasil yang berharga. Anda menghabiskan banyak waktu untuk memutuskan apa yang harus dilakukan selanjutnya, atau Anda mengambil banyak langkah yang tidak perlu, tidak fokus, dan tidak efisien.

Perencanaan juga penting untuk memenuhi kebutuhan Anda selama setiap langkah tindakan dengan waktu, uang, atau sumber daya lainnya. Dengan perencanaan yang cermat Anda sering dapat melihat apakah pada suatu saat Anda mungkin menghadapi masalah. Adalah jauh lebih mudah untuk menyesuaikan rencana Anda untuk menghindari atau memperlancar krisis yang akan datang, daripada berurusan dengan krisis ketika datang tak terduga.


Pentingnya Perencanaan - Dalam Organisasi

Dalam perencanaan lingkungan yang dinamis dan berubah memastikan pertumbuhan dan kelangsungan hidup organisasi.

Pentingnya perencanaan yang baik adalah seperti di bawah ini:

1. Pencapaian Tujuan Organisasi:

Perencanaan membantu organisasi untuk mencapai tujuannya. Ini memberikan jalan untuk pencapaian tujuan organisasi dengan pemborosan energi dan waktu minimum. Ini menjembatani kesenjangan antara posisi yang diinginkan dan aktual.

2. Pengurangan Ketidakpastian dan Risiko:

Perencanaan tidak dapat menghilangkan ketidakpastian dan perubahan, karena hal itu tidak terhindarkan. Tetapi perencanaan memungkinkan setiap organisasi untuk mengatasi ketidakpastian dan bersiap menghadapi peristiwa yang tidak terduga. Dengan demikian, perencanaan sangat membantu dalam mengurangi ketidakpastian dan risiko.

3. Memfasilitasi Pengambilan Keputusan:

Pengambilan keputusan adalah proses memilih tindakan dari dua alternatif atau lebih. Target yang direncanakan memfasilitasi kriteria untuk evaluasi tindakan yang berbeda dan memilih alternatif terbaik. Perencanaan melibatkan peramalan kondisi masa depan, yang membantu dalam perencanaan yang baik. Perencanaan semacam itu dapat mencegah keputusan tergesa-gesa dan tindakan serampangan.

4. Menyediakan Dasar untuk Kontrol:

Perencanaan membingkai standar kinerja yang dengannya kinerja aktual dapat diukur. Perbandingan kinerja dengan hasil yang diinginkan membantu mengidentifikasi penyimpangan dan menghapus penyimpangan tersebut untuk membuat rencana yang lebih baik untuk masa depan. Karena itu, perencanaan adalah dasar untuk kontrol.

5. Meningkatkan Efisiensi Operasi:

Perencanaan melibatkan pemilihan tindakan terbaik. Ini membantu untuk mencapai pemanfaatan optimal dari sumber daya yang tersedia dan untuk menghilangkan semua jenis limbah. Perencanaan adalah dasar dari operasi paling sukses dari organisasi mana pun. Itu membuat tugas total mengelola lebih efisien dan efektif. Ini meningkatkan kekuatan kompetitif organisasi dengan mengurangi biaya operasi.

6. Membantu dalam Koordinasi:

Kekuatan yang beragam di tempat kerja diintegrasikan dengan perencanaan. Semua kegiatan dan sumber daya organisasi atau saling terkait dengan perencanaan yang baik. Ini juga membantu dalam menghubungkan kondisi dan proses internal dengan peristiwa dan kekuatan eksternal. Ini menyelaraskan kegiatan dan upaya berbagai departemen dan divisi organisasi.

7. Mendorong Inovasi dan Kreativitas:

Inovasi dan kreativitas sangat penting untuk pertumbuhan yang berkelanjutan dan kemakmuran bisnis yang stabil. Pemantauan lingkungan yang berkelanjutan untuk ide-ide dan pengembangan baru diperlukan dalam perencanaan. Perencanaan mempromosikan ide-ide baru, produk baru, dan hubungan baru dan dengan demikian, mempromosikan inovasi dan kreativitas.

8. Panduan tentang Sense of Direction:

Upaya manusia diarahkan ke upaya-upaya dengan perencanaan yang berkontribusi pada pencapaian tujuan yang lebih berarti kerja penuh dan kegiatan yang lebih tertib karena perencanaan. Ini menjembatani kesenjangan antara posisi kita saat ini dan yang diinginkan.


Pentingnya Perencanaan - Dengan Manfaat

Perencanaan adalah esensi dari melakukan suatu kegiatan. Perumusan rencana adalah latihan yang ekstensif. Perencanaan memberikan arahan dan mengurangi risiko ketidakpastian dengan memperkirakan kegiatan yang akan dilakukan di masa depan.

Mari kita bahas pentingnya atau manfaat perencanaan:

1. Perencanaan Memberikan Arah:

Perencanaan memberikan arahan untuk tindakan ke seluruh organisasi dengan -

saya. Menentukan dengan jelas tujuan dan sasaran organisasi.

ii. Menyatakan sebelumnya bagaimana pekerjaan harus dilakukan.

aku aku aku. Membuat karyawan sadar akan apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan organisasi.

iv. Memfasilitasi koordinasi antar individu dan departemen dalam organisasi.

Dengan demikian perencanaan memastikan bahwa semua karyawan bekerja ke arah yang diinginkan dan mencapai tujuan yang diinginkan untuk organisasi.

2. Perencanaan Mengurangi Risiko Ketidakpastian:

Perencanaan mengurangi risiko ketidakpastian dengan -

saya. Memungkinkan manajer untuk melihat ke depan dan mengantisipasi perubahan

ii. Menyatakan sebelumnya bagaimana pekerjaan harus dilakukan dan membantu manajer untuk mempersiapkan diri menghadapi perubahan dan peristiwa yang tidak pasti.

aku aku aku. Mengembangkan tanggapan manajerial terhadap perubahan yang diantisipasi.

3. Perencanaan Mengurangi Aktivitas yang Tumpang tindih dan Boros:

Kegiatan yang tumpang tindih dan boros berkurang karena perencanaan -

saya. Mengkoordinasikan kegiatan dan upaya berbagai departemen, divisi, dan individu.

ii. Mengurangi kebingungan dan kesalahpahaman dengan menyatakan sebelumnya cara bekerja.

aku aku aku. Memastikan bahwa ada kejernihan dalam pikiran dan tindakan untuk kelancaran fungsi kegiatan bisnis.

iv. Menghilangkan aktivitas yang berlebihan, mendeteksi, tidak efisien, atau mengambil tindakan untuk memperbaikinya.

4. Perencanaan Mempromosikan Ide-Ide Inovatif:

Perencanaan menjadi fungsi utama memastikan bahwa -

saya. Gagasan baru dikembangkan sambil menyiapkan rencana konkret

ii. Tindakan di masa depan dipikirkan dengan baik dengan ide-ide yang lebih baik dan metode dan prosedur yang lebih baik untuk mencapai tujuan organisasi.

5. Perencanaan Memfasilitasi Pengambilan Keputusan:

Perencanaan membantu manajer untuk -

saya. Tetapkan target dan prediksi kondisi di masa depan.

ii. Mengevaluasi berbagai tindakan alternatif dan memilih tindakan yang terbaik.

aku aku aku. Ambil keputusan yang rasional dan layak setelah membandingkan dan mengevaluasi berbagai opsi.

6. Perencanaan Menetapkan Standar untuk Pengendalian:

Perencanaan memfasilitasi pengukuran kinerja aktual karyawan dengan -

saya. Menetapkan tujuan dan memutuskan bagaimana pekerjaan harus dilakukan.

ii. Predetermining goals or targets, which may be considered as standards to compare employees' actual performance.

aku aku aku. Facilitating comparison of standard performance with actual performance to check efficiency of each department, division and individual.

iv. Helping managers to take corrective actions in case of any deviations from set plans.

From the above discussions, we can conclude that planning being the primary function of management provides guidelines or directions for achieving organisational goals, prepares managers to look ahead and anticipate changes, plan appropriate steps to deal with uncertainties and rational decision-making after evaluating several alternative courses of action. Thinking in advance increases scope of newer ideas, elimination of overlapping and detection of useless activities.


Importance of Planning – Views of Henry Fayol

Planning is an indispensable activity in globalised modern organisations. Without sound and proper planning, the affairs of any enterprise are most likely to be haphazard. There may be repetition of certain activities, wastage of money, time, efforts and resources. Objectives and goals would not be achieved in time. In short, without plans, action becomes merely random activity, producing nothing but chaos. Therefore, planning is a must to achieve consistent and co-ordinated structure of operations focused on desired objectives.

Henry Fayol has explained the significance of planning as a function of management in the following words – “The maxim of Managing means looking ahead. It gives some idea of the importance attached to planning in the business world and it is true that its foresight is not the whole of management. It is an essential part of it. The plan of action, at one and the same time, is the result envisaged, the line of action to be followed, the stages to go through and the methods to use.”

An efficient system and planning enable a business enterprise to achieve the following advantages or benefits:

Importance # 1. Concentrates on Objectives:

Basic feature of planning is its relation with organisational structure. All the operations are planned to achieve the organisational objectives. Planning facilitates the achievement of objectives by focusing attention on them. It provides clear definition of objectives so that the most appropriate alternative course of action is chosen.

In absence of planning, there is a danger that Manager and other members of the organisation may get lost in the maze of routine activities and lose sight of the broad objectives, for the achievement of which, the organisation is established. Thus it protects the management from being the victim of means-becoming ends in themselves.

Importance # 2. Reduction of Uncertainty:

Future is always unpredictable and always full of uncertainties. A business concern has to function in these uncertainties. It can operate smoothly and successfully, if it is able to predict the uncertainties. Some of the uncertainties can be predicted by undertaking, systematic forecasting.

Thus, planning helps in foreseeing uncertainties which may be caused by changes in technology, fashion and taste of people, government policies, rules and regulations, market conditions etc. Collecting such information provides a better understanding of what is likely to happen in the future and how an organisation should react, if different conditions crop up.

Importance # 3. Co-Ordination:

It is one of the basic features of planning that it is related to the organisational objectives. All the operations are planned to achieve the organisational objectives. Planning facilitates their achievement by focusing attention on them. Good plans unify the inter-developmental activities and clearly lay down the area of freedom in the development of various sub-plans.

Various activities are performed by different departments. Various department work in accordance with the overall plans of the organisation. Thus there is harmony in organisation and duplication of efforts and conflict of jurisdictions are avoided.

Importance # 4. Economy in Operations:

Planning ensures economical operations because of emphasis on efficiency. Since planning involves the selection of the best possible courses of action, it is implied that best results would be achieved at the least possible cost.

Importance # 5. Planning Facilitates Control:

Planning and control are inseparable in the sense that unplanned action cannot be controlled because control involves keeping activities on the predetermined course and by rectifying deviations, if any, from plans. Planning helps control by furnishing standards of performance.

Importance # 6. Encouragement to Innovations:

Planning helps innovative and creative thinking among the managers because many new ideas come to the mind of a manager during planning. It creates a forward looking attitude among the managers.

Importance # 7. Increase in Competitive Strength:

Effective planning gives a competitive edge to the enterprises over other enterprises that do not have planning or have ineffective planning. Thus, planning may involves expansion of capacity, changes in work methods, changes in quality, anticipation of tastes and fashion of people and technology changes etc.

Importance # 8. Planning Focuses on the Future Directions, Values and Sense of Purpose:

Continuous planning by management shows precisely what the enterprise wants to achieve in a given period as well as how it intends to accomplish the predetermined objectives. The organisation knows its present position and also where it wants to go. Basic objectives indicate the direction of growth.

Importance # 9. Planning Provides a Unifying Decision Making Frame-Work:

Every company has a number of functional departments, such as production, finance, marketing, personnel etc. Departmental managers must develop their own functional strategy or departmental direction. Without an overall corporate plan, there will be confusion and chaos.

With a clear, effective master plan, each department knows what it must do to contribute to the achievement of company goals. And thus all the departments would work in unity to achieve common corporate goals. Eventually planning improves the decision making process in the organisation.

Importance # 10. Planning Helps to Identify Potential Opportunities and Threats:

Peter Drucker has pointed out that planning cannot completely eliminate the risk and uncertainties of the decisions in long term planning. But, it can certainly help to identify the potential opportunities and threats and at least minimise the risk or uncertainties.

A plan is based on concrete and reliable information both about internal and external environments and our sole aim is to secure a balance between our resources and our customer needs in order to offer maximum customer satisfaction. Objectives are set on the basis of inside and outside environmental forces revealing opportunities and threats.

Importance # 11. Keeps the Business Organisation Dynamic:

Need for planning is arisen from constant changes, in economic, social, political, technological and cultural fields. Therefore, these changes must be noted and their influence must be given consideration in the plans and policies from time to time. A business enterprise and its surrounding environments are mutually interdependent and interacting with each other, continuously.

A business enterprise lives in the world of resources, opportunities and limits. It can survive and grow only when it continuously adapts and responds in time to environmental changes. Change is the essence of life. If, there is anything constant, it is the change.

We are living in a dynamic world. Change also implies progress. Management through comprehensive business planning can anticipate, meet and adopt creativity to ever changing environmental conditions and demands. Planning aids the manager to assure the survival of the organisation under keen competition and changing environments.

Importance # 12. Planning Provides Performance Standards:

Ideal plan clearly specifies the targets to be reached. For example – If a standards production of one lac units of certain article during a specific period is prescribed, it, therefore, becomes imperative to achieve this target. Secondly if rate of return on shareholders' investment is determined to be doubled within five years, the organisation has to work in that direction. The performance of a company is measured and controlled on the basis of such a specific performance standard.


Importance of Planning – Various Reasons to Suggest Why Planning is so Important to an Organisation

At this juncture, when the nature of planning and the steps involved in the planning process, to ask oneself the importance of planning may appear to be an academic question. However, it would be a gross simplification to suggest that most managers know the importance of rational and scientific planning.

How many believe and realise the importance of planning is evident from the fact that even today, when we have a plethora of management literature on planning, control, etc., we have countless instances of enterprises buckling down under sudden and unforeseen pressures and going out of business.

This is not always because of faulty planning but due to lack of proper planning. Such enterprises fail to cope with the pressures because of the manager's belief in management by crisis. Instead of anticipating future problems and thinking in advance of the ways and means to tackle them, they believe in making decisions in a hand-to-mouth fashion in a frantic bid to tide over the crisis.

Besides the fact that planning helps bring orderliness and increases organisational efficiency, there are various reasons to suggest why planning is so important to an organisation.

Some of these reasons are given below:

(a) To Minimise Uncertainty:

The future is seldom certain. This makes planning imperative for all managers. With a business environment so dynamic and full of possible changes, no manager can afford to relax once the enterprise's objectives are set. Obviously, he must constantly watch the developments and plan its activities well in advance.

Even when the future in certain and changes are discernible, the manager involves himself in some sort of planning by way of evaluating and selecting the most promising courses of action.

(b) Planning Brings Greater Economy in Operations:

By focusing on the objectives and selecting a course of action that would help attainment of objectives at the least cost, planning brings greater economy in operation. Be if the production departm ent or the service department or for that matter, any department of the organisation, by ensuring correct action, planning helps the effective utilisation of capital, material and manpower resources.

(c) Planning makes Effective Control Possible:

Planning and control are like the Siamese twins. One cannot survive without the other. A manager cannot monitor and control what is not planned. Thus, planning helps the manager to evaluate performance of the subordinates by providing him the yardstick by which he can measure it and take timely and correct action.

(d) Planning Helps in Management by Objectives:

Way back in 1954, Peter F. Drucker said- “Today, one can hardly deny the benefits that organisation accrues by setting clear-cut objectives. And it is through the planning function that the manager focuses his attention on the formulation of objectives.”

Through planning, therefore, the manager evolves a clear-cut action pattern for the accomplishment of the plan objectives.


 

Tinggalkan Komentar Anda