Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia (dengan langkah-langkah)

Semua yang perlu Anda ketahui tentang HRP: proses perencanaan sumber daya manusia. Perencanaan sumber daya manusia (SDM) melibatkan pengembangan strategi untuk akuisisi, pemanfaatan, peningkatan dan penyimpanan sumber daya manusia.

Ini memperhitungkan tujuan dan rencana organisasi di masa depan, kebutuhan sumber daya manusia di masa depan, posisi sumber daya manusia saat ini dan memastikan ketersediaan sumber daya manusia di masa depan .

HRP adalah keputusan strategis jangka panjang dan rabun jauh di sini 'sering menciptakan situasi tenaga kerja yang miskin, pendek, atau berlebih. Tujuan HRP adalah untuk menilai kemana arah organisasi, apa yang akan dikalahkan oleh situasi penawaran dan penawaran orang untuk menyesuaikan dengan permintaan dan penawaran ini untuk kepentingan perusahaan.

Proses perencanaan SDM dimulai dengan mempertimbangkan tujuan dan strategi organisasi.

Penilaian eksternal dan internal kebutuhan SDM dan sumber pasokan harus dilakukan dan prakiraan dikembangkan. Kunci untuk menilai sumber daya manusia internal adalah memiliki informasi yang kuat, yang dapat diakses melalui sistem informasi sumber daya manusia (HRIS).

Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipelajari di bawah kepala berikut:

A: Langkah logis dari proses perencanaan sumber daya manusia meliputi: - 1. Peramalan Permintaan Sumber Daya Manusia, 2. Peramalan Pasokan Sumber Daya Manusia dan 3. Memulai Tindakan Sumber Daya Manusia

B: Tahapan utama dari proses perencanaan sumber daya manusia meliputi: - 1. Menganalisis Rencana Organisasi 2. Perkiraan Permintaan 3. Perkiraan Pasokan 4. Mengidentifikasi Kesenjangan Sumber Daya Manusia 5. Kursus Tindakan dan Pengendalian di Masa Depan

C: Langkah-langkah proses perencanaan sumber daya manusia meliputi: - 1. Perkiraan Permintaan 2. Perkiraan Pasokan 3. Mengembangkan Rencana SDM 4. Evaluasi.

D: Langkah-langkah unik dalam proses perencanaan sumber daya manusia meliputi: - 1. Menilai Sumber Daya Manusia Saat Ini 2. Implikasi Permintaan Masa Depan 3. Implikasi Pasokan Masa Depan 4. Permintaan Yang Sesuai dan Pasokan.

E: Proses multi langkah proses perencanaan sumber daya manusia meliputi: - 1. Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia 2. Analisis Rencana Organisasi 3. Estimasi Permintaan 4. Sumber Daya Manusia Audit 5. Analisis Pekerjaan 6. Memperkirakan Kesenjangan antara Permintaan dan Pasokan 7. Mempersiapkan Rencana Sumber Daya Manusia.


HRP: Perencanaan Sumber Daya Manusia: Proses, Langkah dan Tahapan

Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia - 3 Langkah Utama: Peramalan Permintaan Sumber Daya Manusia, Peramalan Pasokan Sumber Daya Manusia dan Memulai Tindakan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia (SDM) melibatkan pengembangan strategi untuk akuisisi, pemanfaatan, peningkatan dan penyimpanan sumber daya manusia. Ini memperhitungkan tujuan dan rencana organisasi di masa depan, kebutuhan sumber daya manusia di masa depan, posisi sumber daya manusia saat ini dan memastikan ketersediaan sumber daya manusia di masa depan.

Proses perencanaan SDM dimulai dengan mempertimbangkan tujuan dan strategi organisasi. Penilaian eksternal dan internal kebutuhan SDM dan sumber pasokan harus dilakukan dan prakiraan dikembangkan. Kunci untuk menilai sumber daya manusia internal adalah memiliki informasi yang kuat, yang dapat diakses melalui sistem informasi sumber daya manusia (HRIS).

Tujuan dari perencanaan sumber daya manusia yang efektif adalah untuk memastikan bahwa sejumlah orang yang diinginkan dengan keterampilan yang tepat akan tersedia pada waktu tertentu di masa depan.

Berbagai langkah yang terlibat dalam proses perencanaan sumber daya manusia dapat secara logis dibagi menjadi tiga:

Langkah 1 - Mengerjakan peramalan permintaan sumber daya manusia;

Langkah 2 - Mengerjakan peramalan pasokan sumber daya manusia;

Langkah 3 - Memulai tindakan sumber daya manusia.

Langkah # 1. Peramalan Permintaan Sumber Daya Manusia:

Proses perencanaan sumber daya manusia dimulai dengan peramalan kebutuhan sumber daya manusia karena selalu penting bagi manajemen untuk terlebih dahulu mengidentifikasi dengan jelas jumlah orang yang dibutuhkan di masa depan dan kemudian seluruh proses dimulai.

Peramalan permintaan sumber daya sering dibagi lagi menjadi prakiraan jangka panjang dan jangka pendek karena ada persyaratan tertentu dari sumber daya manusia untuk jangka panjang dan kadang-kadang persyaratan sumber daya manusia adalah untuk memenuhi tujuan, sasaran, atau sasaran jangka pendek.

saya. Perkiraan Jangka Panjang:

Meskipun sulit untuk memperkirakan jumlah pasti orang yang diperlukan untuk masa depan, tetap saja mereka yang bertanggung jawab untuk perencanaan kebutuhan sumber daya manusia harus menyadari sejumlah faktor dasar yang harus dipertimbangkan sehingga peramalan dapat berubah menjadi akurat untuk suatu batas tertentu-

1. Rencana Bisnis Jangka Panjang Perusahaan:

Penting untuk mengetahui rencana bisnis jangka panjang bagi perusahaan, misalnya, jika perusahaan ingin masuk untuk otomatisasi atau ingin membawa lebih banyak komputer dan mengganti tenaga kerja dengan teknologi, faktor ini perlu dipertimbangkan. untuk mengerjakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

2. Demografi:

Kemungkinan perubahan yang terjadi dalam profil demografis orang-orang di tahun-tahun mendatang adalah parameter penting lain yang perlu dipertimbangkan saat mengerjakan persyaratan sumber daya manusia karena tingkat keseluruhan pertumbuhan angkatan kerja bergantung pada tingkat besar pada persentase populasi dalam kelompok umur 18 hingga 65 tahun.

3. Kondisi Ekonomi:

Pergerakan dari kemakmuran ke resesi dan kembali ke kemakmuran menimbulkan masalah besar bagi eksekutif SDM. Meskipun prediksi ekonomi sangat sulit dibuat dengan akurasi, beberapa pertimbangan harus diberikan pada tingkat aktivitas ekonomi dalam perencanaan untuk kebutuhan sumber daya manusia.

4. Tren Teknologi:

Kemajuan teknologi memiliki efek yang pasti pada sifat dan campuran pekerjaan yang tersedia. Sebagai contoh, kemajuan teknologi komputer mengakibatkan penurunan jumlah pembukuan, dan peningkatan jumlah pemrogram komputer. Penggunaan robot sebagai pengganti beberapa jenis pekerjaan manusia juga mulai lepas landas.

5. Tren Sosial:

Tren sosial-budaya yang berlaku dalam ekonomi adalah parameter penting lainnya yang memengaruhi perencanaan sumber daya manusia karena secara langsung memengaruhi jumlah dan sifat orang yang mencari pekerjaan, terutama dalam hal perempuan dan orang-orang dari kelompok minoritas. Faktor-faktor sosial juga memainkan peran penting dalam mempengaruhi pergerakan tenaga kerja dari daerah pedesaan ke perkotaan yang sekali lagi berdampak pada perencanaan sumber daya manusia.

Dalam mempertimbangkan faktor-faktor di atas dan membuat proyeksi jangka panjang tertentu, satu metode yang dapat digunakan disebut sebagai "teknik Delphi." Pada dasarnya, ini adalah teknik kuesioner di mana para pakar yang diakui diminta untuk membuat estimasi spesifik sumber daya manusia secara terpisah. kebutuhan di masa depan.

Ini diikuti oleh umpan balik dari hasil yang diringkas, diikuti oleh permintaan untuk perkiraan baru. Setelah tiga atau empat iterasi, cenderung ada beberapa kesamaan dalam perkiraan masa depan spesifik dari semua ekspor. Akibatnya, ini adalah proses "penghalusan penilaian", tetapi jumlah yang dihasilkan masih harus dianggap dengan kecurigaan yang cukup besar.

ii. Perkiraan Jangkauan Pendek:

Meskipun perencanaan jangka panjang mungkin tampak seperti kemewahan bagi sebagian besar perusahaan, eksekutif SDM memang membutuhkan waktu untuk menyediakan tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam jangka pendek.

1. Jadwal dan Anggaran Produksi:

Prakiraan penjualan spesifik untuk tahun yang akan datang harus diterjemahkan ke dalam rencana kerja untuk berbagai bagian perusahaan. Sehubungan dengan perkiraan penjualan, persyaratan tenaga kerja untuk semua departemen lain perlu dikerjakan sesuai dengan program produksi, persyaratan pembelian, penelitian dan pengembangan, dan kegiatan departemen keuangan.

Beberapa rencana harus dibuat mengenai jumlah pekerjaan yang diharapkan setiap segmen dari perusahaan untuk dicapai selama beberapa periode mendatang dan persyaratan tenaga kerja perlu diselesaikan.

2. Tujuan Sumber Daya Manusia:

Sasaran atau sasaran dasar yang harus diikuti oleh departemen sumber daya manusia juga memainkan peran penting dalam mengerjakan persyaratan sumber daya manusia. Misalnya, jika tujuannya adalah untuk mempekerjakan beberapa persentase minimum minoritas atau perempuan di dunia kerja, ini pasti akan dipertimbangkan saat mengerjakan rencana sumber daya manusia.

3. Relokasi / Merger / Akuisisi / Penutupan Pabrik:

Resesi awal 1990-an memperlihatkan penghematan besar pada banyak perusahaan. Pengurangan tenaga kerja yang mengikuti perubahan besar seperti merger, akuisisi, relokasi, atau penutupan pabrik sangat menekan tidak hanya karyawan yang terlibat tetapi juga untuk eksekutif SDM.

SDM harus selalu diberi tahu tentang perubahan tersebut sesegera mungkin sehingga mereka harus dapat membuat pengaturan untuk menyesuaikan tenaga kerja di mana pun dibutuhkan dan memastikan pemutusan hubungan kerja karyawan dalam suasana yang menyenangkan dan menyenangkan.

Dengan demikian, peramalan permintaan sumber daya, baik jangka panjang atau pendek memberikan manajemen ide tentang jumlah dan sifat orang yang diperlukan di masa depan dan proses perencanaan sumber daya manusia dimulai dari sini.

Langkah # 2. Peramalan Pasokan Sumber Daya Manusia:

Meskipun persediaan bakat manusia yang tersedia tampaknya lebih mudah ditentukan daripada kebutuhan yang diproyeksikan, ada sejumlah kompleksitas dalam keputusan ini juga.

Dalam memproyeksikan ketersediaan di masa mendatang, faktor-faktor berikut biasanya dipertimbangkan:

1. Persediaan Saat Ini:

Mempertahankan catatan personel yang tepat sangat penting untuk menunjukkan ketersediaan bakat di berbagai pekerjaan, unit, dan divisi dalam perusahaan. Misalnya, 'kartu inventaris' harus dipelihara oleh organisasi, sehingga setiap kali ada persyaratan untuk sumber daya manusia, hal pertama yang harus dilakukan organisasi adalah memeriksa ketersediaan dari dalam.

Jika mungkin persyaratan harus diisi dari dalam dan jika tidak memungkinkan maka seluruh proses perekrutan harus dimulai.

2. Tingkat Produktivitas:

Proyeksi kebutuhan sumber daya di masa mendatang sering dibuat berdasarkan pengalaman masa lalu. Ketika teknologi meningkatkan tingkat produktivitas tenaga kerja, jumlah orang yang dibutuhkan per unit output akan menurun. Jadi penting bagi organisasi untuk mempertimbangkan tingkat produktivitas untuk memperkirakan kebutuhan tenaga kerja di masa depan.

3. Tingkat Perputaran:

Tingkat turnover untuk organisasi adalah parameter penting yang mempengaruhi perencanaan sumber daya manusia untuk masa depan. Pergantian tersebut mempertimbangkan pemisahan, berhenti, pembuangan, pensiun, kematian, penggantian, dll. Tingkat pergantian dapat dihitung dengan bantuan formula, seperti,

Jumlah orang yang meninggalkan organisasi / jumlah rata-rata orang di organisasi × ​​100

Tingkat turnover harus dipertimbangkan karena manajemen akan membuat pengaturan untuk persyaratan tenaga kerja di masa depan dengan mempertimbangkan hal ini. Suatu organisasi yang memiliki tingkat turnover yang tinggi harus pergi untuk latihan perekrutan yang sering dan sebaliknya.

4. Tingkat Absensi:

Ketidakhadiran adalah gelar yang diberikan pada suatu kondisi yang ada ketika seseorang gagal datang bekerja ketika dijadwalkan untuk bekerja.

Ukuran yang paling umum adalah persentase waktu yang dijadwalkan hilang dan dihitung sebagai berikut:

Jumlah orang-hari yang hilang / (jumlah rata-rata orang) × (jumlah hari kerja) × 100

Ketidakhadiran jelas mengurangi jumlah personil yang sebenarnya tersedia untuk bekerja. Jika tingkat absensi bulanan sekitar 4 persen, ini berarti bahwa rata-rata hanya 96 persen orang yang hadir setiap hari dan siap bekerja.

5. Gerakan di antara Pekerjaan:

Beberapa pekerjaan adalah sumber personel untuk pekerjaan lain; misalnya, sekretaris dapat diperoleh dengan mempromosikan juru ketik, dan manajer cabang diperoleh dari kumpulan manajer seksi melalui transfer internal. Jadi, penting bagi eksekutif sumber daya manusia untuk mempertimbangkan pergerakan internal tersebut sebelum menyelesaikan persyaratan untuk mempekerjakan dari luar untuk memenuhi kebutuhan sumber daya manusia mereka di masa depan.

Semua faktor ini jelas membutuhkan perlunya memperhitungkan berbagai hal saat mengerjakan pasokan sumber daya untuk masa depan.

Langkah # 3. Memulai Tindakan Sumber Daya Manusia:

Penyesuaian kebutuhan sumber daya manusia yang diproyeksikan dengan sumber daya manusia yang diproyeksikan tersedia memberikan dasar untuk melakukan berbagai tindakan untuk memastikan bahwa pasokan akan dapat sesuai dengan permintaan pada waktu yang ditentukan.

Tindakan seperti berikut ini dapat dilakukan:

1. Mempekerjakan:

Dalam hal pasokan yang diproyeksikan kekurangan permintaan yang diproyeksikan; kemungkinan penambahan personel baru. Menjaga tingkat turnover dan absensi serta pergerakan di antara berbagai pekerjaan ke dalam pertimbangan organisasi harus menghitung angka-angka untuk melakukan rekrutmen dan dorongan seleksi mereka.

2. Pelatihan dan Pengembangan:

Untuk mempertajam keterampilan orang-orang di tempat kerja dan mempersiapkan mereka untuk memindahkan mereka ke posisi yang lebih tinggi di masa depan, penting untuk memberikan pelatihan dan pengembangan kepada mereka secara terus-menerus.

3. Manajemen Karir:

Adalah menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan bahwa perubahan dalam penugasan pekerjaan direncanakan untuk membentuk karier. Departemen SDM harus memiliki beberapa sistem perekaman dan pelacakan pergerakan karier di seluruh organisasi.

4. Program Produktivitas:

Meningkatkan tingkat produktivitas akan meningkatkan pasokan sumber daya manusia yang tersedia tanpa menambah jumlah personel. Tenaga kerja terorganisir juga telah terlibat dalam proses untuk berpartisipasi dalam peningkatan kualitas program kehidupan kerja, dan setuju untuk mengubah berbagai aturan kerja yang menekan produktivitas.

5. Pengurangan Tenaga Kerja:

Dalam hal pasokan sumber daya manusia yang diproyeksikan melebihi permintaan yang diproyeksikan; perusahaan mungkin harus menutup pabrik dan memberhentikan karyawan. Pengurangan tenaga kerja selalu merupakan proses yang sulit bagi semua orang - karyawan, manajemen, serikat pekerja, pemerintah, dan masyarakat. Tetapi dalam ekonomi kompetitif saat ini, tindakan sumber daya manusia seperti itu tidak biasa. Jadi mereka perlu ditangani dengan hati-hati.


Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia - 6 Tahapan Utama: Menganalisis Rencana Organisasi, Memprakirakan Permintaan, Memprediksi Pasokan, Mengidentifikasi Kesenjangan Sumber Daya Manusia dan Beberapa Hal Lainnya

Struktur tenaga kerja dapat didasarkan pada perhitungan tenaga kerja yang dibutuhkan dengan menggunakan berbagai metode dan faktor. Perencanaan tenaga kerja, daripada berfokus pada manajer saat ini, harus melihat ke masa depan sehingga kebutuhan rekrutmen dan pelatihan diantisipasi dan perencanaan dimulai cukup awal.

Tahapan utama yang terlibat dalam perencanaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut:

Tahap # 1. Menganalisis Rencana Organisasi:

Ini adalah langkah pertama di mana tujuan dan rencana organisasi harus dianalisis. Ini bertujuan untuk memberikan kebutuhan langsung dan pengumpulan data, analisis data, perkiraan dan implementasi. Dalam hal ini rencana mengenai teknologi, produksi, keuangan diberikan ide tentang volume aktivitas kerja di masa depan.

Struktur organisasi dan desain pekerjaan di masa depan harus dibuat dengan jelas dan perubahan dalam struktur organisasi harus diperiksa untuk mengantisipasi kebutuhan tenaga kerjanya. Rencana organisasi didasarkan pada prakiraan ekonomi, prakiraan penjualan dan ekspansi perusahaan, dan prakiraan pasar tenaga kerja.

Tahap # 2. Permintaan Perkiraan untuk Sumber Daya Manusia:

Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah perkiraan kebutuhan sumber daya manusia dalam suatu organisasi selama periode waktu tertentu. Dalam satu cara kita dapat mengatakan bahwa itu tergantung pada skala operasi organisasi selama periode waktu itu.

Mempertimbangkan tren ketenagakerjaan, sistem pendidikan, mobilitas sosial dan industri, laju produksi, analisis beban kerja, ekspansi dll. Perkiraan permintaan dan pasokan di masa depan akan dibuat. Analisis pekerjaan dan prakiraan tingkat bantuan masa depan yang aktif dalam peramalan sumber daya manusia.

Peramalan sumber daya manusia membantu dalam mencapai tujuan berikut:

(i) Untuk mengidentifikasi pekerjaan yang diperlukan untuk memproduksi sejumlah barang tertentu.

(ii) Untuk mencegah kekurangan orang di mana dan kapan mereka paling dibutuhkan.

(iii) Untuk memenuhi persyaratan hukum mengenai pekerjaan.

Berbagai teknik yang umumnya digunakan untuk memperkirakan sumber daya manusia adalah:

(a) Metode Studi Kerja:

Dalam metode ini, studi waktu dan gerak digunakan untuk menganalisis dan mengukur pekerjaan yang dilakukan. Dengan bantuan studi seperti itu, waktu standar yang dibutuhkan per unit kerja diputuskan. Ini lebih tepat untuk pekerjaan yang berulang dan manual ketika dimungkinkan untuk mengukur pekerjaan dan menetapkan standar. Metode pekerjaan tidak harus sering berubah.

(B) Metode Penilaian Manajerial:

Dalam metode ini para manajer menyiapkan ramalan kebutuhan sumber daya manusia dari berbagai kategori di departemen mereka. Rencana ini diterapkan di berbagai departemen di mana ada kebutuhan sehingga amandemen yang diperlukan dapat dilakukan dengan pembenaran yang tepat. Metode ini sangat sederhana dalam persiapan perkiraan sumber daya manusia.

(c) Analisis Tren Rasio:

Di bawah metode ini rasio dihitung berdasarkan data masa lalu. Rasio masa depan dihitung berdasarkan analisis deret waktu, setelah melakukan perubahan dalam organisasi, metode, dan pekerjaan. Moving average dan exponential smoothing dapat digunakan untuk proyeksi. Berdasarkan rasio pendirian, permintaan akan sumber daya manusia diperkirakan.

Metode studi kerja lebih tepat untuk pekerjaan yang berulang dan manual ketika dimungkinkan untuk mengukur pekerjaan dan standar. Metode pekerjaan tidak harus sering berubah.

(d) Teknik Delphi:

Teknik ini digunakan dalam pengambilan keputusan kelompok di dunia saat ini. Dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia dalam dua bentuk yaitu dapat digunakan untuk mengetahui tren perubahan profil pekerjaan di seluruh negeri dan teknik ini dapat digunakan dalam organisasi tentang perubahan profil personil di departemen mereka sesuai dengan lingkungan. kebutuhan.

(e) Model Matematika:

Model matematika menyatakan hubungan antara variabel independen dan variabel dependen.

(f) Model Statistik:

Ini mengungkapkan hubungan antara variabel dependen dan variabel independen. Berbagai faktor yang memengaruhi kebutuhan tenaga kerja dapat diungkapkan oleh berbagai jenis model seperti regresi, model optimisasi, dll. Ini sesuai untuk organisasi besar.

Dengan kata lain, berbagai faktor yang mempengaruhi kebutuhan tenaga kerja dinyatakan dalam bentuk formula. Beberapa jenis model dapat digunakan. Ini kompleks dan hanya cocok untuk organisasi besar.

Permintaan akan sumber daya manusia di masa depan tergantung pada beberapa faktor, yang diberikan di bawah ini:

(i) Produktivitas:

Peningkatan produktivitas mempengaruhi persyaratan tenaga kerja. Pemanfaatan tenaga kerja yang lebih baik adalah salah satu metode untuk mendapatkan keuntungan dalam produktivitas. Teknik studi kerja dapat digunakan untuk menilai pemanfaatan tenaga kerja dan peningkatannya. Otomatisasi dan komputerisasi adalah metode lain untuk peningkatan produktivitas.

Ini akan mempengaruhi kuantitas dan kualitas tenaga kerja yang dibutuhkan di masa depan. Pencocokan keterampilan dengan persyaratan pekerjaan adalah metode ketiga, teknik analisis pekerjaan sangat membantu dalam pencocokan tersebut.

(ii) Kebutuhan Pengganti:

Ini tergantung pada kematian, pensiun, pengunduran diri dan pemutusan hubungan kerja karyawan. Ini dapat dinilai berdasarkan pengalaman masa lalu dan situasi pensiun di masa depan.

(iii) Ekspansi dan Pertumbuhan:

Rencana pertumbuhan dan program ekspansi perusahaan harus dianalisis dengan cermat untuk menilai dampaknya terhadap persyaratan tenaga kerja di masa depan. Langkah-langkah harus diambil dalam waktu untuk pengadaan dan pengembangan bakat yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan rencana ekspansi dan pertumbuhan tanpa penundaan.

(iv) Absensi:

Sementara memperkirakan permintaan tenaga kerja, tingkat absensi yang berlaku di perusahaan harus dipertimbangkan.

(v) Tren Ketenagakerjaan:

Tren tenaga kerja perusahaan dapat dinilai dengan membandingkan dan menganalisis staf selama lima tahun terakhir.

Tahap # 3. Memprediksi Pasokan Sumber Daya Manusia:

Setiap organisasi memiliki dua sumber pasokan sumber daya manusia sumber internal dan eksternal. Peramalan pasokan tenaga kerja mengukur jumlah orang yang ingin tersedia dari dalam dan di luar organisasi setelah membuat tunjangan absensi, pergerakan dan promosi internal, pemborosan dan perubahan jam kerja, dan kondisi kerja lainnya.

Kebutuhan tenaga kerja masa depan dari suatu organisasi tergantung pada jumlah karyawan yang dibutuhkan karena kehilangan tenaga kerja saat ini dan tambahan staf yang dibutuhkan karena perluasan organisasi. Setelah estimasi pasokan internal sumber daya manusia, sumber daya pasokan eksternal dianalisis.

Faktor internal yang mempengaruhi pasokan tenaga kerja adalah fasilitas pelatihan, hubungan interpersonal, niat baik perusahaan, dll. Faktor eksternal terdiri dari populasi pekerja, tingkat pengangguran, fasilitas transportasi, langkah-langkah keamanan dan teknologi.

Tahap # 4. Identifikasi Kesenjangan Sumber Daya Manusia:

Kesenjangan tenaga kerja dapat diidentifikasi dengan membandingkan perkiraan permintaan dan perkiraan penawaran, jenis perbandingan semacam itu akan membantu dalam defisit atau surplus sumber daya manusia di masa depan.

Defisit berarti jumlah orang yang direkrut dari luar sedangkan surplus menyiratkan orang untuk dipekerjakan kembali atau diberhentikan. Karyawan yang diperkirakan mengalami kekurangan dapat dilatih sedangkan karyawan dengan keterampilan yang lebih tinggi dapat diberikan pekerjaan yang lebih diperkaya.

Tahap # 5. Kursus Aksi di Masa Depan:

Ketika kesenjangan tenaga kerja diidentifikasi, rencana disiapkan untuk menjembatani kesenjangan ini. Rencana untuk memenuhi surplus tenaga kerja mungkin adalah penempatan kembali di departemen lain dan pengurangan dalam konsultasi dengan serikat pekerja. Orang dapat dibujuk untuk berhenti secara sukarela melalui keinginan mereka sendiri. Defisit dapat dipenuhi melalui perekrutan, seleksi, promosi, transfer atau metode pelatihan.

Tahap # 6. Mengontrol:

Ini berarti memeriksa, memverifikasi dan mengatur untuk memastikan bahwa semuanya terjadi sesuai dengan rencana yang diadopsi dan instruksi yang dikeluarkan. Pemantauan semacam itu membantu meminimalkan kesenjangan antara hasil yang diinginkan dan kinerja aktual. Mengontrol pengelolaan sumber daya manusia meliputi mengaudit program pelatihan, mengarahkan survei moral, dll.


Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia - Proses 4 Langkah

Institute of Personalia Management, 1988, berusaha untuk menetapkan penggunaan perencanaan sumber daya manusia yang sistematis, yang didefinisikan sebagai perencanaan strategis jangka panjang dari sumber daya manusia yang lebih peduli dengan pengembangan keterampilan, kualitas dan perubahan budaya daripada pengecoran statistik numerik kedepan, perencanaan suksesi dan struktur hierarkis. Survei ini adalah untuk menilai sejauh mana perencanaan sumber daya manusia dipraktikkan oleh organisasi.

Hasil menunjukkan bahwa hanya 60% menyatakan bahwa mereka sekarang mempraktikkan perencanaan sumber daya manusia dalam hal identifikasi pelatihan masa depan, pelatihan ulang dan kebutuhan pembangunan.

Menurut Cowling dan Walters 1990, gaya modern perencanaan sumber daya manusia menekankan pada strategi proaktif yang mengantisipasi dan menanggapi perubahan dalam lingkungan yang terkait dengan strategi perusahaan yang dirancang untuk meningkatkan keunggulan kompetitif. Proses HRP adalah salah satu fungsi manajerial paling kompleks dan berkelanjutan yang umumnya diikuti dalam organisasi besar.

Proses HRP memiliki empat langkah berikut:

Proses # 1. Permintaan Perkiraan untuk Sumber Daya Manusia:

Ini adalah titik awal untuk memperkirakan permintaan sumber daya manusia. Analisis tujuan dan sasaran organisasi membantu dalam memperkirakan permintaan akan sumber daya manusia dalam organisasi. Di bawah langkah ini dua kegiatan utama dilibatkan.

Ini adalah:

saya. Tantangan Eksternal:

Tantangan eksternal utama adalah globalisasi, sifat persaingan, perubahan teknologi dan teknologi, kondisi ekonomi, sosial, politik dan hukum memengaruhi peramalan SDM dalam organisasi. Teknologi adalah senjata bermata dua dan akan sangat sulit untuk memprediksi dampaknya pada rencana SDM. Dengan cara yang sama, persaingan bermanfaat bagi pelanggan tetapi bunuh diri bagi organisasi yang beroperasi dengan margin yang sangat sempit.

Selain itu, secara umum dikatakan bahwa industri dan bisnis semakin menuntut pekerja yang lebih terampil. Permintaan lulusan Teknik dan Manajemen meningkat dalam beberapa waktu terakhir dibandingkan dengan lulusan sederhana. Oleh karena itu, peramalan HRP dalam situasi seperti itu menjadi rumit.

ii. Teknik Peramalan Permintaan:

Tidak ada ramalan yang dapat seratus persen benar, namun teknik peramalan yang dirancang secara ilmiah mengingat alasan bahwa masa depan tidak pasti.

Namun, teknik yang paling banyak digunakan untuk memperkirakan permintaan tenaga kerja adalah:

Sebuah. Juri Metode Penghakiman Eksekutif:

Dalam metode ini, para ahli di bidang tertentu diminta untuk memberikan perkiraan kebutuhan tenaga kerja mereka untuk masa depan dan kemudian dikumpulkan untuk seluruh organisasi. Umumnya organisasi kecil atau menengah mengadopsi metode ini.

Metode ini juga disebut Metode Hunch karena para ahli memberikan pendapat mereka setelah menimbang pro dan kontra dari semua faktor yang mempengaruhi permintaan dan sampai pada perkiraan, yang tidak lain adalah firasat; firasat tentu saja di dukung oleh pengetahuan dan pengalaman para ahli. Ini adalah metode cepat untuk mengembangkan perkiraan permintaan tetapi keandalan teknik ini dipertanyakan.

b. Metode Delphi:

Dinamai setelah Oracle Yunani kuno di kota Delphi. Ini adalah keputusan kelompok oleh para ahli di mana para ahli individu bertindak secara terpisah. Pakar SDM bertindak sebagai perantara dan merangkum pandangan berbagai pakar dan upaya dilakukan untuk mencapai konsensus.

Jika pandangan para ahli berbeda secara signifikan, maka masing-masing ahli diberi makan dengan pandangan para ahli lain di daerah di mana ada perbedaan yang berbeda dan mereka diminta untuk menganalisis lebih lanjut masalah dan untuk merevisi pandangan mereka dalam terang pandangan yang lain. ahli dalam kelompok. Proses ini dapat diulangi sampai suatu kebetulan pandangan yang hampir tercapai tercapai. Metode ini tampaknya lebih akurat dan lebih murah daripada interaksi tatap muka tradisional dan para ahli bebas untuk mengekspresikan pandangan mereka.

c. Metode Analisis Tren:

Di bawah metode analisis tren, kebutuhan SDM dapat diperkirakan dengan menganalisis tren masa lalu dan memproyeksikan permintaan masa depan dengan mengekstrapolasi tren. Asumsi dasar analisis tren adalah bahwa di masa depan semua faktor yang bertanggung jawab atas pergerakan masa lalu akan hadir dan akan memberikan pengaruh dengan cara yang sama seperti di masa lalu. Hubungan tersebut sering dinyatakan dalam bentuk rumus matematika.

Sekarang persyaratan tambahan di masa depan untuk tahun 2006-07 adalah:

(a) Jumlah pekerja yang dibutuhkan = 200 - 150 = 50 pekerja

(B) Jumlah pengawas yang dibutuhkan = 8 - 6 = 2 pengawas

d. Metode Studi Kerja:

Metode ini berguna di mana volume pekerjaan dapat diukur. Jumlah jam kerja yang dibutuhkan untuk memproduksi setiap unit dihitung dengan hati-hati kemudian untuk menghitung jumlah orang yang diperlukan dengan mengacu pada output yang direncanakan setelah memberikan usia-usia sesuai dengan ketidakhadiran, istirahat, waktu menganggur, dan kemampuan orang.

Sebagai contoh:

(i) Output yang direncanakan untuk tahun 2006 - 07 = 50.000 unit

(ii) Waktu standar yang diperlukan untuk menghasilkan satu unit = 2 jam

(iii) Total jam terencana yang diperlukan untuk menghasilkan 50.000 unit = 50000 x 2 = 100.000 jam

(iv) Jam produktif per orang per tahun = 2000 jam

(v) Jumlah pekerja yang dibutuhkan = 10000/2000 = 50 pekerja

(vi) Jika rentang kendali dalam unit adalah 10 per petugas, maka 5 petugas juga diperlukan.

Metode ini sangat cocok untuk pekerjaan lini produksi dan perkiraan jangka pendek. Sebuah studi tentang tren masa lalu dapat berfungsi sebagai panduan yang berguna dalam hal ini.

e. Metode Analisis Tenaga Kerja:

Dengan metode ini, kehilangan rata-rata tenaga kerja karena pensiun, kematian, pemutusan hubungan kerja, dan tingkat absensi dapat diperhitungkan selama proses peramalan permintaan sumber daya manusia.

Proses # 2. Memprediksi Pasokan untuk Sumber Daya Manusia:

Analisis permintaan ramalan menyediakan sarana untuk memperkirakan berapa banyak dan jenis karyawan apa yang akan dibutuhkan. Manajemen harus menentukan apakah mereka akan dapat mengamankan karyawan dengan keterampilan yang diperlukan dan dari sumber apa orang-orang ini dapat diperoleh. Secara umum, pasokan karyawan dapat dipenuhi dengan mendapatkan orang-orang dari dalam organisasi atau manajemen dapat memutuskan untuk pergi ke luar organisasi untuk memenuhi kebutuhannya.

Oleh karena itu, setiap organisasi akan memiliki dua sumber utama pasokan tenaga kerja:

saya. Pasokan Internal:

Banyak pekerja yang akan dibutuhkan untuk posisi masa depan dengan organisasi sudah dipekerjakan. Manajemen tahu semua pekerja sehingga keterampilan dan aspirasi mereka dapat dengan mudah dicocokkan. Inventarisasi manajemen dan inventaris keterampilan tersedia untuk mengidentifikasi sumber pasokan internal sumber daya manusia yang dibahas di bawah ini -

Sebuah. Persediaan Manajemen:

Informasi inventaris manajemen terkait dengan manajer yang berisi data terperinci tentang masing-masing petugas. Suatu inventaris kemungkinan akan mencakup data seperti - Riwayat pekerjaan, kekuatan dan kelemahan, data pribadi, potensi promosi, dan tujuan karir dll.

b. Persediaan Keterampilan:

Inventaris keterampilan berisi informasi tentang karyawan non-eksekutif. Informasi yang mungkin dimasukkan dalam inventaris keterampilan adalah - Data pribadi, pengetahuan dan keterampilan khusus, pengalaman kerja, evaluasi pengawasan dan aspirasi karier, dll.

Sistem inventaris keterampilan yang dirancang dengan baik dan diperbarui membantu organisasi untuk dengan mudah mengidentifikasi karyawan dan mencocokkan lowongan kerja yang akan datang dengan alasan karyawan.

ii. Pasokan Eksternal:

Setelah mencari ketersediaan internal, manajemen harus melakukan survei pasar eksternal. Pekerjaan cepat karyawan baru dari pasar terbuka bisa menjadi mahal dan biasanya cukup sulit. Oleh karena itu, adalah relevan untuk mempersiapkan kondisi kerja yang menarik untuk memastikan aliran pelamar baru yang stabil.

Peramalan dapat membantu tidak hanya dalam mengidentifikasi di mana persediaan karyawan dapat ditemukan tetapi juga dalam memprediksi jenis individu apa yang akan berhasil dalam organisasi.

Proses # 3. Mengembangkan Rencana SDM:

Setelah memutuskan pasokan sumber daya manusia, langkah selanjutnya mengacu pada pengembangan dan implementasi rencana sumber daya manusia. Perencana SDM harus memiliki pengetahuan yang mendalam tentang pasar tenaga kerja dan untuk berhubungan dekat dengan sumber-sumber yang berbeda dan menggunakannya seperti saat dibutuhkan.

Rencana SDM berisi kegiatan-kegiatan berikut:

(i) Perekrutan,

(ii) Pelatihan dan Pelatihan Ulang,

(iii) Produktivitas,

(iv) Penugasan Kembali, dan

(v) Retensi.

Proses # 4. Evaluasi HRP:

Tanggung jawab manajemen untuk mengevaluasi upaya HRP mereka untuk menentukan efektivitas mereka dalam membantu mencapai tujuan organisasi di satu sisi dan di sisi lain, untuk memulai tindakan korektif, jika diperlukan. JW

Walker dapat membatasi evaluasi secara luas sebagai berikut:

saya. Sejauh mana perencana SDM disesuaikan dengan masalah dan peluang personel.

ii. Kualitas hubungan kerja mereka dengan personel dan spesialis keuangan serta manajer lini yang memasok data dan menggunakan hasil perencanaan sumber daya manusia.

aku aku aku. Kualitas komunikasi antara pihak-pihak yang terlibat.

iv. Sejauh mana pembuat keputusan dari manajer lini hingga manajemen puncak memanfaatkan ramalan, rencana, dan rekomendasi perencanaan sumber daya manusia.

v. Nilai yang dirasakan dari perencanaan sumber daya manusia di antara para pembuat keputusan.

Dalam kulit kacang, ukuran efektivitas perencanaan yang jelas adalah seberapa baik kebutuhan sumber daya manusia diantisipasi dan dipenuhi.


Human Resource Planning Process – 4 Unique Steps: Assessing Current Human Resources, Implications of Future Demand, Implications of Future Supply and Few More

HRP is a long range and strategic decision and myopic outlook here 'often creates a situation of poor, short, or excess manpower. The purpose of HRP is to assess where organization is heading, what the demand supply situation of people and try will beat to match this demand and supply in the interest of the firm.

Ini melibatkan:

1. Assessing current Human Resources

2. Implications of Future Demand

3. Implications of Future Supply

4. Matching Demand and Supply

Step # 1. Assessing Current Human Resources:

This includes preparing inventory of workers and skills available with the firm and job analysis. Human resource inventory contains list of names, the qualifications and week experiences, salary level, skills, capabilities etc. This helps an organization to prepare its training inputs and recruitment functions.

Job analysis defines the jobs in an organization and the behaviour required on the jobs. For example the job of group leader to a firm (network management software development) requires knowledge of Windows NT/ UML/VCH-+/CORBA and that of Group leader (System engineering) requires knowledge of Windows NT/GDMO/ASN.

Job analysis explains the difference between these jobs whether these should be at the same or different in the hierarchy and what should be the gap between the two. Human resource inventory and job analysis tells an organization where it stands in terms of availability and supply of manpower.

Step # 2. Implications of Future Demand:

The projection of future demand depends upon firm's growth plans. These plans should be available to manpower planners so that they can know what are going to be its growth areas in future. These help in estimating in which area and how much manpower will be required.

The projection is to be made well in advance to give time to HRM department to hire and train necessary people. Since people cannot be acquired at a very short notice so demand needs to be forecasted one year or six months in advance or some firm's may even start early.

Step # 3. Implications of Future Supply:

The organization is required to project supply position of manpower in the future. A lean supply position means longer lead time between demand and supply must be maintained while in case of good supply even a shorter lead time can serve the purpose. The supplies of labour are affected by both internal and external factors. Internal factors are new recruits, promotions, transfers, leaves, layoffs, illness, retirements and deaths.

Some of these an easy to predict while not often. External factors are availability of trained manpower from institutes, preferences of people for a particular type of jobs. For example our armed forces are experiencing shortage of bands in its officer's cadre because more people are attracted by jobs in private sectors. Impact of both these factors must be considered to accurately predict the supply position in the desired area.

Step # 4. Supply and Demand:

This brings together the forecast of future demand and supply. It will identify shortages and excess in quantity and quality. If the firm finds mat shortages may exist in a particular area, efforts can be started to meet it by transferring, training, recruiting people. Otherwise the no availability of right people can affect the functioning and objectives of organization.


Process of Human Resource Planning – Multi-Step Process: Objective of Human Resource Planning, Analysis of Organisational Plans, Demand Estimation and a Few More

Process of human resource planning is a multi-step process including:

1. Objective of human resource planning.

2. Analysis of organisational plans.

3. Demand estimation.

4. Auditing human resource.

5. Job analysis.

6. Estimating gap between demand and supply.

7. Preparing human resource plan.

Process # 1. Objective of Human Resource Planning:

First step in the process of human resource planning is setting of objectives of human resource planning. Ultimate objective of human resource planning is to fulfil the manpower needs of the organisation for present and future. The objectives of human resource planning may be for short term, middle term and long term.

For example, short term plan may be to recruit 20 persons from backward districts. Long term plan may be to recruit persons for a new industry.

Objectives of human resource planning should be consistent with plans of organisation.

Process # 2. Analysis of Organisational Plans:

Objectives of the organisation are required to be studied before making human resource plan. Organisational plans may be for expansion, diversification, mergers & acquisition, downsizing, disinvestment, etc.

The need of manpower increases in case of expansion, diversification while decreases if organisation plans for disinvestment or downsizing.

Therefore, manpower requirement depends on the plans of organisation which should be properly studied and analysed.

Process # 3. Demand Estimation:

Third step in the process of human resource planning is estimating the need of manpower at different levels.

Demand forecasting depends on size of business, organisational structures, designs, management philosophy, etc. Demand is forecasted for existing departments as well as for new vacancies. Demand is forecasted in terms of functional category, persons needed, the levels at which they are needed.

While estimating manpower requirement, expected labour turnover such as quits, retirement, transfer, dismissal, lay off and other separations should be kept in mind.

Demand forecasting can be done using the techniques:

(a) Managerial Judgements:

In this method, managers or departmental heads estimate the manpower requirement on the basis of past experience. Then these departmental estimates are compiled to estimate the requirement of organisation. This method is appropriate for small firms.

(b) Ratio Method:

In this method, manpower requirement is estimated on the basis of past ratio analysis. For example, in the previous year, 100 workers were employed to produce 50, 000 units ie, 500 units per worker. To produce 80, 000 units, 80000/ 500 = 160 workers will be required.

(c) Delphi Method:

In this method, the help of experts is taken to estimate manpower needs. The experts do not meet each other. Opinions of various experts are demanded again and again until the opinions of experts agree. The agreement so reached is demand forecast.

While estimating manpower needs, not only the quantity but the quality should also be estimated.

Process # 4. Auditing Human Resource:

After estimating the manpower requirement in organisation, next step is to check the current supply of manpower in organisation so that the difference between demand and supply can be seen.

Current supply of manpower in all departments is aggregated to find organisational supply.

Process # 5. Job Analysis:

Job Analysis refers to detailed analysis of job eg, qualification, skills, training, experience required, etc. Job analysis consists of job description and job specifications.

Process # 6. Estimating Gap between Demand and Supply:

After demand and supply forecasting, they are compared with each other. There can be three cases; first demand = supply, second demand > supply and third demand < supply.

If demand = supply, then no new human resource is required and no separation is required. If demand is more than supply, more people will be needed to be hired and if demand is less than supply, layoffs and separation will be resorted.

Process # 7. Preparing Human Resource Plan:

This refers to preparation of detailed plan regarding sources of labour supply of right kind.

In human resource plan, following things are detailed:

(a) Number and kind of people required.

(b) Sources of labour supply.

(c) Human resource policy, regarding which source of labour supply to be used, internal or external.

(d) Criteria for selection of people.

(e) Training and development needs.

(f) Plans for promotion, demotion, transfer, dismissal, etc.


 

Tinggalkan Komentar Anda