Proses Perencanaan: 11 Langkah Utama Perencanaan (dengan diagram)

Semua yang perlu Anda ketahui tentang langkah-langkah yang terlibat dalam proses perencanaan. Perencanaan adalah suatu proses, yang mencakup sejumlah langkah yang harus diambil. Ini adalah latihan intelektual dan tekad sadar dari tindakan yang diambil.

Oleh karena itu, diperlukan pemikiran serius tentang berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat rencana. Fakta dikumpulkan dan dianalisis dan yang terbaik dari semuanya dipilih dan diadopsi.

Proses perencanaan melibatkan pengaturan tujuan bisnis dan alokasi sumber daya untuk mencapainya.

Perencanaan menentukan arah tindakan di masa depan untuk memanfaatkan berbagai sumber daya dengan cara sebaik mungkin.

Langkah-langkah yang terlibat dalam proses perencanaan adalah:

1. Menjadi Sadar akan Peluang 2. Menetapkan Tujuan 3. Mengembangkan Tempat 4. Menentukan Kursus Alternatif 5. Mengevaluasi Kursus Alternatif 6. Memilih Alternatif Terbaik

7. Merumuskan Rencana Derivatif 8. Rencana Penomoran dengan Penganggaran 9. Melaksanakan Rencana 10. Mengamankan Partisipasi Karyawan 11. Penyesuaian dan Tindak Lanjut Rencana.


Proses Perencanaan: 11 Langkah Penting Perencanaan dalam Organisasi

Langkah-langkah yang Terlibat dalam Proses Perencanaan - Menurut Koontz dan O'Donnell

Perencanaan terlebih dahulu memutuskan tindakan dan sumber daya apa yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan. Perencanaan formal adalah proses yang sistematis.

Koontz dan O'Donnell mendaftar langkah-langkah berikut dalam proses (lihat gambar 5.1):

Langkah # 1. Menjadi Sadar Peluang:

Selama tahap ini, manajer menciptakan fondasi dari mana mereka akan mengembangkan rencana mereka. Mereka menganalisis keadaan saat ini dan memiliki pandangan awal tentang peluang di masa depan. Mereka memeriksa kekuatan dan kelemahan organisasi. Clemens dan Mayer menyatakan: "Semakin jauh Anda melihat ke belakang, semakin jauh Anda bisa melihat ke depan." Manajer pada titik ini harus memiliki pemahaman tentang "mengapa kami ingin menyelesaikan ketidakpastian, dan visi tentang apa yang kami harapkan akan dapatkan."

Manajer perlu menentukan - (a) ancaman apa untuk mencapai tujuan unit yang sedang berkembang dan (b) bagaimana perubahan dalam lingkungan menghadirkan peluang untuk pencapaian yang lebih besar dari tujuan tersebut.

Langkah # 2. Menetapkan Tujuan:

Langkah kedua dalam proses perencanaan adalah menetapkan tujuan untuk seluruh organisasi dan kemudian untuk setiap unit kerja bawahan. Tujuan mendefinisikan hasil yang ingin dicapai dan menunjukkan di mana penekanan utama akan ditempatkan dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijakan, prosedur, aturan, anggaran dan program. Tujuan organisasi memberikan arahan dan mengontrol tujuan departemen bawahan.

Langkah # 3. Membangun Tempat:

Tempat adalah asumsi perencanaan tentang lingkungan di mana rencana itu akan dilakukan. Bangunan mencakup lingkungan yang diharapkan dari rencana dalam operasi. Tempat penting meliputi- (a) ramalan, (b) kebijakan dasar dan (c) rencana perusahaan yang ada. Manajer yang bertanggung jawab atas perencanaan harus membangun, mengedarkan, dan mendapatkan persetujuan untuk memanfaatkan tempat perencanaan yang kritis. Manajer menggunakan tempat ini untuk mengevaluasi acara di masa depan, dan untuk mengembangkan 'pernyataan tindakan' dan tindakan alternatif.

Untuk mengembangkan tempat, perencana perlu melakukan peramalan yang realistis. Proses peramalan umumnya melibatkan- (i) perhitungan kemungkinan peristiwa di masa depan; (ii) menganalisis perubahan dalam sikap konsumen, teknologi, kekuatan kompetitif, kebijakan pemerintah, dll. dan (iii) mengembangkan dasar untuk keputusan dan perencanaan melalui penyelidikan sistematis.

Karena peristiwa di masa depan itu kompleks, premis-premis harus dibatasi pada asumsi yang penting untuk suatu rencana. Selama proses perencanaan, bangunan harus dipantau dan diperbarui.

Langkah # 4. Menentukan Kursus Alternatif:

Langkah selanjutnya adalah menentukan cara alternatif yang tersedia untuk mencapai tujuan. Koontz dan O'Donnell menyatakan: "Jarang ada rencana yang dibuat untuk alternatif yang masuk akal tidak ada." Oleh karena itu, manajer harus mencari dan memeriksa tindakan alternatif. Penting untuk dicatat bahwa jumlah alternatif harus dikurangi menjadi yang paling menjanjikan dan berbuah dengan tampilan pendahuluan. Alternatif dapat ditemukan melalui penelitian, eksperimen, dan pengalaman.

Langkah # 5. Mengevaluasi Kursus Alternatif:

Setelah menemukan alternatif yang tersedia dan telah membuat analisis dari poin kuat dan lemah mereka, perencana harus mengevaluasi alternatif dalam terang premis dan tujuan. Evaluasi bukanlah proses yang mudah karena alternatif memiliki begitu banyak variabel dan keterbatasan. Beberapa alternatif dapat dilihat, beberapa mungkin tampak paling menguntungkan dan akan terlalu mahal. Beberapa mungkin kurang diinginkan atau efisien daripada yang lain; yang lain mungkin lebih sesuai dengan tujuan langsung perusahaan.

Oleh karena itu, manajer yang efektif mengevaluasi alternatif-alternatif ini terhadap pertimbangan untuk kelayakan dan konsekuensi. Metode statistik dan komputer sangat membantu proses evaluasi.

Langkah # 6. Memilih Alternatif Terbaik:

Ini adalah titik di mana rencana itu diadopsi - titik pengambilan keputusan. Memilih alternatif yang paling tepat melibatkan pemilihan rencana. Biasanya, manajer akan memilih alternatif yang, dalam penilaian mereka, akan memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Kadang-kadang, manajer dapat memutuskan untuk mengikuti banyak kursus realistis yang layak, layak atau cukup daripada satu saja yang terbaik. Keputusan terburuk adalah 'memutuskan untuk tidak memutuskan.'

Langkah # 7. Merumuskan Rencana Turunan:

Setelah rencana keseluruhan diadopsi, perlu untuk mengembangkan rencana turunan lainnya untuk setiap segmen perusahaan untuk mendukung rencana utama.

Rencana turunan mungkin diperlukan:

(a) Untuk mengoordinasi fase-fase berbeda dari organisasi;

(B) Untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur baru untuk melaksanakan rencana; dan

(c) Untuk bekerja bersama dengan rencana utama untuk mencapai tujuan yang sama.

Langkah # 8. Rencana Penomoran berdasarkan Penganggaran:

Tanpa anggaran, rencana tidak dapat dijalankan; mereka menjadi latihan kertas. Anggaran memberi makna pada rencana. Oleh karena itu, sebagai bagian dari rencana, anggaran dilewatkan untuk membuat ketentuan untuk pengeluaran uang tunai dan modal. Anggaran memberikan standar untuk mengukur kemajuan rencana.

Penganggaran adalah memberi tahu uang ke mana harus pergi, bukan menanyakannya ke mana ia pergi. Anggaran adalah ekspresi harapan dalam bentuk angka. Anggaran pada umumnya bersifat finansial, meskipun dapat dinyatakan dalam istilah lain juga seperti jam kerja. Sulit untuk memisahkan penganggaran dari proses perencanaan.

Langkah # 9. Menerapkan Rencana:

Rencana itu menjadi kenyataan ketika dioperasikan. Ini melibatkan mengubahnya menjadi tindakan. Implementasi berarti sumber daya berkomitmen dan karyawan bertindak. Ini membutuhkan penggunaan fungsi manajemen lainnya, seperti pengorganisasian, kepegawaian, pengarahan dan pengendalian. Untuk mendapatkan kerjasama dalam implementasi, bawahan harus dikaitkan dalam proses perencanaan.

Implementasi yang efektif dari suatu rencana memerlukan koordinasi manajerial dan kerja tim. Manajer harus "menjual" rencana itu kepada orang-orang yang akan bertanggung jawab untuk mengubahnya menjadi kenyataan. Ini mengharuskan manajer untuk mengawasi dengan cermat rencana kemajuan dan hasil.

Langkah # 10. Penyesuaian dan Tindak Lanjut Rencana:

Perubahan dalam lingkungan dan organisasi menumbangkan bahkan rencana terbaik. Rencana jangka panjang Eire paling rentan terhadap perubahan karena kekuatan eksternal. Manajer yang baik menerima perubahan dan merencanakannya. Mereka harus memantau dan memelihara rencana mereka. Pemantauan rencana yang konstan diperlukan agar penyesuaian dan koreksi dapat dilakukan tepat waktu dan relevan.

Melalui fungsi pemantauan, manajer dapat mengambil tindakan korektif jika mereka mengamati penyimpangan yang tak terduga dan tidak diinginkan. Mekanisme tindak lanjut atau umpan balik adalah upaya untuk menentukan apakah rencana tersebut telah mencapai hasil yang diinginkan. Rencana harus dibandingkan dengan hasil aktual. Umpan balik memberi manajer masukan yang dapat membantu mereka memperbarui dan menyesuaikan rencana.


Langkah-langkah yang Terlibat dalam Proses Perencanaan - 7 Langkah Penting yang Berbeda dari Organisasi ke Organisasi

Perencanaan adalah suatu proses, yang mencakup sejumlah langkah yang harus diambil. Ini adalah latihan intelektual dan tekad sadar dari tindakan yang diambil. Oleh karena itu, diperlukan pemikiran serius tentang berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membuat rencana. Fakta dikumpulkan dan dianalisis dan yang terbaik dari semuanya dipilih dan diadopsi.

Proses perencanaan, berlaku untuk satu organisasi dan untuk satu rencana, mungkin tidak berlaku untuk semua organisasi lain atau semua jenis rencana, karena berbagai faktor yang masuk ke dalam proses perencanaan mungkin berbeda dari organisasi ke organisasi atau rencana ke rencana. Misalnya, proses perencanaan untuk organisasi besar mungkin tidak sama dengan untuk organisasi kecil.

Langkah-langkah yang umumnya terlibat dalam perencanaan adalah sebagai berikut:

Langkah # 1. Menetapkan Sasaran yang Dapat Diverifikasi atau Kumpulan Sasaran yang ingin Dicapai:

Langkah pertama dalam perencanaan adalah menentukan tujuan perusahaan. Level atas atau manajer puncak paling sering menetapkan ini, biasanya setelah sejumlah tujuan yang mungkin telah dipertimbangkan dengan cermat. Ada banyak jenis tujuan yang dapat dipilih manajer - volume penjualan yang diinginkan atau tingkat pertumbuhan, pengembangan produk atau layanan baru, atau bahkan tujuan yang lebih abstrak seperti menjadi lebih aktif di masyarakat. Jenis tujuan yang dipilih akan tergantung pada sejumlah faktor - misi dasar organisasi, nilai-nilai yang dipegang manajernya, dan kemampuan aktual dan potensial organisasi.

Langkah # 2. Membangun Tempat Perencanaan:

Langkah kedua dalam perencanaan adalah membangun tempat perencanaan, yaitu asumsi tertentu tentang masa depan berdasarkan rencana yang akan dirumuskan secara intim. Tempat perencanaan sangat penting untuk keberhasilan perencanaan karena menyediakan kondisi ekonomi, biaya dan harga produksi, kemungkinan perilaku bersaing, ketersediaan modal dan material, kontrol pemerintah, dan sebagainya.

Langkah # 3. Menentukan Periode Perencanaan:

Setelah manajer tingkat atas telah memilih tujuan jangka panjang dasar dan tempat perencanaan, tugas selanjutnya adalah menentukan periode rencana. Bisnis sangat bervariasi dalam periode perencanaan mereka. Dalam beberapa kasus, rencana dibuat hanya untuk satu tahun sementara yang lain mencakup beberapa dekade. Namun, dalam setiap kasus, selalu ada beberapa logika dalam memilih rentang waktu tertentu untuk perencanaan.

Perusahaan umumnya mendasarkan periode mereka pada masa depan yang dapat diantisipasi secara wajar.

Faktor-faktor lain, yang mempengaruhi pemilihan suatu periode, adalah sebagai berikut:

(a) Pimpin waktu dalam pengembangan dan komersialisasi produk baru;

(B) Waktu yang diperlukan untuk memulihkan investasi modal atau periode pengembalian; dan

(c) Panjang komitmen sudah dibuat.

Langkah # 4. Menemukan Tindakan Alternatif:

Langkah keempat adalah perencanaan untuk mencari dan memeriksa tindakan alternatif. Misalnya, pengetahuan teknis dapat diamankan dengan melibatkan teknisi asing atau dengan staf pelatihan di luar negeri. Demikian pula, produk dapat dijual langsung ke konsumen oleh penjual perusahaan atau melalui agen eksklusif. Jarang ada rencana di mana alternatif yang masuk akal tidak keluar, dan seringkali alternatif yang tidak terbukti terbukti yang terbaik.

Langkah # 5. Mengevaluasi dan Memilih Tindakan:

Setelah mencari kursus alternatif, langkah kelima adalah mengevaluasinya dengan mempertimbangkan lokasi dan tujuan serta memilih program atau tindakan yang terbaik. Ini dilakukan dengan bantuan teknik kuantitatif dan riset operasi.

Langkah # 6. Mengembangkan Rencana Turunan:

Setelah rencana itu dirumuskan, tujuan luasnya harus diterjemahkan ke dalam operasi organisasi sehari-hari. Manajer tingkat menengah dan bawah harus menyusun rencana, program, dan anggaran yang sesuai untuk subunit mereka. Ini digambarkan sebagai rencana turunan. Dalam mengembangkan rencana turunan ini, manajer tingkat bawah mengambil langkah yang serupa dengan yang diambil oleh manajer tingkat atas - memilih tujuan yang realistis, menilai kekuatan dan kelemahan khusus sub unit mereka dan menganalisis bagian-bagian lingkungan yang dapat memengaruhi mereka.

Langkah # 7. Mengukur dan Mengontrol Kemajuan:

Jelas, bodoh untuk membiarkan rencana berjalan tanpa memonitor kemajuannya. Oleh karena itu, proses pengendalian adalah bagian penting dari rencana apa pun. Manajer perlu memeriksa kemajuan rencana mereka sehingga mereka dapat (a) mengambil tindakan perbaikan apa pun yang diperlukan untuk membuat rencana itu berhasil, atau (b) mengubah rencana awal jika rencana itu tidak realistis.


Langkah-langkah yang Terlibat dalam Proses Perencanaan - 8 Langkah (Mulai dari Menentukan Masalah hingga Tindakan Tindak Lanjut)

Proses perencanaan melibatkan pengaturan tujuan bisnis dan alokasi sumber daya untuk mencapainya. Perencanaan menentukan arah tindakan di masa depan untuk memanfaatkan berbagai sumber daya dengan cara sebaik mungkin. Ini adalah kombinasi dari penanganan informasi dan sistem pengambilan keputusan berdasarkan input informasi, output dan umpan balik.

Langkah-langkah dalam Proses Perencanaan :

Perencanaan melibatkan sejumlah langkah mulai dari menentukan masalah hingga tindakan lanjutan.

Langkah-langkah berikut diambil dalam proses perencanaan:

1. Mengenali Kebutuhan untuk Bertindak:

Langkah pertama dalam proses perencanaan adalah kesadaran akan peluang bisnis dan perlunya mengambil tindakan. Peluang saat ini dan masa depan harus ditemukan sehingga perencanaan dapat dilakukan untuk mereka. Kecenderungan situasi ekonomi juga harus divisualisasikan. Misalnya, jika memikirkan pemerintah adalah untuk mengembangkan daerah pedesaan sebagai pusat industri, pengusaha yang berpikiran jauh akan berpikir untuk mendirikan unit yang cocok dengan lingkungan itu dan akan memanfaatkan fasilitas yang ditawarkan untuk tujuan ini.

Sebelum merambah ke area baru pro dan kontra dari proyek tersebut harus dievaluasi. Sebuah permulaan harus dibuat hanya setelah melalui analisis rinci tentang peluang baru.

2. Mengumpulkan Informasi yang Diperlukan:

Sebelum perencanaan aktual dimulai, fakta dan angka yang relevan dikumpulkan. Semua informasi yang berkaitan dengan operasi bisnis harus dikumpulkan secara rinci. Jenis pelanggan yang harus ditangani, keadaan di mana barang harus disediakan, nilai produk kepada pelanggan, dll., Harus dipelajari secara rinci. Fakta dan angka yang dikumpulkan akan membantu dalam menyusun rencana yang realistis.

3. Meletakkan Tujuan:

Tujuan adalah tujuan yang ingin dicapai oleh manajemen. Tujuannya adalah produk akhir dan semua energi dialihkan untuk mencapai tujuan ini. Sasaran adalah utas yang mengikat seluruh perusahaan. Perencanaan dimulai dengan penentuan tujuan. Ikatan antara perencanaan dan tujuan membantu karyawan untuk memahami tugas mereka. Tujuan adalah panduan karyawan. Adalah penting bahwa tujuan harus dirumuskan dan dikomunikasikan dengan baik kepada semua anggota organisasi.

4. Menentukan Tempat Perencanaan:

Perencanaan selalu untuk masa depan yang tidak pasti. Meskipun tidak ada yang pasti di masa mendatang tetapi masih ada asumsi tertentu yang harus dibuat untuk merumuskan rencana. Ramalan sangat penting untuk perencanaan bahkan jika semua tidak terbukti benar. Prakiraan berarti asumsi kejadian di masa mendatang. Perilaku variabel-variabel tertentu diprakirakan merupakan dasar perencanaan.

Perkiraan umumnya akan dibuat untuk yang berikut:

(A) Harapan permintaan untuk produk.

(B) Kemungkinan volume produksi.

(c) Antisipasi biaya dan kemungkinan harga di mana produk akan dipasarkan.

(d) Pasokan tenaga kerja, bahan baku dll.

(e) Kebijakan ekonomi pemerintah.

(f) Pola perubahan preferensi konsumen.

(g) Dampak perubahan teknologi pada proses produksi.

(h) Sumber pasokan dana.

Atas dasar ramalan itulah perencanaan dilakukan. Keberhasilan atau kegagalan perencanaan akan tergantung pada perkiraan berbagai faktor yang disebutkan di atas. Jika ramalannya akurat maka perencanaan juga akan dapat diandalkan. Efek berbagai faktor harus ditimbang dengan cermat.

5. Meneliti Tindakan Alternatif:

Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah memilih tindakan yang terbaik. Ada beberapa cara untuk melakukan sesuatu. Perencana harus mempelajari semua alternatif dan kemudian pemilihan akhir harus dilakukan. Hasil terbaik akan dicapai hanya ketika cara terbaik dalam melakukan pekerjaan dipilih. Menurut Koontz dan O'Donnell, "Jarang ada rencana yang dibuat untuk alternatif yang masuk akal tidak ada." Semua pro dan kontra dari metode harus ditimbang sebelum pemilihan akhir.

6. Evaluasi Pola Tindakan:

Setelah memilih tindakan, langkah selanjutnya adalah membuat evaluasi tindakan tersebut. Evaluasi akan melibatkan studi kinerja berbagai tindakan. Berbagai faktor akan saling menimbang. Suatu tindakan mungkin cocok tetapi mungkin melibatkan investasi besar dan yang lain mungkin melibatkan jumlah yang lebih sedikit tetapi mungkin tidak terlalu menguntungkan. Evaluasi berbagai pola tindakan sangat penting untuk perencanaan yang tepat.

7. Menentukan Rencana Sekunder:

Setelah rencana utama dirumuskan maka sejumlah rencana pendukung diperlukan. Sebenarnya rencana sekunder dimaksudkan untuk pelaksanaan rencana pokok. Misalnya, setelah rencana produksi diputuskan maka sejumlah rencana untuk pengadaan bahan baku, pembelian pabrik dan peralatan, perekrutan personil akan diperlukan. Semua rencana sekunder akan menjadi bagian dari rencana utama.

8. Implementasi Rencana:

Langkah terakhir dalam proses perencanaan adalah bagian implementasi. Perencanaan harus dilaksanakan sehingga tujuan bisnis dapat tercapai. Implementasi akan membutuhkan penetapan kebijakan, prosedur, standar dan anggaran. Alat-alat ini akan memungkinkan implementasi rencana yang lebih baik.


Langkah-langkah yang Terlibat dalam Proses Perencanaan - 8 Langkah dalam Proses Perencanaan dalam Manajemen

Proses perencanaan berkaitan dengan pengambilan keputusan saat ini untuk mengalokasikan sumber daya kita sedemikian rupa sehingga kita dapat mencapai tujuan di masa depan. Perencanaan adalah kombinasi dari penanganan informasi dan sistem pengambilan keputusan. Kami memiliki input informasi, output, dan umpan balik. Mari kita sekarang secara singkat melihat langkah-langkah yang umumnya terlibat dalam kegiatan perencanaan.

Berikut ini adalah langkah-langkah utama dalam proses perencanaan:

Langkah # 1. Mengkristalisasi Peluang atau Masalah:

Mengkristalisasi pada tahap primer berarti menganalisis lingkungan eksternal dan peluang serta ancaman. Ini lebih lanjut mencakup identifikasi masalah yang solusinya harus disediakan dan peluang yang dapat diambil untuk memanfaatkannya. Penting untuk memastikan dengan jelas bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan untuk perencanaan yang akan divisualisasikan.

Jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan berikut dapat membantu dalam perencanaan - (i) Mengapa rencana harus dipersiapkan? (ii) Apakah rencana yang sepenuhnya baru diperlukan atau cukup untuk memodifikasi rencana yang ada? (iii) Apakah organisasi akan mendapat manfaat jika rencana seperti itu disiapkan dan dioperasikan? (iv) Jika ya, bagaimana? Jawaban-jawaban ini akan memfasilitasi perumusan rencana praktis dan realistis.

Penentuan tujuan yang jelas adalah langkah pertama dalam perencanaan. Perencanaan dimulai dengan itu. Tujuan selalu menjadi pusat rencana karena setiap tindakan yang direncanakan diarahkan ke tujuan. Proses ini juga dapat digunakan sebagai motivasi bagi individu dalam mencapai tujuan karena mereka telah membantu dalam menetapkannya bersama dengan tugas yang harus dilakukan untuk pencapaian mereka.

Tujuan keseluruhan menentukan tujuan yang ingin dicapai secara umum, sedangkan tujuan turunan memberikan fokus pada perinciannya, yaitu apa sebenarnya yang harus dicapai? Kapan tindakan akan dilakukan? Siapa yang mengambil tindakan ini? Bagaimana dan kapan tujuan turunan ini dicapai?

Langkah # 2. Mengamankan dan Menganalisis Informasi yang Diperlukan:

Rencana adalah cetakan biru dari apa yang harus dilakukan, bagaimana yang harus dilakukan, siapa yang harus dilakukan, dll. Rencana memberikan jalan tindakan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, oleh departemen dan akhirnya oleh organisasi. Setiap perkiraan tindakan di masa depan harus memiliki dasar yang selanjutnya harus diimprovisasi dan diproses dengan bantuan antisipasi. Dasar dan antisipasi seperti itu adalah informasi yang berkaitan dengan masa lalu, sekarang dan masa depan.

Secara alami, setelah penetapan tujuan, apa yang harus dilakukan adalah mengamankan informasi yang diperlukan dari berbagai sumber. Sumber-sumber seperti itu ditemukan serta diidentifikasi dan informasi yang diperlukan dikumpulkan dari mereka. Informasi masa lalu terkait dengan tujuan masa lalu, tindakan yang diambil, efeknya dan probabilitas pencapaian tujuan yang dapat menilai efektivitas tindakan yang dilakukan saat ini. Masa depan dalam bentuk di dalam hanyalah antisipasi logis dari masa depan yang dekat maupun yang jauh.

Informasi tersebut berkenaan dengan lingkungan internal maupun eksternal. Lingkungan eksternal termasuk Pemerintah. kebijakan, nilai-nilai sosial, kondisi politik, situasi internasional dan eksternalitas lain yang mungkin berpengaruh pada organisasi di masa depan. Analisis informasi semacam itu hanya untuk manfaat organisasi, harus dilakukan dan dengan demikian poin 'Plus' dan 'Minus' atau 'kuat' dan 'lemah' dinilai dan diidentifikasi. Analisis tersebut selanjutnya membantu mengidentifikasi kekuatan organisasi di semua bidang vital.

Pendekatan konstruktif dapat mengungkapkan kekurangan dan kelemahan, terutama dalam kaitannya dengan persaingan. Kekuatan dan kelemahan yang diidentifikasi tersebut adalah aset dan liabilitas. Mereka harus seimbang dalam bentuk neraca. Ini akan membantu dalam mengetahui "di mana kita berdiri di pasar."

Langkah # 3. Menetapkan Alasan dan Batasan Perencanaan:

Langkah ini melibatkan membuat asumsi tentang perilaku faktor internal dan eksternal yang disebutkan dalam langkah kedua. Penting untuk mengidentifikasi asumsi yang menjadi dasar rencana. Analisis data yang dikumpulkan akan menghasilkan pembentukan asumsi tertentu sebagai basis. Asumsi menunjukkan lingkungan yang diharapkan di masa depan dan dikenal sebagai tempat perencanaan. Lagi-lagi peramalan penting dalam premis.

Ini membantu dalam membuat asumsi realistis tentang penjualan, biaya, harga, produk, dan perkembangan teknologi dll di masa depan. Asumsi bersama dengan ramalan masa depan memberikan dasar untuk rencana. Karena lingkungan masa depan begitu kompleks dan tidak pasti; tidak realistis untuk membuat asumsi dengan sangat rinci tentang setiap faktor lingkungan. Dianjurkan untuk membatasi premis pada faktor-faktor yang penting atau strategis untuk proses perencanaan.

Beberapa tempat seperti pertumbuhan populasi tidak dapat dikendalikan oleh organisasi sedangkan yang lain seperti kebijakan periklanan untuk diadopsi oleh perusahaan dapat dikendalikan. Kendala seperti kontrol Pemerintah juga akan ada. Perencanaan akan dilatarbelakangi oleh tempat dan kendala yang harus diperhatikan untuk mendeteksi perubahan dan pengaruhnya terhadap rencana.

Langkah # 4. Memastikan Tindakan atau Rencana Alternatif:

Selalu ada kemungkinan adanya batasan tertentu yang dapat memengaruhi kemampuan kelompok kerja untuk mencapai tujuannya. Manajer yang cerdas harus membuat rencana mengantisipasi kondisi atau keterbatasan yang mungkin membatasi kelancaran operasi rencana. Perencana yang baik harus mempertimbangkan kombinasi dari semua batasan yang mungkin dan membuat ketentuan untuk mereka.

Menentukan arah tindakan alternatif merupakan langkah penting dalam proses perencanaan. Sehubungan dengan analisis di atas, kemungkinan tindakan alternatif harus dipastikan dan diperiksa. Hampir tidak ada rencana yang alternatifnya tidak ada. Secara umum dalam semua situasi, ada lebih dari satu tindakan yang mungkin dilakukan. Kecerdasan dan imajinasi serta pengalaman diperlukan untuk memastikan sejumlah tindakan alternatif yang mungkin tersedia dalam situasi tertentu.

Seorang manajer harus mencoba untuk menyaring alternatif yang paling memungkinkan sehingga ia memiliki sejumlah kecil alternatif untuk seleksi akhir. Ini akan membantu dalam analisis menyeluruh dari alternatif yang dikembangkan.

Langkah # 5. Evaluasi dan Pemilihan Paket Optimal:

Langkah kelima dan paling penting dalam proses perencanaan adalah evaluasi dan pemilihan rencana optimal. Setelah memilih beberapa alternatif yang layak, mereka harus dievaluasi dengan bantuan sejumlah parameter yang terkait dengan tempat dan tujuan perencanaan. Kursus tindakan alternatif ini kemudian akan dievaluasi baik dengan penilaian sendiri atau dengan bantuan teknik kuantitatif dan bantuan staf.

Ini akan membantu dalam mengevaluasi dan memilih rencana atau tindakan yang akan menjadi yang optimal atau yang terbaik, dengan mempertimbangkan semua faktor untuk kepentingan perusahaan. Evaluasi berbagai alternatif akan membantu dalam mengetahui mana di antara mereka menawarkan peluang keberhasilan terbesar dalam mencapai tujuan yang diinginkan.

Tujuan mengevaluasi kursus tindakan alternatif adalah untuk memilih tindakan yang paling sesuai, yang akan mencapai tujuan organisasi. Teknik pengambilan keputusan diterapkan untuk memilih tindakan tertentu. Beberapa faktor harus dipertimbangkan.

Saat memilih paket itu adalah:

saya. Rencana tersebut harus berorientasi pada tujuan,

ii. Itu harus fleksibel atau disesuaikan,

aku aku aku. Itu harus spesifik dan jelas,

iv. Itu harus mudah diterima oleh personel operasi,

v. Sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaan rencana harus tersedia.

Oleh karena itu, manajemen dapat memutuskan untuk memilih dua atau lebih alternatif dan menggabungkannya untuk memiliki rencana yang paling layak.

Langkah # 6. Menentukan Rencana Derivatif:

Rencana organisasi dasar tidak dapat dijalankan secara efektif kecuali jika didukung oleh turunan atau sub-rencana. Dari rencana dasar seperti yang dipilih di atas, rencana lain harus dikembangkan, untuk mendukung rencana dasar. Mereka digambarkan sebagai rencana turunan.

Rencana-rencana ini dikembangkan dalam kerangka perencanaan keseluruhan. Misalnya, rencana pemasaran dasar dapat menghasilkan rencana turunan lainnya seperti rencana periklanan, rencana perekrutan personil, rencana pelatihan, dll.

Rencana turunan penting yang digunakan dalam bisnis termasuk kebijakan, program prosedur, proyek, metode, anggaran, peraturan dll. Mereka membantu dalam mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan.

Langkah # 7. Memperbaiki Waktu Pengantar:

Waktu ditetapkan untuk pengenalan rencana. Pertanyaan tentang waktu dan siapa yang akan melakukan itu, kemudian harus diucapkan. Jadwal waktu yang tepat harus disiapkan dan instruksi rinci ditulis untuk mengomunikasikan rencana tersebut.

Langkah # 8. Mengatur Evaluasi Efektivitas Rencana ke Depan:

Tujuan akhir dari rencana tersebut adalah untuk mencapai tujuan, hasil atau sasaran tertentu. Kenyataan pencapaian tujuan diperlukan untuk dievaluasi, dengan melihat apakah tujuan-tujuan ini tercapai. Jika tidak, penting untuk mencari tahu di mana letak slip up. Evaluasi semacam itu harus dilakukan sesegera mungkin peluang sehingga pengendalian yang memadai digunakan untuk memastikan pencapaian tujuan yang direncanakan. Proses ini, kadang-kadang disebut sebagai pengambilan keputusan, karena proses perencanaan dan pengambilan keputusan saling terkait erat.

Dengan demikian, perencanaan adalah proses yang berkelanjutan dan berkelanjutan yang melibatkan perencanaan tindakan-kontrol dan perencanaan-ulang dan rencana-rencana dapat berubah sehubungan dengan keadaan baru. Jadi perencanaan perlu ditinjau, dievaluasi dan didaur ulang. Paket fleksibel dapat beradaptasi dengan perubahan lingkungan. Perusahaan bisnis adalah sistem yang terbuka dan adaptif dengan lingkungannya sendiri.

Untuk sistem sosial ekonomi, satu-satunya kendaraan untuk perubahan (adaptasi atau inovasi) adalah perencanaan bisnis dan proses pengambilan keputusan seperti dijelaskan di atas. Perencanaan tidak hanya memberi arahan, tetapi juga menjadi alat kontrol yang kuat. Manajer di seluruh rantai komando adalah perencana-cum-pengendali.


Langkah-langkah yang Terlibat dalam Proses Perencanaan - Menetapkan Tujuan, Mengembangkan Tempat, Mengidentifikasi Kursus Tindakan Alternatif, Mengevaluasi Kursus Alternatif, dan Beberapa Lainnya

(i) Menetapkan Tujuan:

Dalam proses perencanaan, tujuan ditentukan dan didefinisikan pertama-tama sehingga semua karyawan yang bersangkutan dapat diinformasikan tentang mereka untuk mendapatkan kerjasama lengkap mereka.

(ii) Tempat Pengembangan:

Dasar perencanaan adalah faktor / asumsi yang mempengaruhi kemungkinan hasil dari berbagai alternatif. Sebelum mengambil keputusan akhir tentang alternatif apa pun, ramalan asumsi ini dibuat. Tingkat keberhasilan perencanaan akan berbanding lurus dengan tingkat keberhasilan peramalan.

Asumsi / premis perencanaan terdiri dari dua jenis:

(a) Bangunan Internal - Modal, tenaga kerja, bahan baku, mesin dll.

(B) Premises Eksternal - Tingkat bunga, tingkat pajak, dll.

(iii) Mengidentifikasi Tindakan Alternatif:

Secara umum, tidak ada pekerjaan yang tidak memiliki metode alternatif untuk melakukannya. Atas dasar tujuan organisasi dan keterbatasan perencanaan, kursus alternatif melakukan pekerjaan tertentu dapat ditemukan.

(iv) Mengevaluasi Kursus Alternatif:

Pada tahap ini, terlihat sejauh mana kursus alternatif tertentu dapat membantu dalam pencapaian tujuan organisasi. Namun, ada satu masalah yang menghadang kita saat menganalisis kursus alternatif ini. Setiap kursus alternatif memiliki kelebihan dan kekurangannya. Dalam situasi seperti itu, perencana harus mengembangkan kursus alternatif baru dengan campuran kursus alternatif yang berbeda.

(v) Memilih Alternatif:

Setelah analisis cermat dari berbagai alternatif, yang terbaik dipilih. Kadang-kadang, analisis menghasilkan lebih dari satu kursus alternatif dengan manfaat yang sama. Mempertimbangkan ketidakpastian di masa depan, dibenarkan untuk memilih lebih dari satu kursus alternatif yang baik. Salah satu alternatif tersebut diadopsi dan yang lain disimpan sebagai cadangan. Dalam hal ramalan masa depan terbukti salah dan kursus alternatif pertama gagal, yang dicadangkan dapat segera dibawa ke dalam operasi dan kegagalan dapat dihindari.

(vi) Menerapkan Rencana:

Setelah memutuskan rencana utama dan rencana tambahan, rencana itu harus dilaksanakan. Setelah mengimplementasikan rencana, urutan kegiatan yang berbeda harus diputuskan. Dengan kata lain, diputuskan siapa yang akan melakukan pekerjaan tertentu dan pada jam berapa.

(vii) Tindakan Tindak Lanjut:

Proses perencanaan tidak berakhir dengan implementasi rencana. Rencana dirumuskan untuk masa depan yang tidak pasti. Sangatlah penting untuk selalu meninjau rencana untuk memastikan keberhasilan di masa depan yang tidak pasti. Momen tampaknya ada perubahan dalam asumsi yang menjadi dasar rencana; harus ada perubahan yang sesuai dalam rencana juga. Dengan cara ini, kita dapat mengatakan perencanaan adalah proses yang terus bergerak.


Langkah-langkah yang Terlibat dalam Proses Perencanaan - Beberapa Langkah Penting untuk Diikuti oleh semua Jenis Perusahaan untuk Memiliki Perencanaan Komprehensif untuk Eksekusi

Tidak ada rencana readymade yang harus diikuti oleh semua perusahaan. Itu harus dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan individu perusahaan tertentu. Namun, ada beberapa langkah penting yang harus diikuti oleh semua jenis perusahaan untuk memiliki perencanaan eksekusi yang komprehensif.

Ini adalah sebagai berikut:

1. Penentuan Tujuan:

Planning is not possible without definite objective. Therefore determination of objectives of business starts the planning process. If there is clarify about the objectives, we can plan for the future. After determining the organization's objectives, we fix up the departmental objectives and then the objectives of sections of the department.

2. Constructing Planning Premises:

Planning means thinking in advance. It depends upon accurate business forecasting. Demand for commodity can be forecast. Prices and wage rates can also be forecast. Forecasting generates planning premises which are three types – (i) Beyond control (Population explosion and price level) (ii) Partially controllable (efficiency of work force) (iii) Fully controllable (development plan for future) qualitative and quantitative methods are used to make these forecasts.

3. Collection, Classification and Processing of Information:

Only relevant information facilities the planning. Information must be classified, analyzed and processed.

4. Deciding Alternative Course of Action:

To fulfil an objective, there can be more than one course of action. For example if we want to increase the profit, we must increase the sales by keeping the prices constant or we must reduce the cost of production by avoiding all sorts of wastes. All these possibilities must be explored during the planning process.

5. Evaluation of Alternatives:

Each alternative weighed against the other alternatives. Cost benefit analysis of each alternative must be made. Operational research can be used to evaluate the alternative sources of action.

6. Selection of Plan:

Evaluation makes comparison of different plans possible in terms of results. The best plan is then selected. Selection of a plan is a skilled job.

7. Subsidiary Plans to Aid Master Plan:

After deciding the main plan, subsidiary plans are prepared to implement the main plan successfully. For example, if an aviation company decides to buy aeroplanes, then it also prepares subsidiary plans like manpower supply, training, purchasing of ancillary etc. Hence to implement master plan, each departmental head prepares a plan of his department.

8. Controlling the Plan:

Plans and subsidiary plans are first used on trial basis to the possibility of their success. The difficulties, in process, it any, can be removed. Then the plan and its subsidiaries are implemented. The short comings can be rectified as early as possible.


Steps Involved in Planning Process – 8+ Major Steps

The various steps involved in the planning process are as follows:

(1) Awareness of Opportunities and Problems:

The first step in planning is the awareness of the unemployed business opportunity or the problem to be provided for in future.

The following type of questions will help in ascertaining clearly the opportunities and problems:

(a) What business opportunities or problems are likely to arise in future?

(b) What is the plan to be performed to exploit such opportunities or such problems?

(c) Whether it is necessary to devise a new plan or will it be sufficient to modify the existing plan?

(d) By effectivating the plan, what benefit will the organisation get?

(2) Collecting and Analysing Information:

The next step is to gather adequate information and data relating to the planning to be done and to analyse it to find out the cause-effect relationship between the various factors.

(3) Determination of Objectives:

Analysis and interpretation of data facilitate in determining the enterprise objectives. Objectives must be specific and clear and should indicate the end result of planning activity. The objectives should be for the enterprise as a whole and then they must be broken down into departmental and sectional objectives.

(4) Determining Planning Premises and Constraints:

Premises are planning assumptions on the basis of which planning takes place. Thus, it is a forecast of conditions like trends in population, political and economic environment, production costs, advertising policy, availability of labour, material, power, etc.

Some of the premise like population growth and political environment are uncontrollable while some degree of control can be exercised on the technology to be used, availability of raw materials, etc. Further, there will be constraints like Government Control which affect the plans. Plan should be formulated by the management in the backdrop of such premises and constraints.

(5) Finding Out the Alternative Courses of Action:

The next step is to find out the various alternative courses of action. For every plan there are a number of alternatives and hence, all possible alternatives to work out a plan for achieving the desired objectives should be found out for their evaluation.

(6) Evaluation of Alternatives and Selection:

The next step is to evaluate all possible alternatives with reference to cost, speed, quality etc., and select the best course of action.

(7) Determining Secondary Plans:

After selecting the best course of action, the management has to formulate the secondary plans to support the basic plan. Without the secondary plans, the basic plan which is prepared for the whole enterprises cannot be effectively operated.

For Example—for effective operation of the basic production plan, a number of secondary plans for purchasing basic production plan, a number of secondary plans for purchasing of raw materials acquisition of plan and machinery, training of workers arranging for adequate finance, etc., have to be prepared for the successful operation of the basic plan.

(8) Securing Participation of Employees:

The successful execution of plan, depends to a large extent on the whole-hearted co-operation of the employees. In view of this, the management should involve employees in planning through communication, consolation and participation.

(9) Providing for Follow-Up and Future Evaluation:

In order to see that the plans are proceeding along right lines, it is necessary for the management to devise a system for continuous evaluation and appraisal of the plan. By this, the management can notice short comings in time and can also take immediate suitable corrective actions.


Steps Involved in Planning Process – Planning Process which may be Treated as Commonly Acceptable

The planning process is different from one plan to another and one organisation to another.

Given below is a planning process which may be treated as commonly acceptable:

1. Analysis of External Environment:

It is necessary to consider the external environment of an organisation. The term external environment includes socio-economic conditions and political conditions prevailing in a country. Socio-economic condition refers to classification of society on the basis of income, age, class, living conditions, aspirations, expectations and the like. These factors are not controllable ones. But, every organisation has to prepare the plan according to the changing trends in the external environment.

2. Analysis of Internal Environment:

It can be otherwise called as Resource audit. Resource audit means an analysis of the strength and weaknesses of an organisation. Due consideration is made on the availability of resources, profitability, plant capacity, available manpower, communication effectiveness and the like.

3. Determination of Objectives:

The objectives of an organisation are pre- planned. Objectives specify the results expected. Once the organisation's objectives are determined, the section-wise or department-wise objectives are planned at the lower level. Defining the objectives of every department is a very essential one; then only clear-cut direction is available to the departments. Control process is very easy if the objectives are clearly defined.

4. Determining Planning Premises and Constraints:

Planning is forward looking. Therefore, planning is based on forecasting. Forecasting means the assumption of and the anticipation of certain events. It implies a calculation of how certain factors will behave in future. The planning must consider the likely behaviour of these factors. In this sense, these constitute the planning premises.

Generally, forecasting is made in the following ways:

saya. What will be the market force? Market force refers to demand, supply, buying capacity and the like.

ii. The expectation of volume of sales.

aku aku aku. What kind of products are to be sold and in what price?

iv. What would be their manufacturing costs?

v. What would be the tax policy and economic policy of the Government?

vi. The expectation of technology change in production.

vii. How is the finance raised for expansion and/or modernisation of the business?

5. Examination of Alternative Courses of Action:

An action may be performed in many ways but a particular way is most suitable to the organisation. Hence, the management should find alternative ways and examine them in the light of planning premises.

According to Koontz and O'Donnell, “There is seldom a plan made for which reasonable alternatives do not exist. Moreover, before weighing alternatives and reaching a decision, one is wise to search for alternatives that may not be immediately apparent. Quite often an alternative does not immediately prove to be the most profitable way of undertaking a plan.”

6. Weighing Alternative Course of Action:

All the alternatives are not suitable to an organisation. Each alternative has its own strong and weak points. So, there is a need for weighing all the alternatives to determine the best alternative.

7. Selection of the Best Alternative Course of Action:

The selection of the best alternative is based on the weighing of various alternatives. A course of action is determined according to the circumstances prevailing. No partiality is shown while selecting the best alternative.

8. Establishing the Sequence of Activities:

The determined course of action is adopted for each section or department, product, for a quarter, month, week, etc. Finally, the manager should draft a final plan in definite terms.

9. Formulation of Action Programmes:

The term action programme includes fixing time limit for performance, allocation of work to individuals and work schedule. These are necessary to achieve the objectives within the specified period.

10. Determining Secondary Plans:

Secondary plans flow from the primary or basic plan. The preparation of a secondary plan is necessary to expedite the achievement of the basic plan. For example, once a basic plan of sales is decided upon, a number of secondary plans could be prepared. Here, the secondary plan includes production schedule, purchase of plant and machinery, purchase of raw materials, consumable stores, selection, training and placement of personnel and the like.

11. Securing Participation of Employees:

The successful execution of any plan depends upon the extent of participation of employees. So, the management should involve employees in planning through communication, consultation and participation.

12. Follow-Up and Evaluation:

There should be a system of follow-up. The management should watch how the planning is being done. The shortcomings of planning can be identified through a follow-up action and rectified then and there. The continuous evaluation of planning is also necessary. It means that the actual performance is compared with the planning and then corrective action is taken if there is any deviation.


 

Tinggalkan Komentar Anda