Struktur Organisasi Matriks

Semua yang perlu Anda ketahui tentang Struktur Organisasi Matriks. Struktur Organisasi Matriks adalah kombinasi dari organisasi fungsional dan organisasi proyek (yaitu Matrix Organization = Struktur Fungsional + Struktur Proyek).

Ini terdiri dari kelompok-kelompok orang, yang diambil dari berbagai departemen fungsional dan ditugaskan untuk mengerjakan proyek di bawah bimbingan dan arahan Manajer Proyek yang ditunjuk oleh manajemen puncak.

Menurut Stanley Davis dan Paul Lawrence, matriks organisasi adalah, "Setiap organisasi yang menggunakan struktur komando berganda tetapi juga terkait mekanisme pendukung dan budaya organisasi serta pola perilaku yang terkait".

Organisasi matriks dapat diikuti di mana sejumlah besar proyek kecil harus dikelola.

Pelajari tentang: - 1. Definisi Organisasi Matrix 2. Fitur Organisasi Matrix 3. Evaluasi 4. Kelebihan 5. Kelemahan 6. Ketentuan untuk Organisasi Matriks yang Efektif.


Struktur Organisasi Matriks: Definisi, Fitur, Evaluasi, Kelebihan, Kelemahan, dan Ketentuan

Struktur Organisasi Matriks - Evaluasi, Kelayakan dan Kerugian

Ini juga disebut organisasi proyek. Ini adalah kombinasi dari semua hubungan dalam organisasi - vertikal, horizontal dan diagonal. Itu sebagian besar digunakan dalam proyek-proyek kompleks. Ini memberikan kebebasan operasional, fleksibilitas, dan kemampuan beradaptasi yang tinggi untuk manajer lini dan staf dalam menjalankan peran mereka masing-masing.

Tujuan utama dari organisasi matriks adalah untuk mendapatkan tingkat koordinasi yang lebih tinggi daripada apa yang mungkin dari struktur organisasi konvensional seperti - garis dan staf.

Gambar 6.8 menunjukkan seorang presiden yang memiliki tiga wakil presiden, masing-masing mewakili bidang fungsional - produksi, keuangan, dan penjualan. Selain itu, ada dua manajer proyek untuk dua lokasi A dan B. Angka tersebut mengungkapkan bahwa manajer fungsional dan manajer proyek memiliki otoritas atas mereka yang bekerja di unit matriks.

Presiden mengoordinasikan atau menyeimbangkan kekuatan antara fungsional dan manajer proyek. Setiap kelompok kerja (diwakili oleh kuadrat pada matriks) secara unik bertanggung jawab kepada dua pengawas.

Evaluasi :

Organisasi matriks semakin banyak digunakan dalam perusahaan teknologi tinggi tetapi ada banyak kasus kegagalan juga. Organisasi matriks memiliki satu keunggulan yang mencolok - fleksibilitas dan optimalisasi sumber daya. Kelompok kerja, bersama dengan sumber dayanya, dapat digeser dari satu proyek ke proyek lainnya, tergantung pada urgensi.

Ketika proyek selesai, mereka kembali ke departemen fungsional mereka. Proses pemantauan dan pengendalian kelompok kerja lebih mudah karena para pekerja berada di bawah tanggung jawab satu manajer proyek dari awal hingga akhir.

Salah satu kekurangan dari organisasi matriks adalah tidak memperhatikan prinsip 'satu karyawan, satu atasan'. Namun, selama para manajer sadar akan peran mereka, segalanya berjalan baik. Dengan kata lain, hubungan otoritas dan tanggung jawab, dalam kasus matriks organisasi, membutuhkan definisi yang tepat.

Jika tidak, para pekerja menderita karena otoritas dan tanggung jawab yang tumpang tindih dan saling bertentangan. Bekerja dengan dua pemberi tugas dapat, kadang-kadang, menghasilkan pengalaman mencekik, menjijikkan, dan membuat frustrasi. Ini dapat menyebabkan inersia dan kurangnya motivasi juga. Jauh sebelum ini terjadi, disarankan agar manajemen puncak menunjuk seorang manajer umum (Proyek) untuk mengoordinasikan manajer proyek dan manajer fungsional untuk menyelesaikan perbedaan, jika ada.

Organisasi matriks dapat dievaluasi dalam hal kelebihan dan kekurangan berikut:

Kelebihan:

Sebuah. Ini menawarkan kebebasan operasional dan fleksibilitas.

b. Ia berupaya mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya.

c. Ini berfokus pada hasil akhir.

d. Itu mempertahankan identitas profesional.

e. Itu memegang karyawan yang bertanggung jawab atas pengelolaan sumber daya.

Kerugian:

Sebuah. Ini membutuhkan tingkat koordinasi yang lebih besar.

b. Itu melanggar prinsip kesatuan kesatuan.

c. Mungkin sulit untuk mendefinisikan wewenang dan tanggung jawab dengan tepat.

d. Karyawan mungkin merasa frustrasi bekerja dengan dua bos.


Struktur Organisasi Matriks - Fitur, Keunggulan, dan Keterbatasan

Organisasi matriks, juga disebut organisasi grid, adalah struktur hibrid yang menggabungkan dua struktur pelengkap yaitu, departemen fungsional dengan struktur proyek murni. Struktur fungsional adalah fitur permanen dari organisasi matriks dan mempertahankan otoritas untuk operasi keseluruhan unit fungsional.

Tim proyek dibuat setiap kali proyek tertentu membutuhkan keterampilan teknis dan sumber daya tingkat tinggi untuk sementara waktu. Departemen fungsional menciptakan rantai komando vertikal sementara tim proyek membentuk rantai horizontal. Garis otoritas fungsional atau vertikal memotong produk atau garis horizontal, sehingga membentuk matriks atau kisi.

Organisasi matriks adalah struktur dua dimensi, kombinasi dari struktur proyek murni dan departemen fungsional tradisional. Anggota tim proyek tertentu diambil dari departemen fungsional dan ditempatkan di bawah arahan manajer proyek.

Manajer proyek memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk keberhasilan proyek tertentu. Dia memiliki wewenang atas anggota staf proyek. Pada penyelesaian proyek, tim proyek dibubarkan dan anggotanya termasuk manajer proyek kembali atau kembali ke departemen masing-masing untuk penugasan kembali ke proyek-proyek baru. Mereka mungkin akan didelegasikan kembali ke proyek lain.

Fitur Organisasi Matrix:

Fitur yang menonjol dari organisasi matriks adalah sebagai berikut:

(1) Organisasi matriks memfokuskan perhatian pada proyek tertentu. Biaya proyek diberikan kepada manajer proyek yang diberi wewenang yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek sesuai dengan waktu, biaya, kualitas dan kondisi lainnya yang dikomunikasikan kepadanya oleh manajemen puncak.

(2) Manajer proyek menarik sekelompok personel dari berbagai departemen fungsional. Dia menugaskan pekerjaan ke berbagai kelompok fungsional. Setelah menyelesaikan proyek, kelompok-kelompok fungsional kembali ke departemen masing-masing untuk dipindahkan ke proyek lain. Manajer proyek sendiri juga tersedia untuk ditugaskan kembali oleh manajer divisi.

(3) Manajer proyek dan fungsional memiliki peran yang berbeda. Manajer proyek memberikan sudut pandang manajemen umum sehubungan dengan proyeknya. Setiap manajer fungsional bertanggung jawab untuk menjaga integritas fungsinya.

(4) Manajemen berdasarkan tujuan proyek sangat penting untuk cara berpikir dan bekerja dalam organisasi matriks.

Struktur organisasi matriks menggambarkan bahwa beban kerja Divisi Konstruksi terdiri dari berbagai proyek masing-masing dengan tujuan spesifik dan periode penyelesaian yang ditentukan dengan baik. Divisi ini memiliki departemen fungsional tertentu yang masing-masing memberikan dukungan fungsional untuk proyek-proyek Divisi. Manajer proyek diberi wewenang dan tanggung jawab untuk pencapaian tujuan proyek.

Kelompok kerja fungsional untuk setiap proyek ditugaskan secara penuh waktu dari departemen fungsional mereka. Ketika proyek selesai atau ketika layanan mereka tidak lagi diperlukan, mereka ditugaskan kembali ke departemen orang tua mereka. Tingkat partisipasi berbagai kelompok kerja tergantung pada sifat masing-masing proyek. Kombinasi dari orang-orang dan sumber daya yang dapat bersama-sama mengejar tujuan proyek juga berubah dari waktu ke waktu di setiap proyek.

Perbedaan antara proyek dan organisasi matriks harus dipahami dengan jelas. Dalam organisasi proyek murni, tanggung jawab penuh untuk tugas serta semua sumber daya yang diperlukan untuk penyelesaiannya biasanya ditugaskan kepada satu orang yang ditunjuk sebagai Manajer Proyek. Dalam proyek besar, unit organisasi untuk proyek menyerupai divisi reguler, umumnya otonom. Tetapi dalam organisasi matriks, manajer proyek tidak memiliki otoritas penuh untuk penggunaan sumber daya. Alih-alih membagikannya dengan sisa perusahaan.

Keuntungan:

Keuntungan dari organisasi matriks adalah sebagai berikut:

(i) Struktur matriks adalah sarana yang efisien untuk menyatukan beragam keterampilan khusus yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas yang kompleks atau melaksanakan proyek.

(ii) Sifatnya fleksibel. Ini dapat diterapkan lebih bermanfaat untuk organisasi yang terlibat dalam proyek mulai dari kecil hingga besar. Itu bisa lebih baik menanggapi perubahan teknologi, kondisi pasar, dll.

(iii) Ini memotivasi personel yang terlibat dalam proyek. Mereka dapat memanfaatkan kompetensi mereka dan memberikan kontribusi maksimal untuk pelaksanaan proyek. Ini juga meningkatkan komunikasi dan koordinasi dengan memfasilitasi kontak langsung antara manajer proyek dan kelompok fungsional.

(iv) Memberikan keseimbangan antara waktu, biaya, dan kinerja. Keseimbangan dapat dicapai melalui built-in checks and balances dan negosiasi terus-menerus dilakukan antara proyek dan personel fungsional.

(v) Ini membantu dalam meningkatkan aliran komunikasi di sekitar organisasi karena informasi yang diperlukan dikomunikasikan baik secara vertikal maupun horizontal.

(vi) Ini mendorong spesialisasi dan organisasi mendapatkan manfaat dan ekonomi yang timbul dari spesialisasi karena kumpulan pusat khusus dibuat dalam bentuk departemen fungsional yang menyediakan layanan dan sumber daya khusus untuk unit proyek.

Keterbatasan:

Keterbatasan struktur matriks adalah sebagai berikut:

(i) Organisasi matriks melanggar prinsip klasik kesatuan perintah. Personil dari departemen fungsional harus menghadapi situasi dua bos, manajer proyek dan manajer fungsional. Akibatnya, kelompok fungsional dapat dengan mudah melacak tanggung jawabnya jika unit proyek gagal mencapai tujuannya.

(ii) Dalam organisasi matriks, masalah koordinasi lebih rumit karena kepala fungsional tidak memiliki kewenangan atas unit proyek secara langsung maupun manajer proyek memiliki otoritas penuh atas kegiatan proyek. Manajer proyek bekerja sebagai koordinator dan fasilitator tetapi tanpa otoritas yang disyaratkan.

(iii) Organisasi matriks bukanlah kelompok yang homogen dan kompak. Banyaknya hubungan vertikal dan horizontal dapat mengganggu efisiensi organisasi. Deputationists mungkin mencoba untuk menekankan spesialisasi mereka sendiri pada biaya keseluruhan proyek. Tidak ada kejelasan yurisdiksi.

(iv) Selain hubungan formal, hubungan informal juga beroperasi dalam organisasi matriks. Dengan demikian, hubungan organisasi menjadi lebih kompleks dan mereka menciptakan masalah koordinasi.

(v) Hubungan pelaporan ganda dalam organisasi matriks dapat berkontribusi pada ketidakdisiplinan, ambiguitas, dan konflik peran. Perwakilan fungsional yang tunduk pada perintah ganda tidak dapat memenuhi prioritas kedua bos.

(vi) Setiap manajer proyek dibebankan dengan keberhasilan implementasi proyeknya. Untuk ini, setiap manajer proyek harus berbagi sumber daya dengan manajer proyek lainnya. Ini mungkin menciptakan persaingan antara berbagai manajer proyek.


Struktur Organisasi Matriks - Dengan Kelebihan dan Kekurangan

Ketika beberapa operasi proyek dengan durasi pendek dilakukan oleh suatu organisasi, untuk melaksanakannya secara efisien, struktur organisasi matriks digunakan.

Organisasi matriks adalah kombinasi organisasi fungsional dan organisasi proyek (yaitu Organisasi Matriks = Struktur Fungsional + Struktur Proyek). Ini terdiri dari kelompok-kelompok orang, yang diambil dari berbagai departemen fungsional dan ditugaskan untuk bekerja pada suatu proyek di bawah bimbingan dan arahan seorang Manajer Proyek yang ditunjuk oleh manajemen puncak.

Manajer Proyek diberikan wewenang yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek yang ditugaskan kepadanya dalam waktu yang dijadwalkan dan dengan biaya yang ditentukan dan sesuai dengan kualitas dan kondisi lain yang ditetapkan oleh manajemen puncak. Manajer Proyek menugaskan pekerjaan untuk berbagai kelompok fungsional dan mengkoordinasikan kegiatan mereka dan menyelesaikan proyek. Setelah penyelesaian proyek, ia akan melaporkan kepada kepala eksekutif (yaitu, manajemen puncak organisasi).

Ketika proyek yang ditentukan selesai, berbagai individu yang diambil dari berbagai departemen fungsional akan kembali ke departemen masing-masing untuk penugasan lebih lanjut ke proyek lain. Bahkan Manajer Proyek kembali ke departemen fungsional untuk ditugaskan kembali.

Matriks organisasi adalah struktur organisasi permanen yang dirancang untuk menyelesaikan proyek tertentu (atau untuk mencapai hasil tertentu) dengan menggunakan tim spesialis yang diambil dari berbagai departemen fungsional dalam organisasi.

Kelebihan:

1. Ini menyediakan struktur fleksibel yang cocok untuk persyaratan perubahan kondisi.

2. Membantu memfokuskan perhatian, bakat, dan sumber daya pada satu proyek tunggal yang memfasilitasi perencanaan dan kontrol yang lebih baik. Spesialis dari beberapa departemen fungsional menyediakan kumpulan keahlian, khususnya keterampilan teknis.

3. Ini memberikan lingkungan di mana para profesional dapat menguji kompetensi mereka dan memberikan kontribusi maksimal.

4. Ini memberikan motivasi kepada staf proyek karena mereka dapat fokus langsung pada penyelesaian proyek tertentu.

5. Ini memastikan komunikasi yang efektif karena otoritas ganda dan pelaporan ganda.

6. Masalah koordinasi, yang cukup serius dalam organisasi fungsional, diminimalkan dalam organisasi matriks, karena Manajer Proyek bertindak sebagai koordinator yang efektif antara personel dari departemen fungsional yang berbeda.

7. Setiap proyek diberi sumber daya fisik dan personel yang dibutuhkannya. Dengan demikian, duplikasi yang tidak perlu dihindari.

8. Ini berkontribusi pada pengembangan Manajer Proyek, karena ia dipercaya dengan pekerjaan yang melibatkan tanggung jawab yang lebih luas.

9. Ketika Manajer Tim Proyek mengerjakan proyek yang berbeda, pengetahuan dan pengalaman mereka tentu akan meningkat.

Kerugian:

1. Itu melanggar prinsip kesatuan perintah. Setiap karyawan memiliki dua bos — Bos Fungsional dan Manajer Proyek. Selama penugasannya pada sebuah proyek, ia bekerja di bawah komando Manajer Proyek. Selain itu, ia menerima pesanan dari penyelia tetapnya. Ini dapat menciptakan kebingungan dan konflik dalam organisasi.

2. Ini dapat berkontribusi pada konflik antara anggota tim proyek karena heterogenitas anggota tim.

3. Seringnya pemindahan staf departemen fungsional dari satu proyek ke proyek lain dapat menciptakan masalah dalam melatih karyawan baru.

4. Meskipun masalah koordinasi tidak terlalu serius di sini, masih ada masalah koordinasi antara Manajer Proyek dan kepala departemen.

5. Biaya operasi organisasi matriks tampaknya berada di sisi yang lebih tinggi, karena bukan hanya departemen fungsional dan kepala mereka tetapi untuk setiap proyek seorang Manajer Proyek yang terpisah akan ditunjuk dan overhead yang berlebihan dikeluarkan untuk masing-masing unit proyek.

6. Pelaporan ganda dalam organisasi juga berkontribusi terhadap ketidakdisiplinan, ambiguitas, dan konflik peran. Itu karena perwakilan proyek, yang tunduk pada perintah ganda, tidak dapat memenuhi prioritas kedua bos.

7. Kecuali manajemen puncak memainkan peran aktif dalam menyeimbangkan kekuasaan, matriks organisasi dapat menciptakan perebutan kekuasaan di antara orang-orang.

8. Jika organisasi matriks tidak dikelola dengan benar, akan ada keterlambatan dalam pengambilan keputusan, dan penyelesaian proyek, karena ada banyak orang yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan.

Terlepas dari keterbatasan yang disebutkan di atas, matriks organisasi masih tetap menjadi salah satu bentuk organisasi yang paling populer. Mungkin karena kompleksitas yang semakin meningkat dan ketidakpastian lingkungan yang berubah atau perpanjangan operasi bisnis di seluruh Globe. Bentuk matriks organisasi dapat digunakan di lembaga-lembaga publik juga.


Struktur Organisasi Matriks - Kelebihan dan kekurangan

Desain matriks adalah salah satu jenis desain organisasi terbaru yang dikembangkan untuk membangun struktur yang fleksibel untuk mencapai serangkaian tujuan proyek.

Umumnya organisasi matriks dikenal sebagai grid. Ini telah berevolusi ukuran dan kompleksitas usaha yang berkembang yang membutuhkan struktur organisasi lebih fleksibel dan berorientasi teknis, daripada garis tradisional dan staf atau struktur fungsional.

Kelebihan:

Kelebihan dari organisasi matriks adalah sebagai berikut:

1. Manfaat Ganda - Memiliki manfaat memperoleh spesialisasi teknis serta menekankan pada tujuan organisasi, seperti kombinasi departemen fungsional dan departemen tujuan.

2. Perencanaan dan Kontrol yang Lebih Baik - Ini memfokuskan sumber daya organisasi pada proyek yang ditentukan sehingga memungkinkan perencanaan dan kontrol yang lebih baik.

3. Kemampuan Beradaptasi Lingkungan - Merupakan struktur yang paling tepat untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan eksternal.

4. Pengembangan Personil - Ini memberikan kerangka kerja yang sangat baik untuk pelatihan dan pengembangan manajer yang mampu dan efisien, yang di bawah struktur tradisional, tunduk pada spesialisasi fungsional terbatas.

6. Motivasi Lebih Baik - Karyawan bekerja dengan tingkat motivasi yang tinggi karena mereka melakukan upaya terbaik mereka untuk mencapai satu proyek.

7. Fleksibilitas - Sangat fleksibel dalam hal kepatuhan terhadap aturan, prosedur, dll. Dalam hal ini, pengalaman adalah panduan terbaik untuk menetapkan aturan dan prosedur.

Kerugian:

Kerugian dari organisasi matriks adalah sebagai berikut:

1. Hubungan Kompleks - Karena organisasi matriks tidak mengikuti prinsip "satu bawahan-satu bos", dan seorang karyawan sering diminta untuk melapor ke lebih dari satu atasan, hasilnya cenderung menjadi kekacauan di mana bawahan berada pada kerugian untuk mengidentifikasi bos mereka masing-masing.

2. Penekanan berlebihan pada Resolusi Konflik - Sebuah organisasi matriks menetapkan toko yang hebat dengan mengidentifikasi dan menghadapi situasi konflik, yang pasti akan muncul untuk berbagi sumber daya. Namun, terlalu banyak analisis diri dan fokus pada penyelesaian konflik dapat menghambat upaya menuju pencapaian tujuan.

3. Penekanan berlebihan pada Pengambilan Keputusan Grup - Sebuah organisasi matriks membutuhkan pengambilan keputusan bersama, dalam hal berbagi sumber daya organisasi. Dengan tidak adanya semangat akomodasi dan pemahaman, mungkin tidak selalu mungkin untuk membuat keputusan cepat.

4. Perjuangan Kekuasaan - Karena dualitas komando, perebutan kekuasaan yang intensif dapat timbul antara kepala proyek dan kepala departemen fungsional, yang dapat membahayakan penyelesaian awal proyek.

5. Heterogenitas - Sebuah organisasi matriks dibentuk dengan membuat rancangan sementara orang, terutama para profesional dari berbagai departemen. Oleh karena itu, sulit untuk mengoordinasikan dan mengendalikan berfungsinya kelompok heterogen, khususnya, dengan tidak adanya otoritas garis.


Struktur Organisasi Matriks - Kondisi untuk Organisasi Matriks yang Efektif

Ada beberapa departemen di bawah organisasi Matrix. Setiap departemen ditugaskan dengan tugas yang ditentukan. Sumber daya yang tersedia dari organisasi dapat digunakan oleh masing-masing departemen bersama dengan koordinasi departemen lain dalam suatu organisasi.

Menurut Stanley Davis dan Paul Lawrence, matriks organisasi adalah, "Setiap organisasi yang menggunakan struktur komando berganda tetapi juga terkait mekanisme pendukung dan budaya organisasi serta pola perilaku yang terkait". Organisasi matriks dapat diikuti di mana sejumlah besar proyek kecil harus dikelola.

Ketentuan untuk Organisasi Matriks yang Efektif:

Organisasi matriks dapat berfungsi secara efektif jika ada kondisi berikut:

saya. Prinsip rantai perintah skalar tidak diikuti dalam matriks organisasi. Seorang manajer proyek harus memberikan laporannya kepada lebih dari satu atasan.

ii. Harus ada kesepakatan di antara para manajer mengenai wewenang untuk memanfaatkan sumber daya yang tersedia. Sumber daya istilah termasuk sumber daya fisik, sumber daya keuangan dan sumber daya manusia.

aku aku aku. Konflik dapat muncul di antara manajer terkait pemanfaatan sumber daya yang tersedia. Harus ada kemauan bersama di antara pemegang otoritas untuk menghadapi konflik dengan maksud untuk menyelesaikannya.


Struktur Organisasi Matriks - Keuntungan dan Kerugian

Organisasi matriks mewakili jalan tengah. Proyek dan organisasi fungsional ada berdampingan dalam struktur matriks. Organisasi matriks adalah kombinasi dari hubungan vertikal dan horizontal dan sangat berguna dalam memenuhi tantangan masalah baru dan kompleks. Menurut Fred Luthans, "Organisasi matriks adalah organisasi proyek ditambah organisasi fungsional daripada variasi organisasi proyek".

Keuntungan :

saya. Organisasi Matrix menyediakan kumpulan bakat dalam proyek antar departemen dan antar disiplin ilmu.

ii. Layanan personel fungsional yang berkualitas dan berpengalaman dapat digunakan dalam sejumlah proyek.

aku aku aku. Perwakilan dari berbagai departemen bekerja bersama di bawah pengaruh koordinasi lateral dari manajer proyek.

iv. Ada penekanan pada penyelesaian proyek yang tepat waktu.

v. Anggota proyek mempertahankan kontrak mereka dengan departemen induknya.

vi. Manajer puncak dapat mendelegasikan keputusan yang sedang berlangsung kepada manajer proyek dan membiarkan diri mereka bebas untuk melakukan tugas yang lebih mendesak.

vii. Ada kontribusi besar dalam proses pengambilan keputusan.

viii. Anggota organisasi dihadapkan pada masalah baru dan kompleks, yang memperbesar pengalaman mereka dan memberi mereka kesempatan untuk menunjukkan nilai mereka.

ix. Pengetahuan dan pengalaman dapat ditransfer dari satu proyek ke proyek lainnya.

Kekurangan :

saya. Fitur ambiguitas peran struktur matriks memiliki mekanisme bawaan untuk menghasilkan konflik antara manajer proyek dan fungsional.

ii. Manajer dan bawahan terlalu terbebani dengan pekerjaan.

aku aku aku. Tanggung jawab untuk penyelesaian proyek yang sukses terletak tepat di pundak manajer proyek sementara wewenang dibagi antara dia dan kepala fungsional.

iv. Otoritas dan tanggung jawab saling tumpang tindih.

v. Ini memperbesar struktur organisasi.

vi. Itu juga melanggar prinsip kesatuan perintah.


Struktur Organisasi Matriks - Keuntungan, Masalah dan Pedoman untuk Membuat Manajemen Matriks Efektif

Organisasi matriks juga dikenal sebagai organisasi grid, proyek atau manajemen produk. Inti dari organisasi matriks adalah menggabungkan pola fungsional dan produk departemen dalam organisasi yang sama. Organisasi matriks berupaya untuk mendapatkan kekuatan dari kedua bentuk departemen ini sambil menghindari kelemahan.

Fitur penting dari organisasi matriks adalah bahwa ia melanggar prinsip klasik kesatuan perintah. Karyawan dalam organisasi ini memiliki dua bos - manajer departemen fungsional dan manajer produk mereka. Jadi desain ini memiliki rantai komando ganda. Diagram pada halaman berikutnya menjelaskan cara kerja desain matriks.

Jelas dari diagram bahwa semua karyawan tunduk pada rantai komando ganda. Mereka bertanggung jawab kepada kepala fungsional mereka serta manajer lini produk. Misalnya, grup teknik akan bertanggung jawab kepada eksekutif senior di bidang teknik serta manajer lini produk.

Jenis organisasi ini umumnya terjadi dalam konstruksi, dalam ruang angkasa (merancang dan meluncurkan satelit cuaca), dalam pemasaran (mengiklankan kampanye untuk produk baru), dalam pemasangan sistem pemrosesan data elektronik, di perusahaan konsultan manajemen di mana para ahli profesional bekerja bersama dalam sebuah proyek.

Keuntungan :

Berikut ini adalah keuntungan utama dari desain matriks:

1. Desain ini membantu dalam koordinasi berbagai kegiatan ketika beragam kegiatan yang kompleks dan independen diambil dalam organisasi.

2. Matriks ini mengurangi kelemahan desain birokrasi. Garis ganda otoritas mengurangi kecenderungan kepala departemen untuk menempatkan tujuan departemen mereka terlebih dahulu daripada tujuan organisasi.

3. Kontak langsung dan sering antara berbagai pakar dalam matriks dapat memberikan komunikasi yang lebih baik dan fleksibilitas yang lebih besar. Informasi menjangkau dengan cepat kepada mereka yang membutuhkannya.

4. Matriks memfasilitasi alokasi yang efisien dari spesialis ketika spesialis dikonfirmasi ke satu departemen saja, bakat mereka masih kurang dimanfaatkan.

Masalah :

Masalah-masalah berikut dihadapi dalam organisasi matriks:

1. Terjadi konflik antara manajer fungsional dan manajer proyek karena keduanya bersaing untuk sumber daya keuangan dan manusia yang terbatas.

2. Ketidakseimbangan otoritas dan kekuasaan, serta pengaruh horisontal dan vertikal dari proyek dan manajer fungsional juga dapat menyebabkan masalah dalam organisasi matriks.

3. Karena potensi konflik, manajer mungkin ingin melindungi diri mereka dari kesalahan dengan meletakkan segala sesuatu dalam penantian, yang meningkatkan biaya administrasi.

4. Jenis organisasi ini membutuhkan banyak pertemuan yang memakan waktu.

5. Desain ini memberi banyak tekanan dan tekanan pada masing-masing karyawan. Kesatuan ganda komando menimbulkan konflik peran dan harapan yang tidak jelas menimbulkan ambiguitas peran.

Pedoman untuk Membuat Manajemen Matriks Efektif :

Clemens menyarankan pedoman berikut untuk membuat organisasi ini efektif:

1. Tetapkan tujuan proyek atau tugas.

2. Mengklarifikasi peran, wewenang dan tanggung jawab manajer dan anggota tim.

3. Pastikan bahwa pengaruh didasarkan pada pengetahuan dan informasi, bukan pada pangkat.

4. Seimbangkan kekuatan manajer fungsional dan proyek.

5. Pilih manajer yang berpengalaman untuk proyek yang dapat memberikan kepemimpinan.

6. Melakukan pengembangan organisasi dan tim.

7. Pasang kontrol biaya, ketentuan dan kualitas yang tepat yang melaporkan penyimpangan dari standar secara tepat waktu.

8. Berikan penghargaan kepada manajer proyek dan manajer tim secara adil.


Struktur Organisasi Matrix - Bagaimana Membuat Organisasi Matrix Efektif?

Definisi 'Organisasi Matriks ':

Menurut Stanley Davis dan Paul Lawrence, matriks organisasi adalah "organisasi apa pun yang mengikuti sistem komando berganda yang tidak hanya mencakup struktur komando berganda, tetapi juga mekanisme dukungan terkait dan pola perilaku budaya organisasi yang terkait."

Organisasi matriks memiliki dua rantai komando. Satu rantai fungsional. Ini memiliki aliran vertikal otoritas, dengan kata lain, perintah atasan dan bawahan mematuhi. Rantai kedua adalah horisontal, di mana bawahan bekerja di berbagai bidang kegiatan bertukar gagasan dan saran dengan manajer proyek / kelompok yang ahli dalam bidang kegiatannya.

Bisnis yang cocok dengan Organisasi Matrix :

Bisnis yang terlibat dalam konstruksi bangunan, pembuatan senjata, kedirgantaraan, dan bidang teknologi tinggi akan mendapatkan keuntungan terbesar dengan menggunakan bentuk organisasi matriks.

Perbedaan antara Organisasi 'Proyek' dan 'Matriks' :

Suatu organisasi matriks agak menyerupai organisasi proyek tetapi dengan perbedaan-perbedaan tertentu. Perbedaan penting adalah bahwa dalam organisasi proyek terdapat divisi atau departemen yang terpisah, masing-masing bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas tertentu dan juga mengalokasikan sumber daya untuk digunakan secara eksklusif oleh mereka.

Dalam sebuah organisasi matriks juga terdapat departemen-departemen terpisah untuk setiap tugas yang ditentukan, tetapi departemen-departemen ini tidak dialokasikan penggunaan eksklusif sumber daya apa pun — setiap departemen harus berbagi sumber daya ini dengan departemen lainnya.

Perbedaan lain adalah bahwa sementara organisasi proyek paling efektif hanya untuk menyelesaikan sejumlah kecil proyek besar, hanya organisasi matriks adalah jawaban di mana sejumlah besar proyek kecil harus diselesaikan, karena dengan demikian manfaat keterampilan yang dimiliki oleh departemen fungsional dari organisasi induk akan tersedia untuk semua proyek.

Cara Membuat 'Matrix Organization' Efektif :

(1) Penggantian Komando Kesatuan dengan Struktur Perintah Berganda :

Rantai perintah skalar klasik (di mana setiap bawahan hanya memiliki satu atasan) harus memberikan tempat pada struktur komando berganda di mana satu manajer proyek harus melapor ke lebih dari satu atasan.

(2) Berbagi Sumber Daya Organisasi :

Harus ada pemahaman yang dapat diterima bersama di antara para manajer utama tentang pembagian sumber daya fisik, keuangan, dan manusia untuk menyelesaikan tugas yang diberikan kepada mereka masing-masing. Ini karena dalam organisasi matriks tidak ada manajer yang memiliki wewenang untuk menggunakan sumber daya apa pun secara eksklusif — ia harus membaginya dengan orang lain.

(3) Mekanisme untuk Menyelesaikan Perbedaan atas Berbagi Sumber Daya :

Seharusnya ada mekanisme penyelesaian konflik ketika dua manajer atau lebih membutuhkan sumber daya tertentu pada saat yang sama. Jika situasi konflik seperti itu dijaga agar tidak ditangani dalam waktu lama, hal itu dapat merusak unit-unit yang menangani proyek tertentu, seperti juga organisasi secara keseluruhan.

Kelebihan Organisasi Matriks :

(1) Manfaat Ganda :

Organisasi matriks adalah kombinasi dari departemen fungsional dan departemen tujuan, yang pertama menyediakan keterampilan teknis dan yang lainnya menjaga organisasi tetap fokus pada penyelesaian proyek yang ditugaskan.

(2) Memfasilitasi Perencanaan dan Kontrol yang Efisien dan Efektif :

Matriks organisasi memfokuskan sumber daya organisasi pada proyek tertentu, sehingga memungkinkan perencanaan dan kontrol yang lebih baik.

(3) Alat Berharga untuk Menanggapi Perubahan Lingkungan :

Organisasi matriks adalah struktur yang paling tepat untuk merespons dengan cepat terhadap perubahan eksternal. Misalnya, untuk mengalahkan tindakan pesaing, matriks organisasi dapat digunakan untuk memenuhi permintaan pelanggan untuk produk berkualitas lebih baik dengan harga kompetitif, tanpa mempengaruhi pemasaran produk yang sudah ada.

(4) Fleksibilitas :

Organisasi matriks sangat fleksibel dalam hal kepatuhan terhadap peraturan, prosedur, dll. Dari organisasi induk. Karena stafnya diambil dari organisasi induk, mereka akrab dengan praktik organisasi.

(5) Fokus pada Tugas yang Ditugaskan :

Sebagai departemen atau divisi organisasi induk, organisasi matriks dilengkapi dengan baik untuk mengarahkan upayanya untuk menyelesaikan proyek atau tugas yang ditugaskan. Ini juga sangat memotivasi karyawannya.

(6) Pengembangan Personil :

Organisasi Matrix menyediakan kerangka kerja yang sangat baik untuk pelatihan dan pengembangan manajer yang mampu dan efisien yang, di bawah struktur tradisional, tunduk pada spesialisasi fungsional terbatas.

Kerugian Organisasi Matriks :

(1) Hubungan Kompleks :

Karena organisasi matriks tidak mengikuti prinsip "satu bawahan-satu bos", dan seorang karyawan diharuskan melapor ke lebih dari satu atasan, hasilnya cenderung menjadi anarki di mana bawahan tidak dapat mengidentifikasi bos mereka masing-masing.

(2) Perselisihan antara 'Proyek' dan 'Departemen Fungsional' :

Karena dualitas komando, perebutan kekuasaan dapat timbul antara proyek dan kepala departemen fungsional. Hal ini dapat mempengaruhi penyelesaian proyek yang ditugaskan secara tepat waktu.

(3) Konflik yang timbul dari Berbagi Sumber Daya :

Sebuah organisasi matriks membutuhkan pengambilan keputusan bersama dalam hal berbagi sumber daya organisasi. Dengan tidak adanya semangat pemahaman, tidak selalu mungkin untuk membuat keputusan cepat, sangat penting untuk keberhasilan penyelesaian proyek. Terlalu banyak demokrasi dapat berarti tindakan yang tidak memadai.

(4) Staff having Different Social and work Backgrounds :

A matrix organization is staffed by persons, mainly professionals, drawn from the parent organization. It becomes a great task building bridges between people coming from diverse backgrounds. Coordination and control become victims of such a situation.


Matrix Organisational Structure – Advantages and Limitations

This is an organisational structure in which each employee reports to both functional manager and group manager. This is a “Multiple Command System.” Workers will have two bosses. They work in two chains of command. In matrix organisation, two types of structure operate simultaneously. One is vertical structure and the other is horizontal. In vertical structure, the command moves vertically and in horizontal, the command moves horizontally. As the business activity is becoming more and more global, matrix organisations, which are complex in nature, are emerging.

An Incident — Matrix Organisation :

A leading IT Company of India is exporting its products to three countries say – (i) Bangladesh, (ii) Nepal and (iii) Sri Lanka. The basic product being same, there is slight change in product features exported to three countries. Product being X, it is XB for Bangladesh, XN for Nepal and XS for Sri Lanka. The workers working to produce these products report to two authorities – (i) The Departmental Head in India where the product is produced and (ii) The Country Manager (Second Process) to which country the product is exported. This reduces several problems of production and product acceptance in the country to which it is exported.

It may be observed that functional managers and their workers interact with each country manager regarding individual products are concerned. Workers look at functional managers for general policy solutions and country managers for individual product policy.

Advantages of Matrix Structures :

1. It is an efficient means of bringing together the diversified specialized skills required to solve a complex problem. Authority and responsibility are shared. Stress is distributed.

2. There will be many problems in functional designs. In matrix organization, it is minimized as people work together on various diversified issues. Workers of both teams acquire realistic attitude about the work as they work together. For example, if hardware people and software people work together, they can produce better systems. Many problems will be solved in the process. The structure balances the time, cost and performance. Information is shared.

3. Matrix structure provides a great deal of cost-saving flexibility. Duplication of work is avoided. Resources are shared.

4. Conflicts are less in this structure.

Keterbatasan:

1. Workers do not easily adapt to a matrix system as members may not possess interpersonal skills and may be conservative in their attitude. This increases stress and confusion in workers.

2. If hierarchies are not firmly fixed, there will be the danger of conflicting directives and ill-defined responsibility. This increases conflict between managers and between managers and workers.

3. They are suitable only to large organisation and projects.

4. Decision-making will be slow.


Matrix Organisational Structure – Features, Merits and Limitations

Another kind of divisionalisation is matrix or grid organizational structure. This is useful when the functional or product organisational structure fails to meets all the requirements of an organisation. In a functional structure, specialized skills may become increasingly sophisticated but coordinated production of goods may be difficult to achieve.

In a divisional structure, various products may flourish while the overall technological expertise of the organisation remains undeveloped. This type of structure attempts to combine the benefits of both types of designs while avoiding their drawbacks. The essence of matrix organisation is the combining of functional and project or product pattern of departmentalization in the same organisation structure.

Matrix Organization is created by merging the two complementary organization, the project and functional, it represents the combination of functional and project organization.

Matrix organization has been defined as “any organisation that employs a multiple command system that includes not only the multiple command structure but also related support mechanism and an associated organisational culture and behavioural pattern.”

Matrix Organisation = Structure + Systems + Culture + Behaviour

In it, projects cut across the functional lines. The project teams are composed of people from the functional departments who are assigned to the project for a specific period or for the duration of the project. When their assignment is completed they return to the functional departments to which they belong.

Matrix Organisation = Pure Project Organisation + Functional Organisation.

In multiple command system, one chain of command is functional and the second is project which depicts a project team, led by a project or group manager who is expert in the team's assigned area of specialization.

Features of Matrix Organization:

The important features of the matrix organisation are given below:

(1) Matrix organisation is built around a specific project. The change of the project is given to the project manager, who is given the necessary authority to complete the project in accordance with the time, cost, quality and other conditions communicated to him by the top management.

(2) The project manager drawn personnel from various functional departments. He assigns work to the various functional groups. Under completion of project, the functional groups return to their functional departments for reassignment to other projects. The project manager himself is also available for reassignment of divisional manager.

(3) In matrix organisation, the project and the functional managers have different roles. The project manager follows a general management viewpoint with regard to his project. Each functional manager is responsible for maintaining the integrity of his function.

Project managers have to determine –

(i) What efforts are required to accomplish the given projects?

(ii) When will it be performed?

(iii) How much is budgeted?

Functional managers determine –

(i) Who will perform the specific tasks?

(ii) How will they be accomplished?

(iii) How will are they accomplished?

When the organisation has a variety of project, ranging from large to small, it is often desirable to use matrix structure. It has been developed to meet the needs of large and complex organisations which require move flexible and technically oriented structure. It is used in industries with highly complex products as in aerospace industry where project teams are created for specific space and weapon systems.

Matrix form of organisation is of recent origin and its application is being widespread, ie, service organisations, manufacturing organisation, non-profit organisation and professional organisations.

Merits of Matrix Organization:

The merits of matrix organization are as follows:

The matrix structure is often an efficient means for bringing together the diverse specialized skills required to solve a complex problem.

1. It is flexible in nature. It can be applied more usefully to an organisation involved in projects ranging from small to large. It can better respond to the changes in technology, market conditions, etc.

2. It motivates personnel engaged in a project. They can utilize their competence and make maximum contribution for the execution of the project. It also improves communication and coordination by facilitating direct contact between the project manager and the functional groups.

3. It provides a balance between time, cost and performance. The balance can be achieved through the built in checks and balances and the continuous negotiations carried on between project and functional personnel. It frees the top management for planning. The distribution of authority and status is more in agreement with professionals who work in a project.

Limitations of Matrix Organization:

In fact, matrix form lends itself to some problems:

1. A state of conflict exists between functional and project managers, as both compete for limited resources. Moreover, members of the project team may encounter role ambiguity.

2. Role conflict, role ambiguity and role overload may result in stress for the functional and project managers as well as for the team members.

3. An imbalance of authority and power, as well as horizontal and vertical influence of project and functional managers, can also lead to problems.

4. Morale can be adversely affected by personnel rearrangements when projects are completed and new ones are begun.

5. It requires many time-consuming meetings.

6. It is costly to implement.

7. It requires high interpersonal skills.


Matrix Organisational Structure

Organization is an instrument, a powerful tool designed to fill certain specific organizational needs. As the organization grow the needs of the organization also changes. Then we seek new ways to organize the things to suit to new conditions.

The following social and technological changes press the need for new organizational design:

(i) Rapid technological change and complexity are fostering matrix organizations.

(ii) The magnitude of some corporate commitments is leading to external, independent staff.

(iii) Increasing involvement in social issues the need for existence of a president's office.

(iv) Current success of organized pressure groups raises the question of how to deal with the interest representation.

(v) Fascination with electronic computers calls for examination of the impact of computers on organization.

In addition to the above many more social and environmental changes impinges on organization and show how a basic social institution such as managerial organization is adapted rather than scrapped.

Matrix organization was used while dealing with a problem of launching a rocket in space. Along with space program it had its own applications in variety of enterprises. Matrix organization is based on the need for coordinated, focused action. A drawback of the typical organization with functional departments is that unusual, complex projects often get shunted about, progress slowly and are the cause of endless meetings of key executives representing the various departments. The more unique and complicated the project, the more likely is fumbling to occur.

Matrix organization strives to:

(a) Ensures the coordinated, focused attention that such projects require, and

(b) At the same time retain the benefits of specialized expertise and capabilities that only functional departments can provide.

For example, when a project needs special materials, special and highly specialized knowledge and guidance to complete the project within the stipulated time and at a reasonable cost, the matrix organization will provide a solution. For organizations involved in manufacturing nuclear reactors, special aircrafts and defense needs, heavy-equipment manufacturing, matrix organization chart is very useful.

The matrix organization proposes to make a manager responsible for a project or a clear-cut mission and then to assign from each of the functional departments the talent needed to complete the mission. When a functional specialist is working on the project he looks to the project manager for direction ie he is out on loan. When the project is finished, or when he is no longer needed, each man returns to his functional departments for assignment to other duties.

The project manager must rely heavily on these assigned men for counsel and decision in their respective areas. If the team is small, its members will have frequent contact with one another and will be fully informed of the current status of the project. In these circumstances most of the coordination will be voluntary. From time to time, though, trade-off decisions may be necessary, and the project manager will make these decisions.

The personal relations within a project team are delicate. Although the project manager is the nominal boss, each member of his team is on temporary assignment and will return to his functional department where his long-run career is primarily determined. To draw the best from his group, the project manager must therefore rely on both the challenge of the job and his personal leadership.

Because of this heavy reliance on voluntary cooperation, project teamwork best on projects for which the quality of the finished product or service, its deadline, and its cost are clearly specified. Usually a functional department does more than supply the project team with its members. It also provides back up service. The matrix organization utilizes the blend of specialized knowledge of project manager and the experience of functional departments to complete complicated products/projects/services in an optimal way.


 

Tinggalkan Komentar Anda